Trường hợp không cần công chứng tại văn phòng công chứng
Không cần công chứng tại văn phòng công chứng? Tìm hiểu các trường hợp và quy trình công chứng ngoài văn phòng công chứng Chi phí và ví dụ minh họa cụ thể
1. Những trường hợp không cần công chứng tại văn phòng công chứng:
Công chứng là hoạt động xác nhận tính hợp pháp và chứng thực của hợp đồng hoặc giao dịch, nhằm bảo đảm sự an toàn pháp lý cho tất cả các bên tham gia và ký kết. Giao dịch hoặc hợp đồng được xác nhận bằng công chứng được coi là hình thức có độ tin cậy cao nhất, đặc biệt trong những trường hợp phức tạp và dễ gây tranh chấp. Tuy nhiên, cũng có những trường hợp mà pháp luật không yêu cầu công chứng cho giao dịch hoặc hợp đồng đó, nhưng cá nhân hoặc tổ chức có thể tự nguyện yêu cầu công chứng nếu cho rằng cần thiết.Văn phòng công chứng là một tổ chức chuyên nghiệp trong lĩnh vực công chứng, chỉ có một trụ sở chính và theo quy định của pháp luật, việc mở rộng chi nhánh hoặc văn phòng đại diện ngoài trụ sở văn phòng công chứng là không được chấp nhận. Luật Công chứng quy định rằng việc công chứng phải được thực hiện tại văn phòng công chứng, tuy nhiên cũng có một số trường hợp ngoại lệ cho phép công chứng ngoài trụ sở của văn phòng công chứng.
Công chứng ngoại trụ sở áp dụng cho những trường hợp sau đây:
+ Người cần công chứng là người già yếu, không thể tự di chuyển.
- Người yêu cầu công chứng là những người hiện đang bị tạm giữ, tạm giam hoặc đang trong quá trình thi hành án phạt tù.
- Đối tượng yêu cầu công chứng cũng bao gồm những người có lý do hợp lệ mà không thể đến trực tiếp tới văn phòng của cơ quan công chứng.
Việc quy định những trường hợp đặc biệt được phép công chứng tại nhà là rất linh hoạt, tạo điều kiện thuận lợi cho những người có nhu cầu công chứng nhưng bị hạn chế hoặc gặp khó khăn trong việc di chuyển, hoặc trong những trường hợp bất khả kháng với lý do chính đáng.
2. Trình tự thủ tục thực hiện công chứng ngoài văn phòng công chứng:
Bước 1: Công chứng viên nhận và tiến hành kiểm tra hồ sơ để công chứng ngoài trụ sở. Hồ sơ công chứng được chia thành 2 trường hợp:Trường hợp 1: Khi công chứng hợp đồng hoặc giao dịch, cần chuẩn bị sẵn một số giấy tờ bao gồm phiếu yêu cầu công chứng, trong đó phải nêu rõ lý do yêu cầu công chứng ngoài trụ sở, bản dự thảo hợp đồng hoặc giao dịch, bản sao giấy tờ cá nhân của người yêu cầu công chứng, cùng với các loại giấy tờ liên quan đến tài sản trong hợp đồng hoặc giao dịch như bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng đối với tài sản cần đăng ký theo quy định của pháp luật, và các giấy tờ khác có liên quan đến giao dịch hoặc hợp đồng.
Lưu ý: Trong trường hợp này, nếu đã có sẵn hợp đồng hoặc giao dịch, công chứng viên phải kiểm tra dự thảo đó. Nếu trong dự thảo mà thấy đối tượng hợp đồng hoặc giao dịch vi phạm pháp luật hoặc trái đạo đức xã hội, công chứng viên phải thông báo rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu không sửa, công chứng viên có quyền từ chối.
Trường hợp 2: Khi có yêu cầu công chứng, công chứng viên sẽ soạn thảo và công chứng hợp đồng, giao dịch theo những giấy tờ tương tự như trường hợp 1, tuy nhiên không bao gồm việc thảo dự thảo trước hợp đồng, giao dịch. Trong trường hợp này, công chứng viên sẽ soạn thảo văn bản, hợp đồng theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng.
Nếu hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ và tuân thủ quy định pháp luật, công chứng viên sẽ tiến hành công chứng và ghi chép vào sổ công chứng.
Bước 2: Công chứng viên đến nơi công chứng ngoài trụ sở để thực hiện hoạt động công chứng theo lịch hẹn và tiến hành các hoạt động sau đây:
- Kiểm tra năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng.
- Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ quy định về thủ tục công chứng và việc thực hiện hợp đồng, giao dịch.
- Công chứng viên giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ, và lợi ích hợp pháp của họ, cũng như ý nghĩa và hậu quả pháp lý khi tham gia hợp đồng, giao dịch.
- Công chứng viên cho người yêu cầu công chứng tự đọc lại văn bản công chứng, và nếu nội dung đúng ý chí của họ, hướng dẫn ký và điểm chỉ vào văn bản.
Bước 3: Công chứng viên sẽ thực hiện việc ghi chú và ký, đóng dấu vào hợp đồng, giao dịch.
Trong trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch, họ sẽ ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên sẽ ghi chú vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.
Bước 4: Văn bản công chứng được đóng dấu và nộp phí công chứng, phí công chứng bao gồm thù lao công chứng và các chi phí khác theo quy định tại Bộ phận thu phí của văn phòng công chứng, và công chứng viên có trách nhiệm giải thích rõ ràng về chi phí này cho người yêu cầu công chứng. Lưu ý: Trên phiếu yêu cầu công chứng ngoài trụ sở phải ghi rõ các thông tin: Lý do, địa điểm, thời gian yêu cầu công chứng vào Phiếu yêu cầu công chứng.
3. Chi phí thực hiện công chứng ngoài văn phòng công chứng:
Mức phí công chứng các loại hợp đồng, giao dịch theo quy định của pháp luật được xác định dựa trên giá trị tài sản, chẳng hạn như công chứng hợp đồng chuyển nhượng, tặng, cho, chia, tách, nhập, đổi, góp vốn bằng quyền sử dụng đất thì phí công chứng tính trên giá trị quyền sử dụng đất…hoặc không theo giá trị tài sản, nhưng được quy định cụ thể mức phí. Văn phòng công chứng dựa trên những quy định của pháp luật đó để niêm yết những nguyên tắc tính phí cụ thể, và cách tính này phải được giải thích rõ ràng tới người yêu cầu công chứng. Tuy nhiên việc công chứng ngoài trụ sở có thể phát sinh một số những chi phí khác cho văn phòng công chứng như chi phí đi lại của công chứng viên nên trong trường hợp này pháp luật cho phép người yêu cầu thực hiện công chứng ngoài trụ sở và văn phòng công chứng được phép thỏa thuận về chi phí thực hiện việc công chứng đó, nhưng việc thỏa thuận phải phù hợp với quy định của pháp luật.Phần nội dung:
4. Ví dụ minh họa về áp dụng những quy định của pháp luật thực hiện việc công chứng ngoài văn phòng công chứng:
Quy trình công chứng di chúc ngoài trụ sở:Đối với ông Phạm Văn A, người khuyết tật và không thể đi lại, việc công chứng di chúc có thể được thực hiện ngoài trụ sở. Dưới đây là quy trình cụ thể:
1.
4.1. Tình huống:
Chuẩn bị hồ sơ: Ông A cần chuẩn bị hồ sơ gồm giấy tờ cá nhân, diện tích mảnh đất và căn nhà, giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, bản sao di chúc đã viết sẵn, và bất cứ giấy tờ phụ nào liên quan khác.2.
4.1. Tình huống:
Xác nhận nguồn gốc tài sản: Trước khi công chứng di chúc, ông A cần xác nhận nguồn gốc của tài sản bằng cách cung cấp các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu và các tài liệu khác liên quan.3.
4.1. Tình huống:
Lên kế hoạch công chứng: Ông A cần liên hệ với một văn phòng công chứng có chức năng công chứng di chúc ngoài trụ sở. Thông qua các cuộc hẹn và thỏa thuận với văn phòng công chứng, ông A có thể lên kế hoạch thời gian và địa điểm công chứng phù hợp.4.
4.1. Tình huống:
Tiến hành công chứng: Trong buổi công chứng, ông A cần có mặt để làm thủ tục. Ông A cần trình bày di chúc cho một nhân viên công chứng. Nhân viên sẽ xác nhận tính hợp lệ của di chúc, kiểm tra hồ sơ và giấy tờ, và sau đó tiến hành công chứng.Sau khi hoàn thành các bước trên, ông A sẽ nhận được bản công chứng di chúc từ văn phòng công chứng. Di chúc sẽ có giá trị pháp lý và ông A có thể yên tâm về việc tài sản của mình sẽ được chia đều cho 5 người con.
– Luật Công chứng năm 2014
– Bộ Luật Dân sự năm 2015
– Luật Nhà ở năm 2014
– Luật Đất đai năm 2013.
- Theo Điều 122 của Luật Nhà ở năm 2014, văn bản thừa kế nhà ở phải được công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật dân sự. Việc công chứng hợp đồng về nhà ở được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng, còn việc chứng thực hợp đồng về nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà ở.
- Điểm c và d của Khoản 3 Điều 167 của Luật đất đai năm 2013 quy định: văn bản thừa kế quyền sử dụng đất, quyền sở hữu đất và tài sản liên quan được công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật dân sự. Việc công chứng được thực hiện tại các tổ chức hành nghề công chứng, còn việc chứng thực được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã.
- Theo Điều 635 Bộ luật Dân sự 2015, người lập di chúc có thể yêu cầu công chứng hoặc chứng thực bản di chúc.
- Tuy nhiên, không phải trường hợp nào cũng yêu cầu việc công chứng. Ông A hoàn toàn có quyền tự quyết định có công chứng hay không công chứng di chúc.
Trong trường hợp này, nếu ông A tự nguyện chọn công chứng di chúc, ông A hoàn toàn có thể yêu cầu thực hiện công chứng ở nơi khác ngoài trụ sở, vì ông A thuộc nhóm người yếu, không thể di chuyển được.
Trình tự thực hiện như sau:
Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
Hồ sơ yêu cầu công chứng được thành lập thành 1 bộ, gồm:
Phiếu yêu cầu công chứng:
- Thông tin cá nhân của người yêu cầu công chứng bao gồm họ tên, địa chỉ.
- Lý do yêu cầu công chứng ngoài trụ sở cho nội dung cần công chứng.
- Danh mục giấy tờ được gửi kèm theo.
++ Tên tổ chức công chứng, tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thời gian tiếp nhận hồ sơ.
++ Giấy chứng minh quyền sử dụng đất, giấy chứng minh sở hữu tài sản của người để lại di sản cụ thể là ông A; giấy chứng minh quan hệ giữa ông A và người được hưởng di sản theo quy định của pháp luật về thừa kế; bản sao di chúc (theo Khoản 2 Điều 57).
+ Dự thảo di chúc;
+ Bản sao giấy tờ tùy thân của các con ông A;
+ Bản sao các giấy tờ khác liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật yêu cầu;
+ Công chứng viên kiểm tra văn bản thỏa thuận phân chia tài sản di sản, xem xét xem có vi phạm đạo đức xã hội, vi phạm pháp luật;
++ Khi hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ và phù hợp, ta sẽ thụ lý và ghi vào sổ công chứng.
Bước 2: Công chứng viên đến địa điểm công chứng ngoài trụ sở để thực hiện các hoạt động công chứng theo phiếu hẹn và thực hiện các hoạt động sau đây:
- Công chứng viên sẽ kiểm tra các giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng và yêu cầu người yêu cầu xuất trình bản chính các loại giấy tờ để kiểm tra và so sánh. Điều này được quy định trong khoản 3 Điều 57 Luật Công chứng năm 2014. Mục đích của việc kiểm tra này là để xác định xem ông A có thực sự là người sở hữu đúng quyền sử dụng đất và tài sản liên quan hay không.
- Nếu từ hồ sơ yêu cầu công chứng của ông A, công chứng viên phát hiện có vấn đề không rõ ràng, có sự cưỡng ép hoặc đe dọa từ phía ông A, có nghi ngờ về khả năng hành vi dân sự của ông A hoặc có căn cứ cho rằng việc để lại di sản và hưởng di sản không tuân thủ pháp luật, công chứng viên sẽ yêu cầu người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định theo yêu cầu của người yêu cầu. Trong trường hợp không thể làm rõ được, công chứng viên sẽ từ chối yêu cầu công chứng.
Ông A tự đọc lại bản dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho ông A nghe theo yêu cầu.
– Bước 3: Công chứng viên thực hiện việc ghi lời chứng và ký, đóng dấu vào tài liệu di chúc.
- Nếu cả hai con ông A đồng ý với toàn bộ nội dung trong thỏa thuận phân chia di sản, thì họ sẽ ký vào từng trang văn bản và trước mặt công chứng viên.
- Trong trường hợp hai con ông A không thể ký do mất đi một ngón tay do khuyết tật, thì có thể sử dụng phương pháp điểm chỉ. Khi điểm chỉ, ngón tay trỏ phải phải được sử dụng; nếu không thể điểm chỉ bằng ngón tay trỏ phải, thì ngón tay trỏ trái sẽ được sử dụng; nếu không thể điểm chỉ bằng cả hai ngón trỏ, thì ngón tay khác sẽ được sử dụng và việc sử dụng ngón tay nào, của bàn tay nào sẽ được ghi rõ.
– Bước 4: Thu phí
Khi tiến hành công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, ông A phải trả phí công chứng theo mức phí được quy định bởi pháp luật và cũng phải thanh toán thù lao công chứng phát sinh trong quá trình thực hiện công chứng.
Các văn bản pháp luật sử dụng trong văn bản:
– Luật công chứng 2014;
- Nghị định 82/2020/NĐ-CP tiếp tục điều chỉnh các quy định liên quan đến vi phạm hành chính trong các lĩnh vực như bổ trợ tư pháp, hành chính tư pháp, hôn nhân và gia đình, thi hành án dân sự, phá sản doanh nghiệp và hợp tác xã.
