Thưởng KPIs là gì? Quy định về thưởng hiệu quả công việc?

1. Thưởng KPIs là gì?

KPI là viết tắt của từ Chỉ số Hiệu suất Chủ chốt. Tóm lại, KPIs là những mục tiêu mà nhân sự cần đạt được trong công việc. KPIs giúp đánh giá hiệu suất làm việc trong một khoảng thời gian cụ thể cho nhân viên, nhóm hoặc dự án. Đánh giá hiệu suất chủ chốt thông qua KPIs dựa trên các chỉ số đánh giá kết quả làm việc, thể hiện dưới dạng số liệu, tỷ lệ hoặc chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của tổ chức, bộ phận hoặc cá nhân trong doanh nghiệp.

Việc đặt ra KPIs phù hợp với doanh nghiệp quy mô nhỏ và vừa sẽ giúp kiểm soát công việc hiệu quả. Mỗi doanh nghiệp sẽ xây dựng một bộ KPIs cho từng vị trí, phòng ban và nhân viên trong doanh nghiệp, phù hợp với công việc và vị trí tương ứng. Ví dụ, KPIs của nhân viên Lễ tân trong một nhà hàng hoặc khách sạn sẽ khác với KPIs của nhân viên Phục vụ, và KPIs của nhân viên bảo hiểm sẽ khác với KPIs của nhân viên Ngân hàng.

Thông thường, các doanh nghiệp đặt mục tiêu tăng lợi nhuận trong năm và sử dụng KPIs để theo dõi tốc độ tăng trưởng bán hàng và các chi phí liên quan. Chỉ số KPIs giúp quản lý đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên một cách trực quan, minh bạch và chính xác. Các chỉ số KPIs cũng giúp doanh nghiệp quản lý hệ thống lương thưởng và xử lý ráo riết với nhân viên để đảm bảo các mục tiêu và kế hoạch của doanh nghiệp được thực hiện đúng như mong đợi.

Đồng thời, việc đánh giá KPIs cũng giúp nhân viên hiểu mức độ hoàn thành công việc so với mục tiêu đã đề ra, từ đó tạo động lực để làm việc và cố gắng đạt được những mục tiêu cụ thể. Ngoài ra, thông qua việc đánh giá KPIs, nhân viên có thể phát hiện những thiếu sót trong quá trình làm việc để kịp thời cải thiện.

2. Quy định về thưởng hiệu quả công việc KPIs?

2.1 Tính lương theo hiệu quả của hệ số KPIs:

Lương phải phản ánh hiệu quả công việc của người lao động. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp áp dụng hai phương pháp lương, đó là lương 3P hoặc lương 2P.

Phương pháp tính lương 2P là phương pháp trả lương theo vị trí công việc và kết quả công việc. Tức là, lương sẽ được xác định với mức cố định dựa trên chức danh và người lao động sẽ nhận được mức lương tương ứng với kết quả công việc đạt được trong quá trình thực hiện.

- Phương pháp lương 3P đang được sử dụng rộng rãi trong doanh nghiệp để trả lương cho nhân viên. Phương pháp này cho phép phản ánh ba yếu tố cơ bản của thu nhập cá nhân, bao gồm vị trí công việc, năng lực cá nhân và kết quả công việc. Phương pháp này giúp khắc phục nhược điểm của phương pháp tính lương truyền thống, như chú trọng vào bằng cấp và thâm niên mà không quan tâm đến khả năng đóng góp của từng cá nhân. Ngoài việc trả lương cứng, phương pháp 3P còn cho phép tăng lương hiệu quả và năng suất công việc, giúp đảm bảo tính công bằng và tăng cường năng lực tổ chức. Điều này thu hút và giữ chân nhân viên tốt, đồng thời cải thiện hiệu quả công việc bằng cách trả lương tương xứng với đóng góp cá nhân vào kết quả chung của doanh nghiệp.

2.2 Cách tính thưởng theo KPIs:

Doanh nghiệp có thể sử dụng KPIs để thưởng thêm lương hiệu quả dựa trên năng suất làm việc của nhân viên mà không cần thay đổi quy chế lương hiện có. KPIs được sử dụng để đánh giá hiệu quả làm việc bằng cách phản ánh số phần trăm hoàn thành, vượt chỉ tiêu hoặc chưa đạt so với cam kết KPI của từng nhân viên. Dựa trên thông tin này, doanh nghiệp có thể tính ra một phần tiền thưởng để trả cho nhân viên hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm. Tuy nhiên, cách này cũng có những hạn chế trong việc tạo động lực cho nhân viên.

3. Đặc điểm của KPIs:

– Hệ thống KPI cần đảm bảo các tiêu chí SMART gồm:

- S (Specific) – Chỉ số KPIs cần được cụ thể và ngắn gọn.

- M (Measurable) – Các chỉ số KPI cần có khả năng đo lường, tốt nhất là thông qua phần mềm quản lý như ERP, CRM hoặc Quản lý sản xuất. Ví dụ: Tỉ lệ khách hàng hài lòng, khảo sát khách hàng, ...

- A (Achievable) – Các chỉ số KPI cần có thể đạt được và nằm trong khả năng của công ty hoặc bộ phận, mặc dù có thể đặt mục tiêu thách thức hơn mức thông thường.

- R (Realistic) – Các chỉ số KPI cần tính đến các yếu tố có thể ảnh hưởng đến khả năng đạt mục tiêu trong tầm kiểm soát.

- T (Timely) – Các chỉ số KPI cần có thời hạn cụ thể, ví dụ như thời gian trong tháng, năm, ...

Việc đặt các KPIs và đo lường hiệu quả công việc diễn ra thường xuyên trong một chu kỳ nhất định, với tần suất thực hiện hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng.

- Đặt KPIs để áp dụng cho cá nhân hoặc bộ phận cụ thể và liên kết chặt chẽ với chiến lược và mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp.

4. Mục đích của việc đánh giá công việc theo KPIs:

- Đánh giá công việc dựa trên KPIs giúp đạt được mục tiêu đã đề ra và mang lại nhiều lợi ích cho công ty, quản lý cũng như nhân viên. Việc này giúp nhân viên đạt hiệu suất làm việc tốt và đạt được nhiều lợi ích khác nhau. Nhìn chung, việc đánh giá công việc dựa trên KPIs có các mục đích như sau:

- Đo đạc và đánh giá mức độ hiệu quả hoàn thành công việc, từ đó đánh giá năng lực của người lao động một cách chính xác.

- Trong quá trình xây dựng doanh nghiệp, thông thường sẽ dựa trên tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, vị trí công việc của từng cá nhân và phòng ban để xây dựng các chỉ số hiệu suất công việc (KPIs) cụ thể và phù hợp với từng cá nhân, nhằm đảm bảo thực hiện công việc một cách hiệu quả nhất. Doanh nghiệp sẽ đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên dựa trên KPIs. Cụ thể, doanh nghiệp sẽ so sánh kết quả mà nhân viên đạt được với KPIs ban đầu để xác định mức độ hoàn thành công việc và xác định xem nhân viên đã hoàn thành công việc một cách thực sự hay ở mức độ nào. Vì vậy, KPIs là các chỉ số đánh giá thực hiện công việc đầu tiên, là hệ thống đo và đánh giá mức độ hiệu quả hoàn thành công việc của nhân viên.

định hướng KPIs công ty đã đặt ra.

Khi đặt ra KPIs, mỗi nhân viên sẽ có các yêu cầu riêng, dựa trên mô tả công việc (JD) được giải thích một cách rõ ràng và cụ thể khi họ được tuyển dụng vào công ty. Áp dụng KPI vào công việc giúp đảm bảo rằng nhân viên sẽ luôn nỗ lực trong công việc mà họ được giao. Ngoài ra, KPI cũng giúp nhân viên xác định các công việc cụ thể mà họ phải hoàn thành.

- Cơ sở để đánh giá lương thưởng cho nhân viên.

và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên.

– Đề xuất mức lương thưởng phù hợp với thành tích làm việc của nhân viên đạt hoặc vượt qua KPIs.

– Khuyến khích sự phát triển và nâng cao tinh thần trách nhiệm của nhân viên.

– Tạo động lực cho những nhân viên khác để cố gắng làm việc tốt hơn.

– Đề xuất mức lương thưởng thấp hoặc áp dụng biện pháp xử lý phù hợp cho những nhân viên không đạt KPIs hoặc hoàn thành công việc không đủ yêu cầu.

Từ việc xác định tiêu chí và mục tiêu đặt ra KPIs, doanh nghiệp có thể đánh giá tỷ lệ khách hàng, tiến độ phát triển kinh doanh, hiệu quả của chiến lược kinh doanh. Vì vậy, KPIs đóng vai trò quan trọng trong tổng hợp, đánh giá, phân tích tình hình kinh doanh của công ty, từ đó đề xuất những chiến lược kinh doanh mới phù hợp với hiện thực.

- Xây dựng một môi trường học tập

5. Cách xây dựng KPIs hiệu quả:

Bước 1: Mỗi doanh nghiệp cần chọn người phụ trách xây dựng chỉ số KPIs.

Thông thường, Trưởng bộ phận trong doanh nghiệp sẽ tạo ra KPIs vì họ có kiến thức tổng thể về nhiệm vụ, yêu cầu và khả năng của từng vị trí trong công ty. Trong những doanh nghiệp có quy mô lớn, việc xây dựng KPI cho nhân viên thường được đảm nhận bởi các quản lý cấp dưới để đảm bảo phù hợp.

Bước 2: Xác định các câu hỏi quan trọng về hiệu suất cho từng mục tiêu cụ thể.

Để tạo danh sách chỉ số đo lường ngắn gọn, cần xây dựng Key Performance Questions (KPQ). KPQ cần đảm bảo tính chính xác và liên quan đến mục tiêu kinh doanh và chiến lược của doanh nghiệp.

Bước 3: Đối với từng phòng ban, bộ phận cần xác định rõ phạm vi kết quả chính.

Khi xây dựng KPI, cần đảm bảo rằng kết quả đạt được liên quan chặt chẽ đến chức năng và nhiệm vụ của mỗi phòng ban, bộ phận. Điều này là bởi vì mỗi bộ phận trong doanh nghiệp sẽ có các chức năng và nhiệm vụ thực hiện khác nhau.

Bước 4: Xác định nhiệm vụ và trách nhiệm của từng chức danh cụ thể dựa trên bảng mô tả công việc.

Bước 5: Tạo các chỉ số đánh giá, đo lường hiệu suất công việc

- Với các chỉ số KPIs của bộ phận: xác định KPIs cho từng vị trí chức danh dựa trên việc xây dựng các chỉ số chung, đặc trưng cho cả bộ phận.

– Với mỗi vị trí chức danh, xây dựng một chỉ số đánh giá dựa trên trách nhiệm chính của vị trí đó và các chỉ số liên quan của bộ phận.

Bước 6: Xác định điểm số cho các kết quả đạt được KPIs.

Tùy từng doanh nghiệp, mức độ hoàn thành công việc được xác định khác nhau dựa trên kết quả. Thông thường, điểm số sẽ được chia thành 2 - 5 mức độ tương ứng.

Bước 7: Xác định mức độ lương thưởng và các chế độ đãi ngộ phù hợp dựa trên mối quan hệ giữa kết quả đánh giá KPI và lương, thưởng cụ thể.