Hồ sơ hoàn công chuẩn của Bộ Xây dựng, quy trình thực hiện

1. Hồ sơ hoàn công được hiểu như thế nào?

1.1. Hồ sơ hoàn công là gì?

Hồ sơ hoàn công là quá trình ghi lại toàn bộ quá trình kiểm duyệt và nhật ký của các công trình xây dựng sau khi hoàn thành. Hồ sơ hoàn công bao gồm nhiều giấy tờ và tài liệu khác nhau, bao gồm: phê duyệt đầu tư, phê duyệt dự án, khảo sát quá trình xây dựng, thiết kế, dự toán chi phí thi công và các quá trình liên quan khác.

1.2. Vai trò của hồ sơ hoàn công: 

Bất kể giấy tờ nào do cơ quan nhà nước cấp có vai trò và mục đích nhất định. Sau khi hoàn tất quy trình xây dựng, hồ sơ hoàn công được coi là thủ tục cuối cùng để hợp thức hóa công trình xây dựng theo pháp luật. Hồ sơ hoàn công đóng vai trò quan trọng đối với chủ đầu tư và những người liên quan. Có một số vai trò của hồ sơ hoàn công như sau:

- Hồ sơ hoàn công có vai trò quan trọng trong quá trình thanh toán kiểm kê sau khi hoàn thành các công việc xây dựng, phục vụ cho quá trình quyết toán và thanh tra của công trình.

- Hồ sơ hoàn công cũng là tài liệu cần thiết để chủ đầu tư có thể đề xuất các phương án bảo vệ cho công trình xung quanh trong quá trình thi công.

- Hồ sơ hoàn công được sử dụng để thực hiện công tác nghiệm thu và hoàn thành các phần công trình cụ thể, bao gồm cả các dự án được thực hiện theo hợp đồng trọn gói... việc nghiệm thu và thanh toán được tiến hành theo từng giai đoạn, được chia thành nhiều giai đoạn riêng biệt, và nghiệm thu sẽ được tiến hành sau khi hoàn thành mỗi phần;

- Cuối cùng, hồ sơ hoàn công cung cấp thông tin đầy đủ cho các cơ quan nhà nước để dễ dàng hiểu và nghiên cứu về toàn bộ công trình, bao gồm tình trạng các bản vẽ, vị trí lắp đặt của các thiết bị...

2. Hồ sơ hoàn công chuẩn của Bộ Xây dựng gồm những giấy tờ gì?

Hiện nay, luật pháp Việt Nam đã phân chia quyền sở hữu tài sản của cá nhân và tổ chức thành hai loại chính: Tài sản cần đăng ký sở hữu (như đất đai, xe cộ...) và tài sản không cần đăng ký sở hữu (thường là động sản). Nhà ở và các công trình xây dựng thuộc vào nhóm tài sản cần đăng ký sở hữu. Để đăng ký quyền sở hữu, điều không thể thiếu là thực hiện thủ tục hoàn công để công trình được công nhận về pháp lý.

Hồ sơ hoàn công là cơ sở pháp lý để các cơ quan chức năng tiến hành xét duyệt giấy phép hoàn công. Nếu hồ sơ hoàn công đầy đủ, thủ tục sẽ được tiến hành nhanh chóng và chủ đầu tư sẽ nhận được giấy phép hoàn công ngay trong thời gian ngắn nhất. Tuy nhiên, nếu hồ sơ hoàn công thiếu một số loại chứng từ, các cơ quan chức năng sẽ yêu cầu bổ sung. Lúc này, chủ đầu tư sẽ phải dành nhiều công sức, thời gian và cả tiền bạc để hoàn thiện hồ sơ.

Ngoài ra, để được cấp lại sổ hồng (giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản liên quan) sau quá trình hoàn thiện, hoàn công được xem là một điều kiện cần. Đối với nhà riêng, hoàn công phải được thực hiện trước khi làm thủ tục xin cấp sổ. Một thực tế là, nếu không hoàn công, ngôi nhà vẫn có sổ hồng, tuy nhiên, sổ hồng chưa hoàn công sẽ khác về hình thức và giá trị so với sổ hồng hoàn công.

Theo Thông tư số 05/2015/TT-BXD ngày 30/10/2015 của Bộ Xây dựng về quản lý chất lượng xây dựng và bảo trì nhà ở riêng lẻ, giấy tờ hoàn công bao gồm các loại cơ bản sau:

- Giấy phép xây dựng được coi là một tài liệu pháp lý được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền cho chủ đầu tư để thực hiện việc xây dựng mới, sửa chữa, cải tạo và di dời công trình;

- Báo cáo kết quả khảo sát xây dựng là một phần quan trọng trong hồ sơ hoàn công và phải được lưu trữ theo các quy định của luật pháp.

- Hồ sơ thiết kế và bản vẽ thi công xây dựng bao gồm bản vẽ cấu trúc, bản vẽ kiến trúc, bản vẽ sơ đồ điện nước liên quan đến quá trình xây dựng của chủ đầu tư;

- Báo cáo thẩm tra kết quả và văn bản thẩm định kết quả thiết kế bản vẽ thi công xây dựng.

- Chủ nhà ký hợp đồng xây dựng với các nhà thầu để thực hiện khảo sát, thiết kế, thi công, và giám sát việc xây dựng. Hợp đồng đảm bảo tính thống nhất và không bị ép buộc hoặc lừa dối theo quy định của pháp luật dân sự.

- Bản vẽ hoàn công được tạo ra khi có sự thay đổi trong quá trình thi công so với bản vẽ gốc. Bản vẽ hoàn công hiển thị chi tiết về vị trí, kích thước, vật liệu và thiết bị thực tế được sử dụng, như đã quy định tại Điều 2 của Phụ lục 2B nghị định số 06/2021/NĐ-CP của Chính phủ về quản lý chất lượng thi công xây dựng và bảo trì công trình.

– Báo cáo kết quả thí nghiệm, kiểm định, phân tích và dựa trên quy định của luật pháp;

– Các văn bản thỏa thuận, chấp thuận, xác nhận từ các tổ chức, cơ quan Nhà nước có thẩm quyền về an toàn phòng cháy chữa cháy cũng như vận hành thang máy trong công trình thi công này (nếu có).

Lưu ý khi thực hiện hồ sơ hoàn công: Trong trường hợp nhà xây dựng không tuân thủ đúng giấy phép, chủ sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định của pháp luật. Đối với công trình xây nhà riêng lẻ tại nông thôn, mức phạt sẽ từ 1 triệu đồng đến 2 triệu đồng; đối với công trình xây nhà riêng lẻ tại đô thị, mức phạt sẽ từ 5 triệu đồng đến 10 triệu đồng (theo Khoản 4 Điều 15 nghị định số 139/2017/NĐ-CP của Chính phủ về xử phạt hành chính trong lĩnh vực xây dựng). Bên cạnh việc bị phạt tiền, chủ đầu tư còn bị buộc phải khắc phục hậu quả, và cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ yêu cầu tự phá dỡ phần công trình xây nhà không tuân thủ nội dung giấy phép. Trường hợp không tuân thủ quy định tự phá dỡ, sẽ bị cưỡng chế phá dỡ.

3. Quy trình thực hiện hồ sơ hoàn công: 

Để làm hồ sơ hoàn công, bạn cần thực hiện theo 4 bước sau đây:

Bước 1: Định rõ điều kiện để hoàn công. Để được hoàn công, nhà ở công trình phải đáp ứng những yêu cầu nhất định như chất lượng công trình, văn bản nghiệm thu phòng cháy chữa cháy và xác nhận hoàn thành công trình bảo vệ môi trường từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền (nếu cần).

Bước 2: Xác định tình trạng hiện tại của công trình hoàn công. Các bên có thẩm quyền sẽ thực hiện kiểm kê để xác định lại tình trạng hiện tại của công trình và chuẩn bị giấy tờ cần thiết.

Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ, bao gồm giấy tờ và tài liệu đã được phân tích ở phần trước.

Bước 4: Gửi hồ sơ hoàn công. Trước khi gửi hồ sơ hoàn công, cần lưu ý các điểm sau: Kiểm tra tình trạng công trình để biết được các công việc đã được thực hiện. Điều này rất quan trọng để thu thập chứng từ; Xem xét từng công việc để danh sách tất cả các chứng từ cần có; Kiểm tra lại hồ sơ hoàn công nhiều lần trước khi nộp cho cơ quan chức năng có thẩm quyền; Tìm ý kiến từ chuyên gia để nhận được sự tư vấn tốt nhất.

Bước 5: Về việc hoàn tất thời gian, hiện tại pháp luật Việt Nam chưa có quy định cụ thể về thời gian cấp giấy chứng nhận hoàn công cho các công trình xây dựng. Tuy nhiên, thông thường sau khi nộp hồ sơ hợp lệ và xác minh đầy đủ, cơ quan chức năng sẽ tiến hành kiểm tra để xem xây dựng có tuân thủ đúng quy định hay không. Nếu thấy phù hợp, thủ tục giấy tờ sẽ được hoàn tất và sau đó cấp giấy chứng nhận. Thời gian trung bình từ khi nộp hồ sơ cho đến khi nhận giấy chứng nhận là khoảng 2 tháng, không tính thời gian chuẩn bị hồ sơ hoàn công.

4. Thẩm quyền nhận hồ sơ hoàn công:

Theo quy định tại khoản 2 Điều 89 của Luật Xây dựng năm 2014 hiện hành, chỉ một số công trình được miễn làm giấy tờ hoàn công như: Công trình bí mật nhà nước, công trình xây dựng ở nông thôn thuộc khu vực chưa có quy hoạch phát triển đô thị và quy hoạch xây dựng, nhà ở riêng lẻ ở nông thôn, nhà ở riêng lẻ xây dựng trong khu bảo tồn, khu di tích lịch sử – văn hóa... Ngoài những trường hợp nêu trên, các trường hợp khác đều phải tiến hành thủ tục cấp phép xây dựng. Do đó, các công trình xây dựng tại đô thị đều phải trải qua thủ tục cấp giấy tờ hoàn công. Thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ hoàn công cũng thuộc nhiệm vụ của các cơ quan nhà nước khác nhau. Uỷ ban nhân dân quận, huyện, cấp xã hoặc Sở Xây dựng được ủy quyền để xử lý hồ sơ hoàn công xây dựng tùy theo mức độ thi công.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

– Luật Xây dựng năm 2014 (sửa đổi, bổ sung năm 2020);

- Nghị định mới nhất của Chính phủ về quản lý chất lượng thi công xây dựng và bảo trì công trình là Nghị định số 06/2021/NĐ-CP.

- Nghị định số 139/2017/NĐ-CP của Chính phủ đặt ra quy định về xử phạt hành chính trong lĩnh vực xây dựng.