Sổ địa chính là gì? Nội dung và cách lập sổ địa chính?

1. Sổ địa chính là gì?

Tài liệu về Sổ địa chính là tổng hợp thông tin chi tiết về tình trạng, pháp lý, quản lý và sử dụng các thửa đất, nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý đất đai của nhà nước và cung cấp thông tin cho cá nhân hoặc tổ chức có liên quan.

Sổ địa chính được lập cho từng đơn vị xã, phường, thị trấn, để ghi lại thông tin về người sử dụng đất và các thông tin liên quan đến việc sử dụng đất đó.

Ngoài ra, theo quy định của Thông tư 24/2014/TT-BTNMT ngày 19 tháng 05 năm 2014 và sửa đổi theo Khoản 16 Điều 7 Thông tư 33/2017/TT-BTNMT ngày 29 tháng 9 năm 2017, sổ địa chính được lập nhằm ghi nhận thông tin đăng ký, xác định tình trạng pháp lý, giám sát và bảo vệ quyền lợi của người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản liên quan đến đất, và người được cấp quản lý đất bởi Nhà nước theo quy định của pháp luật.

2. Nội dung của sổ địa chính gồm những gì?

Sổ địa chính bao gồm thông tin về số hiệu, địa chỉ và diện tích của các thửa đất đồng thời cũng bao gồm các dữ liệu liên quan đến các đối tượng chiếm đất không tạo thành thửa đất.

– Dữ liệu về người sử dụng đất, người được Nhà nước giao quản lý đất;

– Dữ liệu về quyền sử dụng đất, quyền quản lý đất;

- Dữ liệu về tài sản liên quan đến đất (bao gồm thông tin về chủ sở hữu tài sản liên quan đến đất)

- Dữ liệu về trạng thái pháp lý của quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản liên quan đến đất, quyền quản lý đất.

- Thông tin về thay đổi trong việc sử dụng đất và quyền sở hữu tài sản liên quan đến đất.

- Sổ địa chính được tạo thành dưới dạng tài liệu điện tử, được người đứng đầu cơ quan đăng ký đất đai duyệt bằng chữ ký điện tử theo quy định và được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu địa chính theo Mẫu số 01/ĐK có kèm theo Thông tư này.

Đối với những địa phương chưa có cơ sở dữ liệu địa chính và chưa có điều kiện lập Sổ địa chính (điện tử) theo quy định trong Thông tư này, sẽ thực hiện theo quy định sau đây:

- Đối với những địa phương đã lập Sổ địa chính dạng giấy theo quy định trong Thông tư số 09/2007/TT-BTNMT ngày 02 tháng 8 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường về việc hướng dẫn việc lập, chỉnh lý, quản lý hồ sơ địa chính, tiếp tục cập nhật thông tin vào Sổ địa chính dạng giấy đang sử dụng. Nội dung thông tin ghi vào sổ sẽ tuân theo hướng dẫn sửa đổi, bổ sung trong Phụ lục số 03 của Thông tư này.

3. Cách lập sổ địa chính mới nhất: 

HƯỚNG DẪN CÁCH THỂ HIỆN THÔNG TIN TRÊN SỔ ĐỊA CHÍNH ĐIỆN TỬ CHO ĐỊA PHƯƠNG CHƯA LẬP SỔ ĐỊA CHÍNH DẠNG GIẤY

Đối với các địa phương chưa thực hiện việc lập Sổ địa chính dạng giấy theo quy định tại Thông tư số 09/2007/TT-BTNMT ngày 02 tháng 8 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường về việc hướng dẫn việc lập, chỉnh lý, quản lý hồ sơ địa chính, Văn phòng đăng ký đất đai có trách nhiệm in trang Sổ địa chính (định dạng điện tử) chưa ký số thành dạng giấy để thực hiện việc ký, đóng dấu bởi Văn phòng đăng ký đất đai, và Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai phục vụ cho công tác quản lý thường xuyên.

Nguyên tắc chung:

- Sổ đất được lập theo từng xã, phường, thị trấn, hiển thị thông tin về đăng ký đất đai và tài sản liên quan theo từng thửa đất và từng cá nhân/đối tượng sử dụng đất không tạo thành thửa đất (sau đây gọi là thửa đất); thông tin của mỗi thửa đất được ghi lại trên một trang sổ riêng.

– Đối với thửa đất có nhà chung cư, thông tin về thửa đất và nhà chung cư cần được thể hiện theo quy định tại điểm 1 mục này. Ngoài ra, cần thể hiện kết quả đăng ký của từng căn hộ chung cư, từng văn phòng làm việc, cơ sở thương mại, dịch vụ (gọi chung là căn hộ chung cư) trong từng nhà chung cư. Mỗi căn hộ chung cư được thể hiện trên 01 trang riêng.

– Chỉ có thể điều chỉnh biến động trên sổ địa chính đối với các trường hợp đã hoàn thành thủ tục đăng ký biến động và đáp ứng đủ điều kiện theo quy định của pháp luật đất đai.

– Trong trường hợp đăng ký biến động mà có sự thay đổi trong thông tin đã đăng ký trên sổ địa chính, nhưng không có sự hình thành thửa đất mới hoặc căn hộ mới, chúng tôi sẽ cập nhật thông tin mới vào trang đăng ký của thửa đất hoặc căn hộ chung cư đó để thay thế thông tin cũ đã được thay đổi. Thông tin cũ trước khi có biến động sẽ được chuyển sang mục thông tin lịch sử để tra cứu khi cần thiết.

– Trong trường hợp đăng ký biến động mà có sự hình thành thửa đất mới, chúng tôi sẽ lập trang sổ địa chính mới để đăng ký cho thửa đất mới được tách ra và sẽ hiển thị thông tin lịch sử về quá trình hình thành thửa đất trên trang đăng ký của thửa đất mới đó.

Sau khi được cập nhật, sổ địa chính sẽ được chỉnh lý cho mỗi trường hợp đăng ký. Cơ quan đăng ký đất đai sẽ thực hiện việc ký (điện tử) vào góc trên bên phải của trang sổ địa chính theo đúng quyền hạn. Việc đăng ký thửa đất cũng được thực hiện trong quy trình này.

Thửa đất: để thể hiện thông tin cơ bản về thửa đất, bao gồm:

- Số thửa: được quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều 13 và Điểm a Khoản 2 Điều 14 của Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT ngày 19 tháng 5 năm 2014 của Bộ Tài nguyên và Môi trường (sau đây gọi là Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT).

Số tờ bản đồ: được thể hiện theo quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều 13 và Điểm b Khoản 2 Điều 14 của Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT.

Địa chỉ thửa đất: được thể hiện theo quy định tại Khoản 2 Điều 13 của Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT.

Diện tích: được regoùng như quy định tại Điều 13 và Điều 14 của Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT.

Tài liệu đo đạc sử dụng: được phối hợp theo quy định tại Điều 13 của Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT.

Lựa chọn loại đăng ký để biểu đạt, nếu là người sử dụng đất đăng ký thì ghi rõ là "Người sử dụng đất"; nếu là người quản lý đất thì ghi rõ là "Người quản lý đất".

Thông tin về tên, giấy tờ pháp nhân hoặc nhân thân và địa chỉ của người đó sẽ được hiển thị theo quy định tại các khoản 2, 3 và 4 Điều 15 của Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT.

Đối với trường hợp thửa đất có nhiều người cùng sử dụng chung thửa đất với người sử dụng đất tại Điểm 2.1 Mục này, người thứ hai sẽ được ghi rõ.

Nội dung sẽ được thể hiện lần lượt từng người sử dụng đất ("Người thứ hai:"; "Người thứ ba:"; ...) và thông tin về từng người sử dụng đất thứ nhất tại Điểm 2.1 Mục này.

Nếu có nhiều người cùng sử dụng thửa đất mà chưa xác định được tên, thì thông tin của những người đã được xác định sẽ được hiển thị và ở cuối điểm này sẽ thông báo: "Còn một số người cùng sử dụng đất chưa xác định".

Quyền sử dụng đất hoặc quyền quản lý đất: lựa chọn một trong hai loại quyền để biểu thị cho loại đối tượng đăng ký tại Mục 2; nếu đăng ký cho người sử dụng đất, sử dụng cụm từ "Quyền sử dụng đất"; nếu đăng ký cho người được Nhà nước giao quản lý đất, sử dụng cụm từ "Quyền quản lý đất".

Hình thức sử dụng

Hình thức sử dụng đất được diễn tả theo quy định tại Khoản 1 Điều 16 trong Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT.

Ví dụ: Trong trường hợp một thửa đất có diện tích 100m², trong đó 40m² thuộc về quyền sử dụng chung của ông A và bà B, 30m² thuộc về quyền sử dụng chung của ông A và bà C, và 30m² thuộc về quyền sử dụng riêng của ông A, ta ghi: "40m² sử dụng chung của ông A và bà B; 30m² sử dụng chung của ông A và bà C; 30m² sử dụng riêng của ông A".

Các loại đất:

loại đất được quản lý, giao, cho thuê hoặc công nhận quyền sử dụng theo quy định của Nhà nước; loại đất có thể chuyển đổi mục đích sử dụng hoặc được Nhà nước giao quản lý; trong trường hợp không cần cấp giấy chứng nhận hoặc không đủ điều kiện cấp giấy chứng nhận, loại đất sẽ được xác định theo mục đích sử dụng hiện tại tại thời điểm đăng ký.

Loại đất được chỉ định bằng tên theo quy định tại Điểm b Khoản 2 Điều 16 của Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT. Ví dụ: Đất được dùng cho mục đích chuyên trồng lúa nước.

Trong trường hợp một thửa đất được sử dụng đồng thời cho nhiều mục đích khác nhau (không phân biệt ranh giới giữa các mục đích sử dụng), ta cần đề cập đến từng mục đích sử dụng đó. Ví dụ: Đất dùng chuyên trồng lúa nước; Đất dùng để nuôi và trồng thủy sản.

Trong trường hợp thửa đất được sử dụng đồng thời cho nhiều mục đích, trong đó có mục đích chính và mục đích phụ đã được quyết định qua việc giao đất, cho thuê đất, cho phép chuyển mục đích sử dụng đất hoặc theo đăng ký của người sử dụng đất, cần ghi chú "là chính" hoặc "là phụ" trong ngoặc đơn () sau từng mục đích. Ví dụ: Đất được sử dụng chính là để trồng lúa nước (); Đất được sử dụng phụ là để nuôi trồng thủy sản ().

Trong trường hợp thửa đất có nhiều mục đích sử dụng khác nhau và có diện tích được xác định cho từng mục đích sử dụng, cần ghi rõ từng mục đích sử dụng kèm theo diện tích tương ứng. Ví dụ: Diện tích của đất sử dụng cho mục đích ở đô thị là 200m²; Diện tích của đất sử dụng cho mục đích trồng cây lâu năm là 300m².

Thời hạn sử dụng/quản lý:

Nội dung thông tin thể hiện theo quy định tại Khoản 3 Điều 16 của Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT.

Nguồn gốc sử dụng đất được xác định qua tên gọi và mã (ký hiệu) tương ứng đối với từng loại nguồn gốc, theo quy định của Điều 16 Khoản 4 trong Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT.

Nghĩa vụ tài chính:

Thông tin về tình hình thực hiện nghĩa vụ tài chính đối với đất đai phải được thể hiện theo quy định tại Khoản 5 Điều 16 của Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT.

– Nếu đã thực hiện một phần nghĩa vụ tài chính, số tiền sử dụng đất cần nộp là 350.000.000 đồng. Ngày 25/5/2010 đã đã nộp 200.000.000 đồng.

– Khi được miễn nghĩa vụ tài chính, tiền sử dụng đất sẽ được miễn nộp theo Quyết định số 250/QĐ-UBND ngày 15/10/2011 của UBND tỉnh.

– Khi không phải thực hiện nghĩa vụ tài chính, tiền sử dụng đất sẽ không cần nộp theo quy định tại Khoản 1 Điều 100 của Luật Đất đai 2013.

– Khi bị giảm nghĩa vụ tài chính, số tiền sử dụng đất ban đầu là 300.000.000 đồng, được giảm 50% theo Quyết định số 250/QĐ-UBND ngày 15/10/2011 của UBND tỉnh. Ngày 15/10/2012, đã nộp được 100.000.000 đồng, số tiền còn lại cần nộp là 500.000.000 đồng.

– Khi bị nợ nghĩa vụ tài chính, số tiền sử dụng đất nợ là 200.000.000 đồng, theo Thông báo số 156/TB-CCT ngày 23/5/2015 của Chi cục thuế quận Bắc Từ Liêm.

- Trong trường hợp được xóa nợ, việc này được chứng thực bằng Quyết định số 299/QĐ-UBND ngày 15/10/2012 của UBND tỉnh Lào Cai.

- Nếu đã nộp đủ số tiền sử dụng đất ghi nợ, việc này được thể hiện qua Giấy nộp tiền số 006523 ngày 23/5/2013.

- Đối với trường hợp ghi nợ nhưng chưa xác định số tiền nợ, sau khi hoàn thành nghĩa vụ tài chính, việc này được thể hiện qua việc đã nộp xong số tiền sử dụng đất, cụ thể là 200.000.000 đồng (Hai trăm triệu đồng), theo Giấy nộp tiền số 006523 ngày 23/5/1998.

Hạn chế sử dụng:

Nội dung thông tin về hạn chế quyền sử dụng đất thể hiện theo quy định tại Khoản 6 Điều 16 của Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT.

Ví dụ: Trong trường hợp giấy tờ về nhận thừa kế quyền sử dụng đất có nội dung hạn chế không được chuyển nhượng quyền sử dụng đất: Ngày 15 tháng 5 năm 2013, thửa đất chỉ được sử dụng và không được chuyển nhượng theo văn bản thừa kế.

Trường hợp tất cả các thửa đất nằm trong hành lang bảo vệ an toàn của Quốc lộ 1A: Các thửa đất nằm trong hành lang bảo vệ an toàn của công trình Quốc lộ 1A.

Hạn chế sử dụng thửa đất liền kề được quy định tại Khoản 7 Điều 16 của Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT.

Tài sản gắn liền với đất

Tài sản thứ nhất

a) Tên loại tài sản

– Trường hợp nhà ở thì thể hiện loại nhà: Nhà ở riêng lẻ; Nhà chung cư;

- Trong trường hợp xây dựng công trình, tên công trình được thể hiện dựa trên quyết định giao đất, quy hoạch xây dựng chi tiết, dự án đầu tư, giấy phép đầu tư hoặc giấy phép xây dựng từ cấp có thẩm quyền.

- Nếu công trình bao gồm nhiều hạng mục khác nhau, thì cần thể hiện lần lượt tên của từng hạng mục chính dựa trên quyết định giao đất, quyết định phê duyệt quy hoạch xây dựng chi tiết hoặc dự án đầu tư đã được duyệt.

Ví dụ: Nhà làm việc A1;

Nhà xưởng chế biến gỗ.

- Nếu rừng được tạo ra để sản xuất, ta gọi đây là "rừng trồng";

- Nếu tài sản đó là cây lâu năm, ta chỉ đơn giản là kêu gọi nó là "cây lâu năm".

b) Đặc điểm của tài sản

Đặc điểm của tài sản thể hiện theo quy định tại Khoản 2 Điều 17 của Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT.

c) Chủ sở hữu tài sản thứ nhất:

– Thông tin về chủ sở hữu tài sản bao gồm tên, giấy tờ pháp nhân hoặc nhân thân và địa chỉ của người đó được hiển thị theo quy định tại Điều 15, Khoản 2, 3 và 4 của Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT;

Trường hợp chủ sở hữu tài sản và người sử dụng đất là cùng một người, thì cần ghi: "Đồng thời là người sở hữu và người sử dụng đất".

Nếu nhà chung cư được bán hoặc cho thuê kết hợp, khi đăng ký bán căn hộ đầu tiên phải nêu rõ: "Thông tin chi tiết về chủ sở hữu của căn hộ chung cư được cung cấp trong phần đăng ký căn hộ chung cư".

- Hình thức thể hiện thông tin về sở hữu được quy định tại Khoản 3 Điều 17 của Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT;

- Thời hạn thể hiện thông tin về sở hữu được quy định tại Khoản 4 Điều 17 của Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT;

d) Chủ sở hữu tài sản thứ hai

– Chỉ thể hiện đối với trường hợp tài sản tại điểm 4.1 của bản Hướng dẫn này có nhiều chủ cùng sở hữu;

– Thông tin của các chủ sở hữu được sắp xếp theo thứ tự để cho biết thông tin của chủ sở hữu thứ nhất tại Điểm c này.

– Trong trường hợp tài sản có nhiều chủ cùng sở hữu nhưng không xác định được tất cả tên người sở hữu, thông tin của những người đã được xác định sẽ được thể hiện tại điểm cuối cùng của điểm 4.1: "Còn một số người khác cùng sở hữu tài sản nhưng chưa được xác định".

Tài sản thứ hai được ám chỉ đến như là trường hợp có nhiều tài sản và các thông tin tương tự với tài sản thứ nhất như được mô tả tại điểm 4.1 của bản Hướng dẫn này.

Trường hợp khi cấp Giấy chứng nhận, thửa đất không có tài sản liên quan hoặc có tài sản liên quan nhưng người sử dụng đất (đồng thời là chủ sở hữu tài sản) chưa có nhu cầu xác nhận quyền sở hữu tài sản hoặc đã đề nghị xác nhận quyền sở hữu tài sản nhưng không đủ điều kiện, thì tại mục tài sản gắn liền với đất sẽ được ghi là "-/-". Ví dụ: "Tài sản thứ 1: -/-".

Tình trạng pháp lý liên quan đến quyền sử dụng đất và quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất.

Thời điểm nhận hồ sơ đăng ký lần đầu: được ghi ngày tháng năm khi cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ đăng ký đất đai và tài sản liên quan lần đầu.

Thời điểm đăng ký vào sổ địa chính: được ghi ngày tháng năm khi cơ quan đăng ký nhập thông tin đăng ký đất đai và tài sản liên quan vào sổ địa chính.

Giấy tờ về nguồn gốc sử dụng, sở hữu: phải tuân thủ quy định tại Khoản 2 Điều 18 của Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT.

Các loại giấy tờ pháp lý thể hiện phải có liên kết (đường dẫn) đến hồ sơ quét.

Giấy chứng nhận: thể hiện đúng quy định tại Khoản 3 Điều 18 của Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT.

Số seri phát hành của Giấy chứng nhận phải được kết nối (có liên kết) với bản lưu Giấy chứng nhận (bản quét).

Số thứ tự của hồ sơ đăng ký đất đai và tài sản gắn liền với đất được thể hiện trong hồ sơ thủ tục. Liên kết với hồ sơ quét theo quy định tại Điều 23 Khoản 4 của Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT.

4. Thủ tục cập nhật, chỉnh lý biến động sổ địa chính:

4.1. Khi có biến động tách thửa để tạo ra các thửa đất mới, phần "Thay đổi về sử dụng đất, sở hữu tài sản gắn liền với đất" trên trang đăng ký thửa đất gốc sẽ được ghi lại như sau: "Tách thành các thửa đất số… (ghi lần lượt số thứ tự của các thửa đất được tách ra từ thửa đất gốc), theo hồ sơ số… (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)". Đồng thời, chúng ta sẽ lập trang sổ mới để đăng ký cho các thửa đất mới đã tách, tuân thủ quy định tại các điểm 1, 2, 3, 4 và 5 Mục II của Hướng dẫn này và phần "Thay đổi về sử dụng đất, sở hữu tài sản gắn liền với đất" trên các trang sổ địa chính mới sẽ ghi rõ: "Tách từ thửa đất số... (ghi số thửa đất gốc trước khi tách ra) theo hồ sơ số... (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)".

Trường hợp tách thửa đồng thời với chuyển quyền sử dụng đất, phần "Thay đổi về sử dụng đất, sở hữu tài sản gắn liền với đất" trên trang đăng ký cho thửa đất mới đã tách sẽ được ghi lại như sau: "Nhận chuyển nhượng (hoặc chuyển đổi, nhận thừa kế, ...) của... (ghi tên và địa chỉ của bên chuyển quyền); tách từ thửa đất số... (ghi số thửa đất gốc trước khi tách ra để chuyển quyền) theo hồ sơ số... (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)".

6.2. Khi thực hiện việc tạo thành một thửa đất mới từ việc hợp nhất các thửa đất, tại phần "Thay đổi về sử dụng đất, sở hữu tài sản gắn liền với đất" trên trang đăng ký các thửa đất ban đầu, ghi "Hợp với thửa đất số..., ..., ..., thành thửa đất số... theo hồ sơ số... (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)"; sau đó lập trang sổ mới để đăng ký cho thửa đất mới hợp theo quy định tại các điểm 1, 2, 3, 4 và 5 Mục II của Hướng dẫn này và tại phần "Thay đổi về sử dụng đất, sở hữu tài sản gắn liền với đất" thể hiện "Hợp từ các thửa đất số... theo hồ sơ số... (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)".

Trường hợp nhận chuyển quyền sử dụng đất hoặc hợp nhất quyền sử dụng đất đồng thời với hợp thửa đất, tại phần "Thay đổi về sử dụng đất, sở hữu tài sản gắn liền với đất" trên trang đăng ký cho thửa đất mới hợp thành ghi "Nhận chuyển nhượng (hoặc chuyển đổi, nhận thừa kế, ... hoặc hợp nhất quyền sử dụng đất) và hợp nhất thửa đất từ các thửa số... của... (ghi lần lượt số thửa và tên của bên chuyển quyền) theo hồ sơ số... (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)".

6.3. Khi đăng ký biến động mà không tạo thành thửa đất mới, ta cần cập nhật thông tin mới vào trang đăng ký tương ứng của thửa đất có biến động, thay thế thông tin cũ theo quy định tại các điểm 1, 2, 3, 4 và 5 Mục II trong Hướng dẫn này. Trong mục "Thay đổi về sử dụng đất, sở hữu tài sản gắn liền với đất", ta ghi rõ như sau:

a) Thời điểm đăng ký: Thể hiện thông tin về ngày, tháng, năm cập nhật và chỉnh lý biến động vào sổ địa chính.

b) Nội dung thay đổi và cơ sở pháp lý:thể hiện theo quy định tại Khoản 2 Điều 19 của Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT.

*Cơ sở pháp lý: 

– Luật đất đai năm 2013;

– Thông tư 24/2014/TT-BTNMT về hồ sơ địa chính do Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành.

- Thông tư 33/2017/TT-BTNMT chi tiết hóa Nghị định số 01/2017 ngày 06 tháng 01 năm 2017 của Chính phủ về việc sửa đổi và bổ sung một số Nghị định quy định thi hành Luật đất đai, cũng như sửa đổi và bổ sung một số điều của các Thông tư hướng dẫn thi hành Luật đất đai.