Ứng dụng Mail mặc định trên iOS có thể mang đến cho người dùng một trải nghiệm sử dụng cơ bản và khó có thể so sánh được với các ứng dụng Mail của bên thứ ba. Tuy nhiên, ứng dụng này lại có nhiều tính năng và thủ thuật ít được biết đến, và nó có thể giúp bạn làm được nhiều việc hơn nếu bạn có thể tận dụng những tính năng này.
Bài viết này chúng ta sẽ cùng nhau tham khảo qua những mẹo và thủ thuật rất hay trong ứng dụng Mail trên iPhone mà có thể bạn chưa biết. Cụ thể như sau.
Thiết lập lịch gửi email
Một trong những tính năng nổi bật của Apple Mail là khả năng thiết lập lịch gửi email trên iPhone của bạn. Điều này giúp bạn có thể tự do soạn email trước và lên lịch gửi tự động vào ngày và giờ cụ thể.
Để lên lịch gửi email trong Apple Mail dễ dàng hơn, bạn chỉ cần nhấn và giữ vào nút Gửi. Khi đó, một menu các lựa chọn lên lịch sẽ hiện ra để bạn sử dụng.
Hủy thao tác gửi mail ngay khi bạn nhấn gửi
Một ưu điểm khác của việc sử dụng Apple Mail trên iPhone là bạn có thể can thiệp và hủy ngay tác vụ gửi ngay sau khi nhấn vào biểu tượng gửi mail. Điều này có thể hữu ích khi bạn vô tình gửi email hoặc nhận ra có lỗi trong email sau khi gửi.
Để hủy gửi email, hãy nhấn vào nút "Hoàn tác gửi" xuất hiện ở cuối màn hình ngay sau khi bạn gửi email. Thao tác này sẽ đưa bạn trở lại màn hình soạn thư, nơi bạn có thể sửa đổi email và tiến hành gửi lại. Ngoài ra, nếu bạn muốn soạn 1 email khác thay thế, hãy nhấn nút "Hủy" ở góc trên cùng bên trái để hủy gửi email và chuyển nó vào Thư nháp.
Theo cài đặt mặc định, Apple cho phép bạn hoàn tác việc gửi email trong vòng 10 giây. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi thời gian này để có thêm thời gian nhớ lại email đã gửi. Để thực hiện điều này, bạn chỉ cần vào Cài đặt > Mail, sau đó tìm đến mục "Độ trễ hoàn tác gửi" và thay đổi thời gian theo ý thích của bạn.
Nhận nhắc thông báo email về liên hệ mà bạn quan tâm.
Nếu đợi email quan trọng và có nguy cơ quên nếu bận rộn, bạn có thể sử dụng tính năng Theo dõi trong Apple Mail.
Khi kích hoạt tính năng "Theo dõi" trong Apple Mail, email đã gửi sẽ tự động xuất hiện trở lại đầu hộp thư sau 3 ngày nếu không nhận được phản hồi, giúp bạn dễ dàng tiếp tục gửi email mới. Tính năng này cũng có sẵn trong Apple Mail trên macOS.
Khi email quay trở lại hộp thư đến của bạn, hãy mở nó và bạn sẽ thấy nút Theo dõi. Bạn chỉ cần nhấn vào đó để bắt đầu soạn email mới.
Thiết lập nhắc nhở để không bao giờ quên trả lời email.
"Nhắc tôi" là một tính năng khác của Apple Mail, có thể ít được cho những ai hay quên việc trả lời email. Nó cho phép bạn thêm lời nhắc vào email để bạn có thể quay lại vào một thời điểm cụ thể để trả lời cho email này.
Để thiết lập lời nhắc, hãy đi tới hộp thư đến của bạn và tìm email mà bạn muốn thiết lập lời nhắc. Vuốt sang phải trên đó và chọn "Nhắc tôi" (biểu tượng đồng hồ màu tím). Khi đó, một cửa sổ thiết lập sẽ xuất hiện để bạn lựa chọn thời điểm tốt nhất để bạn trả lời cho email này.
Sau khi hoàn tất thiết lập, các email có thiết lập nhắc nhở sẽ tự động hiển thị trong thư mục "Nhắc tôi", giúp bạn dễ dàng thao tác mà không cần phải tìm kiếm trong Hộp thư đến.
Tạo sự nổi bật cho nội dung email bằng cách tùy chỉnh định dạng văn bản.
Việc định dạng văn bản cho phép bạn truyền tải những điểm cần rút ra hoặc làm nổi bật lời kêu gọi hành động trong email của bạn một cách hiệu quả hơn. Ứng dụng Mail có nhiều tùy chọn định dạng để giúp bạn làm nổi bật văn bản email của mình.
Để truy cập các tùy chọn này, hãy nhấn biểu tượng "<" ở đầu bàn phím. Hoặc với các dòng máy iPhone có màn hình lớn, các tùy chọn này sẽ hiển thị sẵn để có thể sử dụng ngay.
Chuyển đổi email thành PDF
Nếu bạn muốn lưu lại nội dung email để có thể xem lại khi không có kết nối mạng hoặc chia sẻ với ai đó, bạn có thể chuyển đổi nội dung đó sang định dạng PDF ngay trong ứng dụng Mail trên iPhone.
Để thực hiện điều này, bạn cần mở email mà bạn muốn chuyển thành PDF. Tiếp theo, nhấn vào nút "Trả lời" ở phía dưới màn hình.
Sau đó, chọn mục "In" và nhấn vào biểu tượng Chia sẻ ở phía trên, sau đó chọn "Lưu thành Tệp".
Sử dụng chữ ký email cá nhân
Chữ ký email có nhiều ứng dụng khác nhau, tuy nhiên quan trọng nhất là nó làm tăng tính hợp pháp cho email của bạn và giúp bạn trở nên chuyên nghiệp hơn.
Theo mặc định, Apple Mail sẽ tự động sử dụng "Đã gửi từ iPhone của tôi" làm chữ ký mặc định trên iPhone của bạn. Tuy nhiên, điều này có vẻ không chuyên nghiệp và đơn điệu. May mắn thay, Apple cho phép bạn tạo chữ ký cá nhân trong ứng dụng Apple Mail trên iPhone, giúp bạn thêm phong cách riêng vào email của mình. Để làm điều này, bạn có thể mở Cài đặt > Thư > Chữ ký.
Quản lý đa tài khoản email và thiết lập tài khoản mặc định
Nếu bạn có nhiều tài khoản email, việc thêm tất cả chúng vào ứng dụng Mail trên iPhone có thể giúp bạn quản lý chúng hiệu quả hơn. Để thực hiện việc này, hãy vào Cài đặt > Mail > Tài khoản > Thêm tài khoản.
Sau khi tài khoản của bạn được thêm, bạn có thể tìm thấy tài khoản đó trong "Hộp thư". Từ đây, bạn cũng có thể chuyển qua lại giữa tất cả các tài khoản của mình để xem hoặc gửi email. Với nhiều tài khoản được thêm vào Apple Mail, mỗi lần soạn email mới, bạn sẽ phải chọn thủ công tài khoản mà bạn muốn gửi email đó. Nhưng bạn có thể tránh rắc rối bằng cách thiết lập tài khoản mặc định cho Apple Mail.
Để thực hiện điều này, bạn cần trở lại Cài đặt > Mail > Tài khoản mặc định và chọn tài khoản mà bạn muốn đặt làm tài khoản mặc định trong Apple Mail.
Apple đã thêm tính năng cho phép người dùng dễ dàng thực hiện một số thao tác trên email trong ứng dụng Mail thông qua cử chỉ vuốt. Bạn có thể truy cập những hành động này bằng cách vuốt sang trái hoặc phải trên email.
Mặc định, vuốt sang trái sẽ hiển thị tùy chọn "Gắn cờ", trong khi vuốt sang phải sẽ hiển thị "Đánh dấu là đã đọc". Tuy nhiên, nếu bạn muốn tinh chỉnh các cử chỉ hiển thị những hành động mà bạn thường xuyên sử dụng, bạn có thể tùy chỉnh cài đặt cho phép.
Để thực hiện điều này, bạn cần vào Cài đặt > Mail > Tùy chọn vuốt. Tại đây, bạn có thể thiết lập các thao tác vuốt tương ứng với các hành động bạn muốn thực hiện.
Apple đã liên tục cập nhật ứng dụng Mail trong nhiều năm qua để làm cho nó trở nên hữu ích hơn. Với những tính năng mới gần đây, việc sử dụng ứng dụng này trở nên dễ dàng hơn, đặc biệt là đối với người dùng iPhone mới, và nó cũng trở thành ứng dụng email hấp dẫn hơn cho hầu hết mọi người.
Một ví dụ về sự khó tính của việc sử dụng email là khi Bill Gates đã gửi một email 'châm biếm, chỉ trích' cho nhân viên lúc nửa đêm.
