Bảng chấm công là gì? Hướng dẫn cách làm bảng chấm công?
Bảng chấm công là công cụ quan trọng trong quản lý nhân sự để theo dõi giờ làm việc của nhân viên Bài viết này cung cấp các hình thức chấm công phổ biến, mẫu bảng chấm công mới nhất và hướng dẫn làm bảng chấm công trên Excel
1. Bảng chấm công là gì?
Chấm công là cách thức ghi nhận việc đi làm của công nhân viên tại một đơn vị, doanh nghiệp, hoặc công ty. Qua đó, chủ doanh nghiệp và nhân sự kế toán công ty có thể biết được thời gian làm việc và số ngày nghỉ của từng nhân viên, từ đó tính lương cho họ.Bảng chấm công là một loại bảng biểu thường được dùng trong cơ quan, đơn vị, hoặc doanh nghiệp để theo dõi ngày công thực tế (ngày đi làm) của nhân viên. Bảng này bao gồm cả những người đang làm việc, những người đang nghỉ làm, hoặc những người đang nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội trong tháng.
Để xác nhận việc chấm công, mỗi doanh nghiệp thường sử dụng bảng chấm công. Bảng này được dùng để ghi lại giờ làm việc, giờ làm thêm, thời gian nghỉ việc, nghỉ phép theo quy định Bảo hiểm xã hội và để đánh giá sự nỗ lực, tích cực và hiệu quả công việc của từng nhân viên. Đây là một căn cứ quan trọng để doanh nghiệp trả lương cho nhân viên.
Trong các doanh nghiệp cơ quan hiện nay, việc sử dụng bảng chấm công hàng ngày trên Exel đã trở nên phổ biến để ghi lại thông tin về ngày làm việc của nhân viên.
2. Các hình thức chấm công phổ biến hiện nay:
2.1. Chấm công thủ công theo giấy:
Đây là một cách chấm công khá thủ công và đã tồn tại từ lâu trong các doanh nghiệp. Hình thức này cho phép nhân viên tự thực hiện việc chấm công bằng cách ghi lại giờ làm việc hoặc giờ làm việc sau giờ làm chính thông qua bảng giấy được quy định sẵn trong nội bộ doanh nghiệp.2.2. Chấm công bằng thẻ từ:
Để áp dụng hình thức này, doanh nghiệp cần có cơ sở vật chất là máy chấm công bằng thẻ từ. Mỗi nhân viên sẽ được cấp một thẻ từ và sử dụng thẻ này để chấm công bằng cách đặt thẻ ngay khi vào và ra khỏi công ty, giúp ghi nhận chính xác giờ làm việc của nhân viên.2.3. Chấm công bằng khuôn mặt:
Đây là một phương pháp mới xuất hiện và được nhiều doanh nghiệp ưa thích sử dụng. Đây là một công nghệ cao cấp và tiên tiến, yêu cầu doanh nghiệp phải trang bị máy chấm công khuôn mặt. Ứng dụng này sử dụng các đặc điểm trên khuôn mặt để so sánh, nhận dạng và định danh tự động một đối tượng thông qua cơ sở dữ liệu khuôn mặt đã được lưu trữ từ trước.2.4. Chấm công bằng vân tay:
Đây là một trong những hình thức chấm công bằng vân tay rất phổ biến, doanh nghiệp sử dụng máy chấm công điện tử dựa trên vân tay. Với việc áp dụng công nghệ sinh trắc học vân tay kết hợp các công nghệ xử lý hình ảnh, máy có thể xác định danh tính của mỗi người dựa trên dấu vân tay.
3. Mẫu bảng chấm công mới nhất hiện nay:
3.1. Mẫu bảng chấm công hàng ngày:
TÊN ĐƠN VỊ: …BẢNG CHẤM CÔNG
Tháng…. năm 20…..
| STT | Họ và tên | Chức vụ | Ngày trong tháng | Tổng cộng | Ngày nghỉ | ||||||||||||||||||||||||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | Nghỉ không lương | Nghỉ lễ | Nghỉ phép | ||||
| 1 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 2 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 3 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 4 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 5 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 6 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 7 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 8 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 9 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Ốm, điều dưỡng: Ô
Con ốm: Cô
Thai sản: TS
Tai nạn: T
Chủ nhật CN
Nghỉ lễ NL
Nghỉ bù: NB
Nghỉ nửa ngày không lương: 1/2K
Nghỉ không lương: K
Ngừng việc: N
Nghỉ phép: P
Nghỉ nửa ngày tính phép: 1/2P
Làm nửa ngày công: NN
Ngày……tháng…….năm…….
| Người chấm công (Ký, họ tên) | Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên) | Giám đốc (Ký, họ tên) |
3.2. Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ:
Dưới đây là một mẫu bảng chấm công làm thêm giờ được ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp:| Đơn vị:…………… Địa chỉ:…………… | Mẫu số: 01b-LĐTL (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính) |
BẢNG CHẤM CÔNG LÀM THÊM GIỜ
Tháng…………….năm……………
| STT | Họ và tên | Ngày trong tháng | Cộng giờ làm thêm | ||||||
| 1 | 2 | … | 31 | Ngày làm việc | Ngày thứ bảy, chủ nhật | Ngày lễ, tết | Làm đêm | ||
| A | B | 1 | 2 | … | 31 | 32 | 33 | 34 | 35 |
|
| |||||||||
| Cộng | |||||||||
NT: Làm thêm ngày làm việc (Từ giờ………….đến giờ:………………….)
NN: Thực hiện ca làm thêm vào ngày thứ bảy và chủ nhật (Từ…………giờ đến…………).
NL: Thực hiện ca làm thêm vào ngày nghỉ lễ, tết (Từ…………giờ đến…………).
Đ: Làm thêm buổi đêm (Từ giờ…………….đến giờ………………………..)
Ngày……tháng…….năm……..
| Xác nhận của bộ phận (phòng ban) có người làm thêm (Ký, họ tên) | Người chấm công (Ký, họ tên) | Người duyệt (Ký, họ tên) |
| Đơn vị:…………………………. | Mẫu số 01b – LĐTL | |
| Bộ phận : …………………….. | (Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính) |
BẢNG CHẤM CÔNG LÀM THÊM GIỜ
Tháng…..năm……
| Số TT | Ngày trong tháng | Cộng giờ làm thêm | |||||||
| Họ và tên | 1 | 2 | … | 31 | Ngày làm việc | Ngày thứ bảy, chủ nhật | Ngày lễ, tết
| Làm đêm | |
| A | B | 1 | 2 | … | 31 | 32 | 33 | 34 | 35 |
| Cộng | |||||||||
NT: Làm thêm ngày làm việc (Từ giờ…..đến giờ)
NN: Làm thêm ngày thứ bảy, chủ nhật (Từ giờ…..đến giờ)
NL: Làm thêm ngày lễ, tết (Từ giờ…..đến giờ)
Đ: Làm thêm buổi đêm
Ngày… tháng… năm…
| Xác nhận của bộ phận (phòng ban) có người làm thêm | Người chấm công | Người duyệt |
| (Ký, họ tên) | (Ký, họ tên) | (Ký, họ tên) |
4. Hướng dẫn cách làm bảng chấm công trên Excel:
Bước 1: Xác định mô hình sử dụng bảng chấm công một cách cụ thể:Bộ phận nhân sự - hành chính cần rõ ràng xác định mô hình chấm công cơ bản của doanh nghiệp, bao gồm số lượng sheet, nội dung của bảng chấm công và cách thức hoạt động của bảng chấm công...
Bước 2: Lập bảng chấm công theo từng bước:
- Để bắt đầu, hãy hoàn thiện các bản vẽ cho 13 trang tính trong excel. Tuy nhiên, ở đầu tiên, bạn chỉ cần làm việc với hai bản vẽ dưới đây:
+ Bảng 1: Danh sách các nhân viên trong công ty.
Trên bảng này, người lập bảng chấm công cần ghi chính xác thông tin đầy đủ của mỗi nhân viên bao gồm họ và tên, mã nhân viên tương ứng, và có thể bổ sung các thông tin khác như ngày sinh, quê quán, số CMND, ngày bắt đầu làm việc,...
+ Bảng 2: Bảng chấm công cho tháng đầu tiên. Sau đó, chỉ cần sao chép bảng chấm công này cho các tháng tiếp theo và thay đổi số tháng để tiết kiệm thời gian.
- Đặt khung cho bảng chấm công: Trong khung của bảng chấm công, người lập cần chú ý các thông tin bao gồm tiêu đề (tháng, bộ phận, tổng số ngày công trong tháng, ...). Bảng chấm công nên hiển thị số ngày trong tháng, từ 28 ngày ít nhất đến 31 ngày nhiều nhất, tuỳ theo tháng. Các ngày tương ứng với các thứ trong tuần. Việc lập bảng chấm công càng chi tiết, càng thuận lợi cho người quản lý trong việc theo dõi và đánh giá nhân viên.
Trong bảng chấm công, các cột sẽ bao gồm thông tin về mã số nhân viên, họ tên và số ngày trong tháng.
Tạo các ngày tháng trong bảng chấm công.
– Nên đặt ký hiệu chấm công cụ thể như sau để dễ quản lý:
+ Ngày công tính trên thực tế (Đi làm đầy đủ với số ngày công).
+ Nửa ngày công.
+ Ngày nghỉ được hưởng nguyên lương.
Ngày nghỉ không được trả lương.
Lưu ý: Khi tính toán số công thực tế cho nhân viên, phòng nhân sự của công ty sẽ sử dụng các hàm Countif để đếm số lần xuất hiện của mức lương.
Các kí hiệu cụ thể trong bảng chấm công như:
– SP: Tổng số công làm việc trong tháng của người lao động.
– P: Tổng số ngày nghỉ phép của nhân viên trong tháng.
– L: Tổng số ngày nghỉ lễ trong tháng theo quy định của chính quyền (bao gồm cả ngày lễ chính thức và ngày lễ bù).
- Ô: Số ngày công nhân nghỉ ốm trong tháng (nếu có).
- CĐ: Số ngày công nhân nghỉ theo chế độ trong tháng (nghỉ du lịch, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, nghỉ không lương, nghĩa vụ quân sự,...).
5. Ý nghĩa của việc xây dựng bảng chấm công:
Hiện nay, trong lĩnh vực nhân công, đặc biệt là đối với các tổ chức, công ty, việc tạo ra bảng chấm công đem lại nhiều lợi ích quan trọng như:- Ghi nhận chính xác thông tin về thời gian làm việc của nhân viên, từ đó tiến hành thanh toán lương hàng tháng một cách chính xác.
– Ngoài việc đánh giá và đặt ra kỷ luật cho nhân viên, công cụ này cũng được sử dụng để khuyến khích sự chuyên cần trong công việc bằng cách tặng thưởng. Ngoài thưởng, công ty cũng áp dụng các biện pháp kỷ luật theo quy định nội quy công ty đối với nhân viên thường xuyên đến muộn và không tuân thủ giờ làm việc một cách nghiêm túc.
– Công cụ này giúp công ty duy trì sự gọn gàng trong công việc và làm cơ sở để xây dựng một hệ thống quản lý chặt chẽ và hiệu quả.
- Bảng chấm công cung cấp thông tin giúp đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động, bao gồm các quy định về giờ làm việc tối thiểu, tối đa trong điều kiện bình thường, làm thêm giờ, nghỉ ngơi và thời gian nghỉ ngơi theo quy định trong Bộ luật lao động năm 2019.
- Qua bảng chấm công, doanh nghiệp có thể phân bổ nhân lực cho các công việc cụ thể.
Vào cuối tuần hoặc cuối tháng, nếu việc hoàn thành dự án vượt quá số giờ dự kiến hoặc tiến độ công việc chậm, người giám sát có thể xem xét lại phân bổ nguồn nhân lực để đảm bảo phù hợp và hiệu quả.
Thông tư số 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC là hai văn bản do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành, chúng hướng dẫn chế độ kế toán cho doanh nghiệp.
