Quy định trách nhiệm và thời gian lưu trữ hồ sơ địa chính

1. Hồ sơ địa chính đất đai được hiểu như thế nào?

Dựa trên quy định tại Điều 3 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT, hồ sơ địa chính là một tập hợp tài liệu mô tả chi tiết về tình trạng hiện tại và trạng thái pháp lý của việc sử dụng và quản lý tài sản liên quan đến đất đai, bao gồm các thửa đất, nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước về đất đai và cung cấp thông tin cho các tổ chức và cá nhân liên quan.

Dựa trên quy định tại Điều 4 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT, thành phần cụ thể của hồ sơ địa chính bao gồm:

- Đối với các địa phương trong việc xây dựng và vận hành hệ thống dữ liệu địa chính, các hồ sơ liên quan được chuyển đổi thành định dạng số và yêu cầu lưu trữ trong cơ sở dữ liệu đất đai. Các tài liệu bao gồm:

1) Tài liệu điều tra và đo đạc địa chính, bao gồm bản đồ địa chính và sổ mục kê đất đai.

ii) Sổ địa chính;

iii) Bản lưu Giấy chứng nhận.

- Với các địa phương chưa có cơ sở dữ liệu địa chính, hồ sơ địa chính bao gồm các giấy tờ như sau:

i) Tài liệu điều tra đo đạc địa chính bao gồm bản đồ địa chính và sổ mục kê đất đai, cùng với Giấy chứng nhận được lưu trữ dưới dạng giấy và dạng số (nếu có).

ii) Sổ địa chính được lập dưới dạng giấy hoặc dạng số;

iii) Sổ theo dõi biến động đất đai lập dưới dạng giấy.

Dựa trên quy định tại Điều 5 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT về việc lập, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính, ta có những nguyên tắc sau đây:

- Hồ sơ địa chính được lập theo từng đơn vị hành chính xã, phường, thị trấn theo quy định.

Lập, chỉnh lý, cập nhật hồ sơ địa chính phải tuân theo thủ tục hành chính và quy định của luật đất đai.

Thông tin trong hồ sơ địa chính phải đồng nhất với Giấy chứng nhận nếu có và phù hợp với quản lý, sử dụng đất hiện tại.

Theo quy định tại Điều 7 Thông tư 24/2014/TT-BTC, hồ sơ địa chính có giá trị pháp lý như nhau bất kể là dạng số hay dạng giấy.

- Hồ sơ địa chính được sử dụng để xác định quyền và nghĩa vụ của người được giao quản lý đất theo quy định của pháp luật đất đai, và cũng để xác định quyền và nghĩa vụ của người sử dụng đất và chủ sở hữu tài sản liên quan đến đất.

- Trong trường hợp có sự không thống nhất thông tin giữa các tài liệu trong hồ sơ địa chính, cần tiến hành so sánh và kiểm tra tài liệu trong hồ sơ địa chính và hồ sơ thủ tục đăng ký để xác định thông tin có giá trị pháp lý, và sử dụng thông tin đó để chỉnh lý và thống nhất hồ sơ địa chính.

– Khi có trường hợp thành lập bản đồ địa chính mới để thay thế dữ liệu và tài liệu đo đạc được sử dụng cho việc đăng ký trước đây, giá trị pháp lý của thông tin được xác định như sau:

+ Nếu đã được cấp đổi Giấy chứng nhận theo bản đồ địa chính mới, quý bạn đọc cần phải xác định giá trị pháp lý của thông tin dựa trên kết quả cấp đổi Giấy chứng nhận.

Trong trường hợp chưa cấp đổi Giấy chứng nhận theo bản đồ địa chính mới, xác định như sau:

Các thông tin về quyền sử dụng đất và thông tin về người sử dụng đất sẽ được xác định dựa trên Giấy chứng nhận đã cấp. Trong trường hợp thông tin không được hiển thị trên Giấy chứng nhận đã cấp, thì xác định dựa trên sổ địa chính và hồ sơ thủ tục đăng ký và cấp Giấy chứng nhận.

2. Trách nhiệm và mức độ kiểm tra hồ sơ địa chính đất đai:

Thông tin về đường ranh giới, bao gồm kích thước, hình thể, cạnh thửa, tọa độ đỉnh thửa, diện tích của thửa đất sẽ được xác định dựa trên bản đồ địa chính mới. Trong trường hợp đường ranh giới thực tế của thửa đất trên bản đồ địa chính mới có sự thay đổi so với ranh giới trên Giấy chứng nhận đã cấp, thông tin về đường ranh giới và diện tích sử dụng đất sẽ được xác định theo Giấy chứng nhận đã cấp.

Căn cứ vào quy định tại Điều 28 của Thông tư 24/2014/TT-BTNMT, trách nhiệm và mức độ kiểm tra hồ sơ địa chính được quy định như sau:

Ban đầu, Sở Tài nguyên và Môi trường sẽ tiến hành nghiệm thu và kiểm tra chất lượng hồ sơ địa chính trước khi sử dụng, trừ trường hợp đặc biệt được nêu tại mục thứ ba dưới đây.

Mức độ kiểm tra sẽ tuân theo quy định của Bộ Tài nguyên và Môi trường về thẩm định, kiểm tra và nghiệm thu công trình, sản phẩm địa chính.

Thứ hai, các cơ quan đăng ký đất đai phải thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Thường xuyên kiểm tra và cập nhật hồ sơ địa chính số đã được chỉnh lý.

Để các địa phương chưa có hồ sơ địa chính dạng số, cần tổ chức kiểm tra định kỳ việc cập nhật và chỉnh lý hồ sơ địa chính cho tất cả các trường hợp đã đăng ký;

- Kiểm tra sự tồn tại của bản trích đo địa chính thửa đất hoặc các loại bản đồ khác trong hình thức giấy hoặc số đối với các vùng chưa có bản đồ địa chính trước khi sử dụng để đăng ký, cấp Giấy chứng nhận theo thẩm quyền; Kiểm tra quá trình đo đạc chỉnh lý và chia tách thửa đất trên bản đồ địa chính.

Thứ ba, Văn phòng Đăng ký Quyền sử dụng đất cấp tỉnh hoặc Văn phòng Đăng ký đất đai theo quy định phải kiểm tra định kỳ việc cập nhật và chỉnh lý hồ sơ địa chính do Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai hoặc Văn phòng Đăng ký Quyền sử dụng đất cấp huyện thực hiện. Mức độ kiểm tra tối thiểu là 20% số trường hợp đã cập nhật và chỉnh lý;

Thứ tư, Văn phòng Đăng ký Quyền sử dụng đất cấp huyện hoặc Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai theo quy định phải kiểm tra việc cập nhật và chỉnh lý bản sao hồ sơ địa chính do công chức địa chính cấp xã thực hiện, tối thiểu 6 tháng một lần.

3. Quy định phân cấp quản lý hồ sơ địa chính đất đai:

Theo quy định tại Điều 29 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT, việc phân cấp quản lý hồ sơ địa chính được thực hiện như sau:

1. Quản lý hồ sơ địa chính dạng số:

- Cục đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh hoặc Cục đăng ký đất đai địa phương phải quản lý hồ sơ địa chính dạng số của tỉnh, thành phố thuộc Trung ương;

- Nếu huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh chưa kết nối với hồ sơ địa chính của tỉnh, thành phố thuộc Trung ương, thì Cục đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện hoặc Chi nhánh Cục đăng ký đất đai địa phương phải quản lý hồ sơ địa chính dạng số của địa phương.

Thứ hai, Quản lý hồ sơ địa chính dạng giấy được phân cấp:

Các văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh hoặc văn phòng đăng ký đất đai có trách nhiệm quản lý các tài liệu gồm:

- Đối với tổ chức, cơ sở tôn giáo, cá nhân nước ngoài, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao, người Việt Nam định cư ở nước ngoài thực hiện dự án đầu tư, cần có Giấy chứng nhận từ phía chính quyền;

- Ngoài ra, cũng cần có bản lưu Giấy chứng nhận;

- Hệ thống sổ địa chính hiện đang được sử dụng, được lập để đăng ký cho các đối tượng thuộc thẩm quyền;

- Các đơn vị tiếp nhận và xử lý đăng ký đất đai phải sử dụng hệ thống hồ sơ thủ tục đăng ký phù hợp;

- Để đảm bảo độ chính xác, đăng ký đất đai hiện nay cần sử dụng bản đồ địa chính và các tài liệu đo đạc khác.

- Hồ sơ địa chính đã được tạo ra trong nhiều giai đoạn và không được sử dụng thường xuyên trong việc quản lý đất đai;

- Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai có nhiệm vụ quản lý các tài liệu bao gồm:

- Cần cấp lại Giấy chứng nhận cho hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư, người Việt Nam định cư ở nước ngoài sở hữu nhà ở tại Việt Nam

- Bản đồ địa chính và các loại tài liệu đo đạc khác được sử dụng trong quá trình đăng ký và cấp Giấy chứng nhận.

- Cải tiến hệ thống thủ tục đăng ký đất đai của các đơn vị có thẩm quyền tiếp nhận và thực hiện;

- Lập sổ địa chính cho các đối tượng có thẩm quyền đăng ký và sổ mục kê đất đai đang được sử dụng trong quản lý đất đai không có cơ sở dữ liệu địa chính.

Ủy ban nhân dân cấp xã phải trực tiếp thực hiện việc quản lý các tài liệu như bản sao sổ mục kê đất đai, bản đồ địa chính, sổ địa chính, sổ tiếp nhận và trả kết quả đăng ký, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác liên quan đến đất đối với những hồ sơ đăng ký tại Ủy ban nhân dân cấp xã.

Thứ ba, Sở Tài nguyên và Môi trường, Phòng Tài nguyên và Môi trường, Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm đảm bảo điều kiện để bảo quản hồ sơ địa chính thuộc thẩm quyền quản lý của địa phương theo cấp bậc.

4. Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ địa chính đất đai:

Theo quy định tại Khoản 3 Điều 30 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT, thời hạn bảo quản hồ sơ địa chính được quy định như sau:

Thứ nhất, hồ sơ địa chính dạng số và thiết bị nhớ chứa hồ sơ địa chính số phải được bảo quản vĩnh viễn. Các tài liệu dạng giấy đã lập, bao gồm hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai và tài sản gắn liền với đất quy định trong Khoản này, trừ trường hợp được nêu ở phần nội dung thứ hai dưới đây. Cụ thể, tài liệu đo đạc địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai, sổ cấp Giấy chứng nhận và bản lưu Giấy chứng nhận phải được bảo quản.

Thứ hai, cần duy trì bảo quản trong vòng 5 năm đối với hồ sơ đăng ký cho thuê, cho thuê lại, đăng ký thế chấp bằng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất đã được đăng ký thuê, cho thuê lại, hoặc xóa thế chấp; thông báo cập nhật và chỉnh sửa hồ sơ địa chính cùng các giấy tờ liên quan; thông báo công khai kết quả thẩm tra hồ sơ đăng ký và cấp Giấy chứng nhận.

Quý bạn đọc hãy lưu ý rằng việc quản lý và đảm bảo an toàn cho hồ sơ địa chính dạng giấy và thiết bị lưu trữ phải tuân thủ đúng theo quy định của pháp luật về lưu trữ quốc gia.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

– Thông tư 24/2014/TT-BTNMT về hồ sơ địa chính do Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành.