Hồ sơ hoàn công là gì? Hồ sơ hoàn công xây dựng nhà ở?

1. Hồ sơ hoàn công là gì?

Hồ sơ hoàn thiện công trình là đây đủ thông tin, tư liệu cùng những ghi chú lưu trữ lại các thông số và quá trình xây dựng công trình. Điều này bao gồm bản phê duyệt đầu tư, bản khảo sát ban đầu trước khi xây dựng được ghi lại trong văn bản, cùng với bản dự toán chi phí để hoàn thành công trình. Hồ sơ hoàn thiện công trình là tập hợp các tài liệu liên quan đến quá trình xây dựng một công trình từ giai đoạn hình thành dự án cho đến khi hoàn thiện công trình.

Hồ sơ hoàn thiện công trình là một thủ tục quan trọng và bắt buộc phải thực hiện để nghiệm thu công trình và thông báo cho cơ quan Nhà nước trước khi công trình được đưa vào sử dụng. Thủ tục này áp dụng cho cả công trình lớn và nhỏ nếu có yêu cầu xin cấp phép xây dựng. Tuy nhiên, đối với việc xây dựng nhà ở không bắt buộc phải xin cấp phép xây dựng trước khi tiến hành thi công, thì không cần thực hiện thủ tục hoàn thiện công trình.

Mục đích của việc làm hồ sơ hoàn công là để đảm bảo công trình xây dựng được hoàn thành đúng thời hạn và kinh phí đầu tư. Đồng thời, sau khi hoàn thành thi công, nhà thầu cần lập hồ sơ hoàn công và tiến hành nghiệm thu toàn phần công trình. Việc này rất quan trọng vì nó tạo cơ sở cho việc thiết kế phương án bảo vệ công trình và thanh toán, quyết toán phục vụ cho việc kiểm toán. Hồ sơ hoàn công cũng cung cấp thông tin về cấu trúc và tình trạng ban đầu của công trình để quản lý và bảo dưỡng công trình đúng cách, đảm bảo tuổi thọ và an toàn cho người sử dụng công trình đó.

2. Hồ sơ hoàn công xây dựng nhà ở:

2.1. Hồ sơ hoàn công bao gồm những gì?

Hiện nay, Bộ Xây dựng có quy trình thực hiện hồ sơ hoàn công và yêu cầu chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ theo Thông tư số 05/2015/TT-BXD (30/10/2015) về quản lý chất lượng xây dựng và bảo trì nhà ở riêng lẻ. Bộ hồ sơ hoàn công bao gồm 4 loại giấy tờ cơ bản.

– Giấy phép xây dựng;

– Báo cáo kết quả khảo sát xây dựng;

– Hồ sơ thiết kế, bản vẽ thi công xây dựng;

– Báo cáo kết quả thẩm tra và văn bản kết quả thẩm định thiết kế bản vẽ thi công xây dựng.

Ngoài giấy tờ trên, căn cứ vào tình hình thực tế của công trình nhà ở mà sẽ có thêm những loại giấy tờ khác như:

– Bản vẽ hoàn công.

- Báo cáo kết quả kiểm định và thí nghiệm.

- Văn bản thỏa thuận, xác nhận, và chấp thuận từ các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền về vận hành thang máy và phòng cháy chữa cháy.

Hợp đồng xây dựng được ký kết giữa chủ nhà và các nhà thầu, nhà thiết kế và người giám sát thi công.

Quy trình làm hồ sơ hoàn công yêu cầu sự phối hợp của nhiều cá nhân liên quan, đặc biệt là chủ đầu tư và nhà thầu. Hai bên này chịu trách nhiệm duy trì quan hệ tương tác để đảm bảo công trình được xây dựng và hoạt động theo quy định pháp luật.

Về phía Nhà thầu, cần chuẩn bị các giấy tờ sau đây: Hợp đồng thi công, biên bản thanh lý hợp đồng thi công, hóa đơn tài chính theo hợp đồng thi công, bản vẽ hoàn công, biên bản kiểm tra hoàn thành công trình xây dựng, giấy chứng nhận giấy phép thi công của Nhà thầu.

Về phía chủ đầu tư, cần chuẩn bị các giấy tờ sau đây: Đơn đề nghị đăng ký biến động tài sản, giấy chứng nhận quyền sử dụng nhà ở và đất ở, bản vẽ xin phép xây dựng kèm giấy cấp phép xây dựng, tờ khai lệ phí đất, tờ khai lệ phí trước bạ, giấy tờ cá nhân của người đứng tên sở hữu.

2.2. Quy trình hoàn công nhà ở:

Hướng dẫn cách xử lý hồ sơ hoàn công nhà ở trong 4 bước phía dưới nếu bạn gặp khó khăn về quy trình:

Bước 1: Sắp xếp hồ sơ:

Hoàn công là một bước quan trọng sau khi hoàn thành công trình xây dựng. Sau khi hoàn tất công đoạn thi công, đơn vị thi công phải đảm nhận việc dọn dẹp công trình và chuẩn bị tài liệu nghiệm thu. Đồng thời, cần lập bản vẽ hoàn công. Chủ đầu tư và nhà thầu thi công phải chuẩn bị hồ sơ hoàn công, bao gồm các giấy tờ đã được trình bày ở trên.

Sau đó, hồ sơ hoàn công sẽ được nộp tại nơi tiếp nhận và giải quyết.

Đối với mỗi loại công trình xây dựng, yêu cầu nộp hồ sơ tại Cơ quan nhà nước có thẩm quyền phụ thuộc vào tính chất và quy mô của công trình. Trong trường hợp xây dựng nhà ở, người dân cần nộp hồ sơ tại UBND quận/huyện/xã. Văn phòng một cửa hoặc Uỷ ban nhân dân cấp xã sẽ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả cho nhà ở riêng lẻ tại đô thị hoặc nông thôn.

Sau khi nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền, hồ sơ sẽ được chuyển đến phòng Quản lý đô thị để tiến hành xử lý. Cán bộ của cơ quan này sẽ nhanh chóng kiểm tra và xác minh tính phù hợp của việc xây dựng, đồng thời ký vào các biên bản kiểm tra cùng chủ sở hữu công trình.

Trong trường hợp hồ sơ hợp lệ, phòng Quản lý đô thị tự lập sẽ báo cáo và nhờ Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện ký phê duyệt, đồng thời lập Phiếu chuyển Chi cục Thuế để xác định nghĩa vụ tài chính của người dân. Trong trường hợp hồ sơ không hợp lệ, cơ quan này sẽ soạn thảo và ký công văn trả lời cho người nộp hồ sơ để thông báo rằng hồ sơ không được tiếp nhận và xử lý.

Bước 3. Thực hiện nghĩa vụ về thuế:

Chủ sở hữu đến Chi cục Thuế tại địa phương để nộp các loại phí theo quy định.

Bước 4: Nhận Giấy chứng nhận hoàn công:

Chủ sở hữu mang biên nhận thanh toán thuế tới Văn phòng một cửa của Uỷ ban nhân dân quận, huyện để nhận Giấy chứng nhận cho chủ sở hữu.

Lưu ý: Thời gian hoàn thành thủ tục hoàn công thông thường tốn khoảng 60 ngày. Tuy nhiên, thời gian này có thể khác nhau tuỳ theo từng hồ sơ và từng địa phương cụ thể.

3. Các trường hợp được miễn phép hoàn công xây dựng:

Hoàn công xây dựng là quy trình pháp lý trong quá trình thực hiện công tác xây dựng. Việc hoàn công là điều kiện cần để nhận được giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà và tài sản liên quan đến đất. Tuy nhiên, cũng có những trường hợp được miễn phép hoàn công xây dựng. Quy định này được ghi nhận tại khoản 30 Điều 1 của Luật Xây dựng sửa đổi, bổ sung năm 2020, điều chỉnh như sau:

- Công trình xây dựng được Nhà nước phê duyệt để bảo vệ bí mật nhà nước hoặc quốc phòng an ninh, đảm bảo lợi ích chung của quốc gia.

- Công trình thuộc dự án sử dụng vốn đầu tư công do Thủ tướng Chính phủ, cơ quan trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội hoặc cá nhân đứng đầu Ủy ban nhân dân các cấp đề ra kế hoạch và quyết định đầu tư xây dựng.

- Một số công trình không cần hoàn công bắt buộc như: Các công trình sửa chữa, cải tạo bên trong hoặc sửa chữa, cải tạo bên ngoài không liên quan đến đường trong đô thị và tuân thủ quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về quản lý kiến trúc.

- Một số công trình quảng cáo không bắt buộc phải có giấy phép xây dựng theo quy định của luật pháp về quảng cáo;

- Trên lãnh thổ của hai đơn vị hành chính cấp tỉnh trở lên, các công trình được xây dựng theo tuyến ngoại ô đô thị phù hợp với quy hoạch đã định.

- Các công trình xây dựng được các cơ quan nhà nước có thẩm quyền thông báo kết quả thẩm định thiết kế xây dựng chỉ khi công trình đáp ứng các điều kiện về cấp giấy phép xây dựng theo quy định của Nhà nước.

- Khu đô thị và nhà ở có quy mô nhỏ, đặc biệt là dưới 7 tầng, đã được quy hoạch chi tiết 1/500 và được cấp phép xây dựng bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

- Các khu vực không thuộc kế hoạch đô thị, công trình cấp IV, nhà riêng lẻ tại nông thôn không được xây dựng quá 7 tầng và việc xây dựng các khu chức năng hoặc điểm dân cư nông thôn phải được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận;

- Cá nhân đầu tư xây dựng công trình phải thông báo thời điểm bắt đầu xây dựng và gửi mẫu thiết kế theo quy định tới cơ quan địa phương có thẩm quyền quản lý trong trường hợp ngoại trừ nhà ở riêng lẻ.

Như vậy, đối với những công trình phải xin cấp giấy phép xây dựng, việc tiến hành thủ tục hoàn công là bắt buộc. Trong trường hợp được miễn giấy phép xây dựng như đã trình bày ở

4. Không thực hiện hoàn công khi xây dựng nhà ở có bị xử phạt không?

, thì cũng sẽ được miễn thủ tục hoàn công.

Sau khi người dân hoàn thành công tác xây dựng nhà ở, thì việc thực hiện thủ tục hoàn công là cần thiết. Hiện nay, chưa có quy định cụ thể về thời gian tiến hành hoàn công. Tuy nhiên, đây là một bước quan trọng trong việc xác định quyền sở hữu nhà ở. Trong trường hợp thiếu giấy tờ này, việc sử dụng nhà ở chưa được đảm bảo tính pháp lý.

Việc không thực hiện hoàn công sẽ hạn chế các quyền của chủ sở hữu nhà, bao gồm việc mua bán, chuyển nhượng hay thế chấp ngân hàng.

Tuy nhiên, nếu không thực hiện thủ tục hoàn công xây dựng nhà, chủ sở hữu có thể bị hạn chế quyền mua bán, chuyển nhượng và thậm chí có nguy cơ bị thu hồi. Thực tế cho thấy, có nhiều trường hợp nhà không hoàn công nhưng vẫn được rao bán, vì vậy những người muốn mua nhà cần đặc biệt lưu ý vấn đề này.

+ Dù nhà đã có sổ đỏ nhưng chưa hoàn công, chúng ta chỉ có thể ký hợp đồng công chứng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, không thể chuyển tên chủ sở hữu. Điều này mang đến một rủi ro lớn đối với người mua, do giá trị pháp lý của hợp đồng mua bán chưa đủ điều kiện để Nhà nước công nhận quyền sở hữu hợp pháp.

+ Đối với việc hoàn thành thủ tục hoàn công xây dựng các công trình trên đất, không thể trực tiếp thực hiện mà phải thông qua người chủ sở hữu được ghi trên giấy chứng nhận. Điều này làm phức tạp quá trình giải quyết và mất thời gian hơn nếu chủ sở hữu không thực hiện.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

 – Luật Xây dựng sửa đổi, bổ sung năm 2020;

- Thay vì quy định trong Thông tư số 05/2015/TT-BXD của Bộ Xây dựng về việc quản lý chất lượng xây dựng và bảo trì nhà ở riêng lẻ, chúng ta có Nghị định 16/2022/NĐ-CP của Chính phủ quy định về việc xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực xây dựng.