Ủy quyền tham gia hội nghị nhà chung cư thế nào cho đúng?
Ủy quyền tham gia hội nghị nhà chung cư: Quyền hợp pháp cho người dân sống tại căn hộ chung cư khi không thể tham dự trực tiếp Những điều cần biết về hội nghị nhà chung cư và mẫu giấy ủy quyền
1. Ủy quyền tham gia hội nghị nhà chung cư thế nào cho đúng?
Tại các Điều 13, Điều 14 và Điều 15 trong Thông tư 05/2021/VBHN-BXD về quy chế quản lý sử dụng căn hộ chung cư, quy định rằng người tham dự hội nghị nhà chung cư chỉ cần là đại diện chủ sở hữu căn hộ trong tòa nhà và không được yêu cầu phải là chủ sở hữu căn hộ đó.Căn cứ vào khoản 4 của Điều 16 trong Thông tư 05/2021/VBHN-BXD về quy chế quản lý sử dụng căn hộ chung cư, chủ sở hữu căn hộ chung cư hoặc chủ sở hữu các phần diện tích khác trong tòa nhà có thể ủy quyền cho chủ sở hữu khác trong tòa nhà hoặc người đang sử dụng căn hộ chung cư tham gia cuộc họp và biểu quyết thay mặt cho mình tại hội nghị nhà chung cư.
Theo quy định về quy chế quản lý và sử dụng nhà chung cư trước đây, mỗi chủ sở hữu căn hộ hoặc phần diện tích khác trong nhà chung cư chỉ được ủy quyền cho một người đang sử dụng căn hộ hoặc phần diện tích khác trong nhà chung cư đó để tham dự hội nghị nhà chung cư. Tuy nhiên, theo quy định hiện nay, pháp luật không giới hạn số lượng người được ủy quyền bởi một chủ sở hữu. Ngoài ra, theo quy định tại khoản 3 Điều 141 Bộ Luật dân sự năm 2015, một cá nhân hoặc pháp nhân có thể đại diện cho nhiều cá nhân hoặc pháp nhân khác, với điều kiện không được nhân danh người mà mình đại diện để thực hiện giao dịch dân sự với chính mình hoặc bên thứ ba mà mình cũng đại diện cho họ (trừ khi pháp luật có quy định khác). Do đó, một chủ sở hữu có thể nhận ủy quyền tham dự hội nghị cho nhiều người, nhưng cần đảm bảo số lượng người tham gia để hội nghị nhà chung cư diễn ra.
Hiện nay, theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015, không bắt buộc thực hiện công chứng hoặc chứng thực hợp đồng ủy quyền và văn bản ủy quyền. Đồng thời, Luật Công chứng năm 2015 chỉ quy định về thủ tục công chứng hợp đồng uỷ quyền mà không bắt buộc công chứng. Điều này có nghĩa là văn bản ủy quyền tham gia hội nghị nhà chung cư không bắt buộc phải được công chứng hoặc chứng thực, nhưng vẫn được pháp luật chấp nhận.
Như vậy, để tham gia hội nghị nhà chung cư, chỉ cần thực hiện ủy quyền theo các điều khoản đã thỏa thuận và ký kết văn bản ủy quyền (không yêu cầu công chứng, chứng thực). Người được ủy quyền phải là người đang sống tại cùng chung cư đó (có thể là chủ sở hữu của căn chung cư khác hoặc người đang sử dụng căn chung cư khác).
2. Có bắt buộc tham gia hội nghị nhà chung cư không?
2.1. Hội nghị nhà chung cư là gì?
Căn cứ vào điều 102 của Luật nhà ở năm 2014, Hội nghị nhà chung cư là cuộc họp của các chủ sở hữu và người sử dụng căn chung cư (trường hợp chủ sở hữu không tham gia).Có thể hiểu rằng hội nghị nhà chung cư là cuộc họp giữa ban quản lý hoặc chủ sở hữu của tòa nhà chung cư với chủ sở hữu căn hộ hoặc người dùng. Hội nghị này được tổ chức để cư dân và quản lý có cơ hội gặp gỡ, thảo luận và đưa ra quyết định về các vấn đề liên quan đến hoạt động của chung cư như quản lý và bảo trì tòa nhà, việc thu thập và sử dụng quỹ phí, tuyển dụng và chấm dứt hợp đồng nhân viên quản lý, công việc bảo trì và sửa chữa, kiểm tra an ninh và vệ sinh, và các quyết định về thành viên ban quản trị và bản nội quy quản lý chung cư.
2.2. Có bắt buộc tham gia hội nghị nhà chung cư không?
Theo quy định tại Thông tư số 05/2021/VBHN-BXD về quản lý sử dụng nhà chung cư, hội nghị nhà chung cư được chia thành ba loại, bao gồm: Hội nghị nhà chung cư lần đầu, Hội nghị nhà chung cư bất thường và Hội nghị nhà chung cư thường niên. Điều kiện về số lượng người tham dự cuộc họp hội nghị nhà chung cư được quy định như sau:* Đối với hội nghị nhà chung cư lần đầu:
- Tối thiểu 75% chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao phải tham dự hội nghị; nếu không đạt được tỷ lệ này trong hội nghị chung cư lần đầu, cần triệu tập hội nghị lần thứ hai khi có ít nhất 50% chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao.
- Đối với cụm nhà chung cư, hội nghị lần đầu phải có đủ số người đã đồng ý nhập tòa nhà vào cụm nhà chung cư tham dự; nếu không đạt được số lượng này, cần triệu tập hội nghị lần thứ hai khi có ít nhất 50% số người đã đồng ý nhập tòa nhà vào cụm nhà chung cư. Nếu không đủ số người tham dự trong hội nghị lần thứ hai, ban quản lý tòa nhà cần đề nghị Ủy ban nhân dân cấp phường tổ chức hội nghị theo quy định; trừ khi tòa nhà trong cụm đã quy định tổ chức họp hội nghị riêng.
- Trong trường hợp tòa nhà chung cư trong cụm không đủ người tham dự hội nghị sau lần triệu tập thứ hai theo quy định, các chủ sở hữu tòa nhà này có quyền tổ chức hội nghị nhà chung cư bất thường để thành lập Ban quản trị tòa nhà riêng theo quy định pháp luật.
- Trong trường hợp tổ chức họp hội nghị tập thể cư dân tại tòa chung cư để bầu chọn Trưởng ban hoặc cả Ban quản trị mới cho tòa chung cư, hoặc để thảo luận và quyết định về các nội dung của pháp luật liên quan, thì yêu cầu số đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao phải chiếm ít nhất 50% để tham gia.
- Trong trường hợp mỗi tòa chung cư trong khu đô thị có một đơn vị quản lý riêng, và tòa chung cư đó đề nghị thay đổi đơn vị quản lý hoặc điều chỉnh giá dịch vụ quản lý, thì yêu cầu số đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao phải chiếm ít nhất 50% để tham gia và chỉ tổ chức cuộc họp bất thường cho cư dân của tòa chung cư đó để quyết định.
- Trong trường hợp bầu thay thế cho Phó ban quản trị hoặc các thành viên Ban quản trị là đại diện của tòa nhà trong cụm nhà chung cư, cần tổ chức một hội nghị nhà chung cư bất thường để bầu các thành viên mới. Hội nghị này chỉ diễn ra khi có tối thiểu 50% số đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao từ tòa nhà tham dự.
- Nếu muốn tổ chức một hội nghị cụm nhà chung cư để thảo luận về các vấn đề liên quan đến nhà ở theo quy định, cần đáp ứng yêu cầu là có ít nhất 75% số người đã đề nghị tổ chức họp sẽ tham dự hội nghị nhà chung cư bất thường.
* Với hội nghị nhà chung cư thường niên:
- Tổ chức hàng năm, đảm bảo có ít nhất 30% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự. Trường hợp có số lượng ít hơn, các chủ sở hữu nhà chung cư phải thống nhất.
- Đối với hội nghị thường niên của tòa nhà chung cư, khi quyết định bầu, thay thế Trưởng ban hoặc Phó ban quản trị, miễn nhiệm hoặc bãi miễn các thành viên Ban quản trị và bầu Ban quản trị mới, tối thiểu phải có 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự.
- Đối với hội nghị thường niên của cụm nhà chung cư, khi quyết định bầu Trưởng ban quản trị hoặc quyết định về các vấn đề khác theo quy định, tối thiểu phải có 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao của cụm nhà chung cư tham dự.
Như vậy, số lượng người tham gia họp hội nghị nhà chung cư phải đáp ứng ít nhất 50% số đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao. Tuy nhiên, yêu cầu về số lượng người tham dự có thể khác nhau tùy thuộc vào mục đích tổ chức cuộc họp. Tham gia họp hội nghị nhà chung cư là không bắt buộc, nhưng cần đảm bảo đủ số lượng trong các phiên họp theo quy định của pháp luật.
3. Mẫu giấy ủy quyền tham gia hội nghị nhà chung cư:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập – Tự do – Hạnh phúc
GIẤY ỦY QUYỀN THAM DỰ HỘI NGHỊ NHÀ CHUNG CƯ … NĂM 20…
Tên chủ sở hữu: ……
Người đại diện: …..
Số CCCD/CMND/Hộ chiếu(đối với cá nhân): ……Ngày cấp … Nơi cấp: …
Địa chỉ liên hệ: …..
Hiện đang sở hữu căn hộ/phần diện tích: ……tại chung cư ……
ỦY QUYỀN CHO
Ông/Bà: ……
Số CCCD/CMND: …… Ngày cấp: …… Nơi cấp: ……
Địa chỉ: …….
Tôi/Chúng tôi có vinh dự được đại diện tham gia Hội nghị nhà chung cư …… diễn ra vào ngày …/…/20… và sẽ tham gia bỏ phiếu về tất cả các vấn đề có liên quan trong Hội nghị.
Tôi/Chúng tôi xác nhận trách nhiệm hoàn toàn về việc ủy quyền này và cam kết không đề xuất bất kỳ khiếu nại nào liên quan đến các quyết định/biểu quyết của người được ủy quyền tại Hội nghị nhà chung cư...
Lưu ý: Giấy ủy quyền chỉ có giá trị trong Hội nghị nhà chung cư thường niên năm 20... Người được ủy quyền không được ủy quyền cho bất kỳ người thứ ba nào.
Người ủy quyền cần là người sở hữu căn hộ (có tên ký trong hợp đồng mua bán căn hộ hoặc có tên trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và sở hữu nhà).
Hà Nội, ngày …tháng…năm 20…
| BÊN ỦY QUYỀN (Ký, ghi rõ họ tên) | BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký, ghi rõ họ tên) |
– Luật Nhà ở năm 2014;
– Bộ luật dân sự năm 2015;
– Luật công chứng năm 2015;
– Thông tư 02/2016/TT-BXD Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư do Bộ trưởng Bộ Xây dựng ban hành;
- Thông tư 06/2019/TT-BXD đã được sửa đổi để liên quan đến việc quản lý và sử dụng nhà chung cư, được ban hành bởi Bộ trưởng Bộ Xây dựng;
- Thông tư 05/2021/VBHN-BXD đã được ban hành như là văn bản hợp nhất về quy chế quản lý và sử dụng nhà chung cư, do Bộ trưởng Bộ Xây dựng ban hành.
