Đánh Bại Trọng Lực: Bí Quyết Tăng Cường Tập Trung và Thực Hiện Tốt Hơn

Không Có Chiến Thắng Nào Không Có Tập Trung

Sir Isaac Newton nhận ra rằng trọng lực của mặt trời khiến các hành tinh quay quanh nó theo quỹ đạo elip. Trọng lực tại nơi làm việc là sự phân tâm khỏi tập trung của cá nhân và nhóm:

• Cuộc họp.
• Kế hoạch chữa cháy.
• Thủ tục bürokratie.
• Chuyển đổi chiến lược.
• Quá nhiều mục tiêu.
• Cân bằng chi phí quá cao.
• Quá nhiều người tham gia vào quá trình quyết định.
• Rối loạn chính trị và pháp lý.
• Email và tin nhắn Slack không quan trọng.

Hãy bắt đầu bằng việc cải thiện:

• Giao tiếp.
• Ưu tiên.
• Chiến lược.
• Giảm bürokratie.
• Cuộc họp.

Giao Tiếp Tốt Hơn

Giao tiếp không rõ ràng là một trong những nguồn mất tập trung lớn nhất. Chúng ta lãng phí rất nhiều thời gian để giải mã ý nghĩa của người khác.

Tại Shopify, chúng tôi đặt một ngưỡng cao về thông tin nội bộ được gửi đến tổ chức Growth và cách chúng sẽ được đặt ra.

Việc giao tiếp lười biếng có chi phí về tốc độ lớn. Trong cuốn sách 'Smart Brevity,' tác giả cung cấp một khung công cụ đơn giản để viết các tuyên bố rõ ràng:

1. Bắt đầu với một lời nhá hàng mạnh mẽ với sáu từ hoặc ít hơn.
2. Giải thích những gì người nhận cần biết trong câu đầu tiên.
3. Giải thích tại sao việc đó quan trọng.
4. Đưa ra lựa chọn để đi sâu hơn bằng việc cung cấp ngữ cảnh tùy chọn.

Ưu Tiên Tốt Hơn

Tại PayPal, Peter Thiel xây dựng một văn hóa tập trung mạnh mẽ. Ông chỉ thảo luận với các quản lý về Ưu tiên số 1 của họ và đòi hỏi họ chịu trách nhiệm chỉ với đóng góp chính của họ cho công ty.

Tập trung là một yếu tố thúc đẩy để phân biệt điều cần làm và điều không cần làm.

Một hệ thống lộ trình hiệu quả chỉ cần một vài dòng mã:

• Mục tiêu là gì?
• Ba điều quan trọng nhất giúp chúng ta đạt được mục tiêu đó là gì?
• Đối với ba điều đó, chúng ta cần gì về người, tài sản, thời gian, sự hỗ trợ từ các đội khác, và các công cụ?
• Đối với ba điều đó, ai làm gì, vào lúc nào?
• Bảo vệ bản thân và đội của bạn càng nhiều khỏi bất cứ điều gì khác.

Chiến Lược Tốt Hơn

Chiến lược kém cỏi khó theo dõi và làm nhòa tinh thần của nhóm.

Trong kinh nghiệm của tôi, các quản lý muốn trở nên phức tạp, nhưng họ bỏ qua điểm quan trọng nhất: Một chiến lược tốt có nghĩa là làm điều gì đó khác biệt so với đối thủ.

Thay vì làm việc hơn đối thủ, bạn muốn làm điều gì đó độc đáo và hướng đến lợi thế cạnh tranh của mình.

Kết hợp phân biệt với ưu tiên, ba dự án quan trọng nhất của bạn nên nhấn mạnh cách bạn đạt được cùng một mục tiêu một cách khác biệt so với đối thủ.

Ví dụ, thay vì viết 100 bài blog, bạn có thể xây dựng một chương trình tự động hoặc một danh sách công cụ? Hoặc bạn có thể tận dụng các đóng góp viên viết nội dung thay vì một đội ngũ lớn trong nhà?

Ít Bürokratie

Bürokratie dưới dạng bürokratie quá mức giết chết việc thực thi. Tôi đã thấy nhiều công ty mất nhiều tuần và cuộc họp điều chỉnh không ngừng trước khi có thể đăng ký một công cụ SaaS đơn giản.

Nhóm mua và pháp lý có thể làm chậm tiến độ của công ty và làm cho nhóm bực bội hơn nữa.

Chìa khóa để có tốc độ và một quy trình đánh giá tốt là hướng dẫn rõ ràng khi pháp lý hoặc mua sắm can thiệp.

Với một trong số khách hàng trước đây của tôi, startup fintech phát triển nhanh nhất trong lịch sử, chúng tôi ngồi xuống với đội pháp lý và nhận đầy đủ thông tin về rào cản. Chúng ta có thể nói gì và không nói gì? Khi nào chúng ta phải có sự chấp thuận pháp lý, và khi nào chúng ta có thể tiến lên mà không cần phải chờ?

Đây là nhiệm vụ của quản lý nhóm hoặc lãnh đạo tổ chức. Mặc dù tẻ nhạt, tin vui là sau khi các ranh giới đã được thiết lập, nhóm có thể tiến lên nhanh hơn và tập trung vào thực thi.

Ít Cuộc Họp

Tobi Lütke, người sáng lập và CEO của Shopify, gọi cuộc họp là một 'lỗi.' Đội ngũ lãnh đạo thường xuyên triển khai 'Chaos Monkey,' một kịch bản xóa tất cả các cuộc họp định kỳ có hơn hai người tham gia. Các công ty khác đặt rào cản về thời gian. Calendly hạn chế cuộc họp từ trưa đến 5 giờ chiều.

Hầu hết các cuộc họp được tổ chức tệ, không cần thiết, hoặc đơn giản chỉ là một cách để mọi người giao tiếp xã hội.

Ngoài ra, mỗi cuộc họp nên có mục đích rõ ràng. Thực sự chỉ có ba loại cuộc họp: giao tiếp xã hội, chia sẻ thông tin, và đưa ra quyết định.

Xây dựng mối quan hệ trong nơi làm việc quan trọng, và không có gì sai khi giao tiếp xã hội. Quan trọng là phải rõ ràng và tránh cuộc họp để 'nói về Dự án X' trong khi thực sự muốn giao tiếp xã hội.

Cuộc họp chia sẻ thông tin nên được thực hiện không đồng bộ. Thay vì đưa một nhóm lớn người cùng nhau, ghi lại thông điệp của bạn trong một video hoặc viết một bản memo.

Cuộc họp đưa ra quyết định nên do người ra quyết định dẫn dắt và đi kèm với việc đọc trước.

Vấn đề của nhiều tổ chức lớn là quyết định được đặt ra không rõ ràng; không rõ ai đưa ra quyết định, và người ra quyết định không có tiêu chí rõ ràng cho việc ra quyết định.

Triển Vọng: AI Có Thể Giúp Chúng Ta Tái Lấy Tập Trung Không?

Hãy cho tôi thấy độ tập trung của nhóm bạn, và tôi sẽ cho bạn thấy một nhóm sẽ chiến thắng.

Trọng lực cao trong các tổ chức lớn, ngược lại, là yêu cầu phải bị phá vỡ bởi một người chơi nhỏ hơn, linh hoạt hơn. Tin tức tốt là công nghệ đang làm việc chống lại trọng lực – ít nhất là tại nơi làm việc.

Trí tuệ nhân tạo có khả năng giúp chúng ta tìm thấy thông tin phân mảnh, buộc rõ ràng, và tiếp quản công việc hành chính tẻ nhạt mất thời gian để chúng ta có thể tập trung vào những việc quan trọng.

Báo cáo Tương Lai của Công việc của Microsoft kết luận:

'Tri thức tổ chức phân mảnh trên tài liệu, cuộc trò chuyện, ứng dụng và thiết bị, nhưng LLMs có khả năng tổng hợp và tổng hợp thông tin này theo cách mà trước đây là không thể'.

Trong tương lai, chúng ta sẽ có thể hỏi LLMs về bất kỳ quá trình nội bộ nào, như 'Mục tiêu hàng đầu của chúng ta là gì?' hoặc 'Cần phải xem xét từ pháp lý không?' Thời gian được giải phóng cho phép chúng ta hoàn thiện chiến lược và hoàn thành công việc.

Hình ảnh được sử dụng trong bài viết:

Cách nuôi dưỡng tập trung và thực hiện tốt hơn