Bảo quản, bảo mật hồ sơ địa chính được quy định thế nào?

1. Trách nhiệm quản lý lưu trữ hồ sơ địa chính:

Đặc điểm của hồ sơ địa chính là được cập nhật chỉnh lý và sử dụng, vì vậy quy định về phân loại và sắp xếp hồ sơ địa chính là rất chặt chẽ. Việc này được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT ngày 19/5/2014 của Bộ Tài nguyên và Môi trường về lưu trữ hồ sơ địa chính thực, cùng với Thông tư số 34/2014/TT-BTNMT về xây dựng quản lý và khai thác hệ thống thông tin đất đai.

1.1. Quy định đối với quản lý hồ sơ địa chính dạng thông tin số: 

Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh hoặc văn phòng đăng ký đất đai phải chịu trách nhiệm quản lý, bảo quản và giữ gìn hồ sơ địa chính dạng dữ liệu số của tỉnh và thành phố trực thuộc trung ương. Đối với huyện, xã, quận, thành phố thuộc tỉnh mà chưa kết nối với cơ sở dữ liệu địa chính của tỉnh, thành phố trực thuộc TW, thì Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai hoặc là Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện phải chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ địa chính dạng số của địa phương.

1.2. Quy định đối với hồ sơ địa chính dạng văn bản giấy:

Các văn phòng đăng ký đất đai hoặc văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh có trách nhiệm quản lý và bảo quản các tài liệu như sau:

+ Bản lưu Giấy chứng nhận quyền sở hữu đất;

- Thực hiện việc cấp Giấy chứng nhận đất đai cho tổ chức, cá nhân nước ngoài, cơ sở tôn giáo, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao và người Việt Nam định cư ở nước ngoài thực hiện dự án đầu tư.

- Xây dựng hệ thống lưu trữ các tài liệu liên quan đến quy trình đăng ký đất đai của các đối tượng có thẩm quyền tiếp nhận, thực hiện đăng ký; bao gồm bản đồ địa chính và các tài liệu đo đạc và bản đồ khác hiện được sử dụng trong quá trình đăng ký và cấp giấy chứng nhận.

- Các sổ địa chính hiện đang được sử dụng để đăng ký các đối tượng thuộc thẩm quyền.

- Hồ sơ địa chính đã được thiết lập trong quá khứ và không được sử dụng thường xuyên trong việc quản lý đất đai.

Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện có thẩm quyền quản lý các tài liệu sau:

+ Bản lưu GCN;

- Cấp sổ chứng nhận quyền sở hữu đất đối với cá nhân, hộ gia đình và cộng đồng dân cư người Việt Nam định cư ở nước ngoài có nhà ở tại Việt Nam.

- Xây dựng hệ thống hồ sơ và thủ tục đăng ký đất đai cho các đối tượng có thẩm quyền tiếp nhận và thực hiện quy trình đăng ký.

- Bản đồ chính, các loại bản đồ và tài liệu đo đạc khác được sử dụng trong quá trình đăng ký và cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (GCN).

- Sổ mục kê đất đang được sử dụng để quản lý đất đối với khu vực chưa có cơ sở dữ liệu địa chính và sổ địa chính. Cán bộ địa chính tại UBND cấp xã có thẩm quyền quản lý các bản sao của bản đồ chính, sổ tiếp nhận và trả kết quả đăng ký, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác liên quan đến đất, cung cấp GCN quyền sử dụng đất cho các trường hợp nộp hồ sơ đăng ký tại UBND cấp xã.

Các cơ quan có thẩm quyền như Sở Tài nguyên và Môi trường, Phòng Tài nguyên và Môi trường, UBND cấp xã phải đảm bảo các điều kiện cho việc bảo quản và giữ gìn hồ sơ địa chính thuộc thẩm quyền quản lý của địa phương theo phân cấp.

2. Hồ sơ địa chính là gì và gồm những giấy tờ nào?

Theo khoản 1 Điều 3 của thông tư 24/2014/TT-BTNMT, khái niệm hồ sơ địa chính được quy định như sau:

Hồ sơ địa chính là bộ sưu tập tài liệu mô tả chi tiết về tình trạng hiện tại và tình trạng pháp lý liên quan đến quản lý và sử dụng các diện tích đất cũng như tài sản gắn liền với đất. Nó được sử dụng để đáp ứng yêu cầu quản lý đất đai của nhà nước cũng như nhu cầu thông tin của các tổ chức và cá nhân có liên quan.

Các tài liệu trong hồ sơ địa chính bao gồm:

- Các địa phương đã xây dựng và điều hành hệ thống cơ sở dữ liệu địa chính để lưu trữ hồ sơ địa chính dưới dạng số, được lưu trong cơ sở dữ liệu đất đai. Hồ sơ địa chính bao gồm các tài liệu sau:

+ Tài liệu điều tra đo đạc địa chính bao gồm sổ mục kê đất đai và bản đồ địa chính.

+ Sổ địa chính;

+ Bản lưu Giấy chứng nhận.

– Đối với những địa phương chưa có hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu địa chính, cần xây dựng các tài liệu điều tra đo đạc địa chính bao gồm sổ mục kê đất đai, bản đồ địa chính, Giấy chứng nhận lập dưới dạng giấy và dạng dữ liệu số (nếu có).

+ Sổ địa chính được lập dưới dạng giấy hoặc dạng dữ liệu số;

+ Sổ theo dõi những biến động đất đai dưới dạng dữ liệu văn bản giấy.

Sổ theo dõi biến động đất đai là tài liệu dùng để ghi lại những thay đổi, như:

- Chuyển nhượng quyền sử dụng đất, bao gồm việc tặng cho, cho thuê, cho thuê lại, thừa kế, tài sản gắn liền với đất.

- Thế chấp hoặc góp vốn bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất.

- Chuyển mục đích sử dụng đất.

- Chuyển quyền sở hữu nhà ở và các tài sản khác gắn liền với đất.

- Chuyển quyền sử dụng đất của vợ hoặc chồng thành quyền sử dụng đất chung.

- Chuyển quyền sở hữu tài sản chung của chồng và vợ, ...

3. Quá trình bảo quản và bảo mật hồ sơ địa chính: 

Các cơ quan có thẩm quyền như sau:

3.1. Bảo quản hồ sơ địa chính:

Sở Tài nguyên và Môi trường, Phòng Tài nguyên và Môi trường và UBND cấp xã phải có trách nhiệm bảo đảm các điều kiện để quản lý và bảo quản hồ sơ địa chính thuộc thẩm quyền của địa phương theo phân cấp. Việc bảo quản và bảo mật là trách nhiệm của các cán bộ có thẩm quyền, đảm bảo hồ sơ không bị hỏng và được giữ nguyên vẹn trong thời gian dài, và thông tin trong hồ sơ không được tiết lộ ra bên ngoài. Việc đảm bảo an toàn và quản lý thiết bị lưu trữ và hồ sơ địa chính dạng giấy được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ quốc gia. Hồ sơ địa chính dạng số cũng được đảm bảo an toàn và quản lý cùng với việc quản lý an toàn cơ sở dữ liệu địa chính theo quy định của Bộ Tài nguyên và Môi trường về xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai.

Hồ sơ địa chính dạng số được đảm bảo an toàn và quản lý cùng với việc quản lý an toàn cơ sở dữ liệu địa chính theo quy định pháp luật của Bộ Tài nguyên và Môi trường về xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai. Hệ thống hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai và tài sản gắn liền với đất phải được sắp xếp và đánh số thứ tự theo thời gian ghi vào sổ địa chính của hồ sơ đăng ký lần đầu. Qui định về số thứ tự hồ sơ bao gồm 06 chữ số và được đánh tiếp theo số thứ tự của các hồ sơ đã lập từ trước đó.

Khoảng thời gian bảo quản hồ sơ địa chính được quy định như sau:

- Hồ sơ địa chính dạng số và thiết bị nhớ chứa hồ sơ địa chính số và các tài liệu dạng giấy đã lập sẽ được bảo quản vĩnh viễn. Các giấy tờ bao gồm: tài liệu đo đạc địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai, sổ cấp Giấy chứng nhận, bản lưu Giấy chứng nhận; hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất.

Chú ý: Thời hạn bảo quản hồ sơ địa chính được quy định trong Khoản 3 Điều 30 của Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT và Thông tư 46/2016/TT-BTNMT ngày 27/12/2016 của Bộ Tài nguyên và Môi trường. Theo quy định, tài liệu hồ sơ chuyên ngành tài nguyên môi trường phải được bảo quản trong một khoảng thời gian nhất định.

- Hồ sơ thủ tục đăng ký cho thuê, cho thuê lại hoặc đăng ký thế chấp bằng quyền sử dụng đất hoặc quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất đã được đăng ký xóa cho thuê, cho thuê lại hoặc xóa thế chấp phải được bảo quản trong thời hạn 5 năm. Đây cũng áp dụng cho giấy tờ thông báo công khai kết quả thẩm tra hồ sơ đăng ký và cấp Giấy chứng nhận, cũng như thông báo về việc cập nhật hay chỉnh lý hồ sơ địa chính và các giấy tờ kèm theo khác.

3.2. Bảo mật hồ sơ địa chính: 

Đầu tiên, thông tin địa chính cần được bảo mật bao gồm các tài liệu sau:

- Thông tin về người sử dụng đất và các chi tiết thuộc tính của các đơn vị quốc phòng, an ninh.

+ Hai thông tin cá nhân của người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản liên quan đến đất đều phải tuân thủ quy định về bảo mật theo luật pháp.

+ Ba thông tin khác phải tuân theo quy định về bảo mật Nhà nước theo luật pháp.

Thứ hai, thông tin cần được bảo mật trong tài liệu hồ sơ địa chính sẽ được quản lý theo chế độ mật.

Thứ ba, việc quản lý và truyền dẫn các tài liệu và dữ liệu trong hồ sơ địa chính chứa thông tin mật, cũng như việc in, sao chụp, vận chuyển, giao nhận, khai thác và cung cấp thông tin mật từ các tài liệu hồ sơ địa chính phải tuân thủ đúng quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước.

Thứ tư, cơ quan có thẩm quyền phải cung cấp thông tin cho các cơ quan liên quan đến khai thác và sử dụng thông tin để đáp ứng yêu cầu của nhiệm vụ được giao. Đồng thời, các cơ quan đó cũng có trách nhiệm quản lý và bảo mật thông tin trong hồ sơ địa chính theo quy định của luật pháp.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

- Hồ sơ địa chính do Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành theo Thông tư 24/2014/TT-BTNMT;

- Quy định về xây dựng, quản lý, khai thác hệ thống thông tin đất đai theo Thông tư số 34/2014/TT-BTNMT của Bộ Tài nguyên và Môi trường.

– Thông tư 46/2016/TT-BTNMT Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành tài nguyên và môi trường.