Phân loại, trách nhiệm lập và nghiệm thu hồ sơ địa chính

1. Phân loại hồ sơ địa chính:

1.1. Hồ sơ địa chính là gì?

Nói chung, khái niệm hồ sơ địa chính là một hệ thống chứa đựng các tài liệu, số liệu, bản đồ và sổ sách... chứa đựng thông tin cần thiết về các khía cạnh tự nhiên, kinh tế, xã hội và pháp lý của đất đai. Các thông tin này được thu thập trong quá trình đo đạc và xác định các thay đổi trong quyền sử dụng đất, bao gồm việc lập bản đồ địa chính, đăng ký ban đầu và đăng ký biến động đất đai cũng như cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

Tất cả thông tin về tự nhiên của đất đai được thu thập thông qua đo đạc và khảo sát. Trong khi đó, các yếu tố kinh tế của đất đai được thu thập từ việc phân loại, đánh giá và xếp hạng đất để xác định giá trị đất và thu thuế. Thông tin về các yếu tố xã hội của đất đai được thu thập từ hoạt động của nhà nước liên quan đến quyền sở hữu tài sản trên đất, quyền sử dụng đất và các giao dịch liên quan đến chuyển đổi, chuyển nhượng, cho thuê, thừa kế, hoặc thế chấp đất. Còn thông tin về yếu tố pháp lý của đất đai căn cứ vào quyết định của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền, ví dụ như quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất, và quy định pháp lý về giao đất, cho thuê đất và thu hồi đất.

Như vậy, tất cả các thông tin đất đai ở trong hồ sơ địa chính như trên là cơ sở để thực hiện quả lí nhà nước về địa chính, để bảo hộ quyền lợi hợp pháp chính đáng của người sử dụng.

1.2. Phân loại hồ sơ địa chính:

Hồ sơ địa chính như được phân tích trên bao gồm nhiều tài liệu, số liệu bản đồ, sổ sách… chứa đựng toàn bộ thông tin về đất đai. Hồ sơ này là sản phẩm do người quản lí có thẩm quyền lập và có các loại hồ sơ địa chính khác nhau tùy thuộc vào từng cơ quan quản lí.

- Hệ thống địa bạ: được xem là một hồ sơ ghi chép, cập nhật thông tin cơ bản về tình hình đất đai, bao gồm vị trí, hình thể, kích thước, ranh giới, loại đất và tên chủ sử dụng đất, được chính quyền quản lí.

- Hệ thống địa bạ bao gồm:

1. Sổ sách đăng kí thông tin: chứa thông tin về đất đai, thường được cấp và quản lí bởi cơ quan chính quyền cấp xã (hay còn gọi là cấp cơ sở).

2. Giấy tờ chứng minh xác định quyền sử dụng đất: được người sở hữu đất quản lí.

Đánh giá ưu nhược của hệ thống địa chỉ: Sử dụng hệ thống địa chỉ đơn giản và dễ thực hiện, phù hợp với quy mô sử dụng hẹp. Bên cạnh việc mang lại nhiều ưu điểm, hệ thống này cũng có nhược điểm là thông tin về đất đai không chính xác và không thống nhất trong quản lý địa chính. Việc quản lý chỉ được thực hiện ở đơn vị hành chính nhỏ và trên từng mảnh đất, lô đất. Nếu áp dụng trong quản lý đất rộng hơn, khó thực hiện và không phù hợp với các trường hợp kĩ thuật chưa phát triển. Hơn nữa, hệ thống này cũng yêu cầu điều kiện đất đai ít biến động và ít thay đổi về mục đích sử dụng cũng như chủ thể sử dụng.

- Hệ thống bằng khoán (hay còn gọi là bằng khoán điền thổ): Đây được coi là hệ thống quản lý địa chính thống nhất với sự kết hợp giữa hệ thống bản đồ địa chính và các hệ thống quản lý đồng bộ. Hệ thống này đã được áp dụng từ thời thuộc Pháp tại nước ta. Sự phát triển của nền kinh tế xã hội đã khiến cho quan hệ đất đai phát triển, đặc biệt là quan hệ hàng hóa tiền tệ cho thuê và chuyển nhượng. Vì vậy, việc xây dựng hệ thống thông tin về quản lý địa chính đã trở thành mục tiêu cần đạt được, đồng thời phát triển hệ thống bản đồ địa chính.

Nội dung của hệ thống bằng khoán bao gồm hệ thống bản đồ địa chính quy định thống nhất trên toàn quốc, hệ thống hồ sơ sổ sách để quản lý thông tin về mảnh đất và giấy chứng nhận quyền sử dụng đất trên toàn quốc. Hệ thống bằng khoán đảm bảo sự thống nhất và chặt chẽ của thông tin cũng như việc quản lý trên toàn quốc. Sử dụng hệ thống này tạo điều kiện cho phát triển quan hệ hàng hóa tiền tệ liên quan đến đất đai một cách chính xác và đầy đủ, đồng thời ngăn chặn tình trạng thông tin ngầm, tạo điều kiện cho thị trường bất động sản phát triển một cách lành mạnh.

Tuy nhiên, hệ thống bằng khoán cũng có nhược điểm của nó như: để xây dựng hệ thống này, cần đầu tư một số lượng lớn kinh phí, yêu cầu hệ thống vận hành quản lý có trình độ đầy đủ, sử dụng phương tiện hiện đại và yêu cầu cán bộ có trình độ chuyên môn cao.

– Hệ thống hỗn hợp (nghĩa là sử dụng đồng thời hai hệ thống địa bạ bằng khoán): Kết hợp hai hệ thống trên không đồng nghĩa với việc sử dụng cả hai trên một miền đất có lợi nhuận, trong khi sử dụng hệ thống địa đạo là tốt và đơn giản thì chỉ áp dụng cho những loại đất cụ thể, trong khi đất khác phải sử dụng thông tin đất đai. Thực tế là, những loại đất ít biến động nên sử dụng hệ thống điện bả sẽ đơn giản và cung cấp thông tin đầy đủ. Trong khi đó, với đất đô thị công nghiệp thường xảy ra nhiều biến động, nếu sử dụng hệ thống địa bạ thì thông tin về thửa đất sẽ không chính xác như khi sử dụng hệ thống bằng khoán. Với loại đất này, vì nó liên quan đến yếu tố kinh tế và sử dụng vốn nhiều, rất cần có thông tin được cập nhật chính xác và đầy đủ để đảm bảo sự công bằng trong việc sử dụng đất.

2. Trách nhiệm lập và nghiệm thu hồ sơ địa chính:

Theo quy định tại Điều 28 trong thông tư số 24/2014/TT-BTNMT của Bộ Tài nguyên và Môi trường về hồ sơ địa chính (sau khi được sửa đổi, bổ sung trong thông tư số 02/2023/TT-BTNMT), trách nhiệm lập và nghiệm thu hồ sơ địa chính được quy định như sau:

- Sở Tài nguyên và Môi trường tiến hành kiểm tra và nghiệm thu chất lượng hồ sơ địa chính ban đầu trước khi sử dụng. Quy trình kiểm tra được thực hiện theo quy định của Bộ Tài nguyên và Môi trường về kiểm tra, thẩm định và nghiệm thu công trình, sản phẩm địa chính.

- Cơ quan đăng ký đất đai có trách nhiệm kiểm tra việc chỉnh lý, chia tách thửa đất trên bản đồ địa chính; kiểm tra bản trích đo địa chính của thửa đất hoặc các loại bản đồ khác, bằng giấy hoặc dạng số, trước khi sử dụng để đăng ký và cấp Giấy chứng nhận đối với các trường hợp thuộc thẩm quyền. Tổ chức này cũng kiểm tra định kỳ việc cập nhật và chỉnh lý hồ sơ địa chính dạng số đã thực hiện. Đối với địa phương chưa xây dựng hồ sơ địa chính dạng số, tổ chức này cũng kiểm tra định kỳ việc cập nhật và chỉnh lý hồ sơ địa chính đối với tất cả các trường hợp đã đăng ký.

- Văn phòng đăng ký đất đai hoặc văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất tỉnh được giao trách nhiệm kiểm tra định kỳ và chỉnh lý hồ sơ địa chính do chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp quận huyện thực hiện. Mức độ kiểm tra tối thiểu là 20% số trường hợp đã cập nhật, chỉnh lý.

- Sở tài nguyên và môi trường có nhiệm vụ kiểm tra, nghiệm thu và xác nhận đối với hồ sơ địa chính tổng thể. Nếu thực hiện trích đo địa chính thửa đất, Văn phòng đăng ký đất đai phải kiểm tra chất lượng trước khi sử dụng. Đối với các địa phương chưa có bản đồ địa chính nhưng đã có các bản đồ, sơ đồ khác, Sở Tài nguyên và môi trường sẽ xem xét, quyết định việc sử dụng hoặc tổ chức chỉnh lý trước khi cấp giấy chứng nhận.

3. Quy định về thành phần hồ sơ nghiệm thu địa chính:

Các thành phần của hồ sơ gồm:

– Quyết định phê duyệt chương trình, đề án, dự án, thiết kế kỹ thuật – dự toán, nhiệm vụ của cơ quan có thẩm quyền;

– Hợp đồng kinh tế hoặc văn bản giao nhiệm vụ cho đơn vị thi công;

– Báo cáo tổng kết kỹ thuật của đơn vị thi công;

- Báo cáo kiểm tra chất lượng, khối lượng công trình và sản phẩm được viết bởi đơn vị thi công.

- Báo cáo về khối lượng phát sinh và các vấn đề gặp phải trong quá trình thi công, cùng với các văn bản xử lý từ phía chủ đầu tư hoặc cơ quan quyết định đầu tư (nếu có).

- Báo cáo từ nhà thầu về việc điều chỉnh các lỗi và xác nhận về việc điều chỉnh các sản phẩm theo yêu cầu từ chủ đầu tư (nếu có);

- Biên bản kiểm tra chất lượng và khối lượng công trình, các sản phẩm được chấp thuận bởi chủ đầu tư.

- Báo cáo giám sát và kiểm tra chất lượng và khối lượng công trình và sản phẩm được cung cấp cho chủ đầu tư.

- Biên bản kiểm tra chất lượng sản phẩm được đính kèm với phiếu ý kiến kiểm tra của chủ đầu tư.

– Báo cáo theo dõi, kiểm tra chất lượng và khối lượng công trình, sản phẩm do chủ đầu tư cấp.

Thời hạn xử lý: Trong vòng bốn ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ đối với chương trình, đề án, dự án, thiết kế kỹ thuật và dự toán, nhiệm vụ đơn giản. Trong vòng tám ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ đối với chương trình, đề án, dự án, thiết kế kỹ thuật và dự toán, nhiệm vụ phức tạp.

Cơ quan chịu trách nhiệm trực tiếp thực hiện các thủ tục hành chính là Sở Tài nguyên và Môi trường (Phòng Đo đạc bản đồ và Viễn thám).

Các công văn pháp luật được áp dụng trong bài viết:

- Luật Đất đai năm 2013;

- Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT của Bộ tài nguyên và môi trường về hồ sơ địa chính (đã được chỉnh sửa và bổ sung theo thông tư số 02/2023/TT-BTNMT).