RFP (Request for Proposal) là gì? Hiểu rõ vai trò của RFP trong kinh doanh & Marketing

RFP (Request for Proposal - Đề xuất mời thầu) là một trong những công cụ tuyệt vời cho các doanh nghiệp thực hiện các dự án lớn cần sự góp sức từ các bên thứ 3 (nhà thầu/đối tác). Bên cạnh các lĩnh vực như xây dựng, sản xuất, thương mại... RFP cũng được sử dụng rộng rãi trong các hoạt động Marketing như phát triển sản phẩm, quảng bá và phân phối...Trong bài viết này, hocmarketing.org sẽ giúp bạn hiểu rõ RFP là gì, tầm quan trọng của RFP và cách để xây dựng 1 bản RFP đạt chuẩn hiệu quả.

RFP (Request for Proposal) là gì?

RFP - viết tắt của Request for Proposal (tạm dịch: Đề xuất mời thầu) - là một thể loại văn bản chuyên dùng chuyên dùng trong hoạt động kinh doanh liệt kê các yêu cầu cần thiết (số lượng nhân lực, trình độ chuyên môn, thời gian thực hiện...) đối với các nhà thầu, agency, cá nhân... khi tham gia vào một dự án, chương trình của một doanh nghiệp.

Nói một cách nôm na, RFP tương tự như bảng mô tả công việc trong tuyển dụng. Nếu doanh nghiệp bạn đang có 1 dự án cần sự hợp tác của bên thứ 3, doanh nghiệp bạn có thể viết 1 bản RFP để nêu rõ các yêu cầu, nội dung cần thiết mà bên thứ 3 phải nắm rõ và đạt chuẩn để tham gia.

Trong Marketing, RFP được sử dụng trong trường hợp doanh nghiệp cần sàn lọc các bên thứ 3 để tham gia các chiến dịch Marketing, hoạt động hỗ trợ bán hàng, phân phối, quảng bá.

Sơ lược về lịch sử xuất hiện của RFP

RFP được cho là xuất hiện vào khoảng những năm 1970 ở Hoa Kỳ và Châu Âu, trong những công ty thường xuyên thực hiện những dự án có quy mô lớn. RFP đóng vai trò là phương thức để doanh nghiệp tìm kiếm được đối tác phù hợp nhất cho dự án của họ, song hành với đó là mức chi phí hợp lý nhất.

Ngày nay, RFP được sử dụng trong nhiều ngành công nghiệp, như xây dựng, sản xuất, dịch vụ, nông nghiệp... và trong các hoạt động như kinh doanh, Marketing, logistics....

Vai trò (tầm quan trọng) của RFP

1. RFP giúp doanh nghiệp sàn lọc các đối tác (nhà thầu) đạt tiêu chuẩn để thực hiện dự án.

Khi doanh nghiệp triển khai một dự án có quy mô lớn, phức tạp và cần outsource (thuê ngoài), việc xây dựng một bản RFP là vô cùng cần thiết. Một mặt, RFP giúp các đối tác nắm được yêu cầu của doanh nghiệp, cũng như hỗ trợ sàn lọc các đối tác đạt tiêu chuẩn. Mặt khác, RFP giúp doanh nghiệp hoạch định rõ các tiêu chí cần có để có thể triển khai dự án hiệu quả, thành công.

2. RFP giúp duy trì tính nhất quán trong các dự án từ nhà thầu này sang nhà thầu khác.

Không phải lúc nào một dự án cũng chỉ có duy nhất 1 nhà thầu (đối tác) tham gia. Đôi khi một dự án sẽ có sự tham gia của từ 2 nhà thầu trở lên, với những vai trò khác nhau. Nếu không có sự nhất quán, bài bản trong quá trình triển khai, sai sót là điều rất dễ xảy ra. Chính vì thế, sự xuất hiện của RFP là vô cùng cần thiết trong trường hợp này. RFP giúp các nhà thầu xác định rõ các mục tiêu cần đạt, tiêu chuẩn sản xuất, các mốc deadline... của dự án để có thể phối hợp một cách nhịp nhàng, hiệu quả.

Ví dụ:

• Một dự án bất động sản cần sự tham gia của các nhà thầu cho các hạng mục như: thiết kế, xây dựng, quản lý và điều hành, quảng bá...
• Một dự án truyền thông & quảng bá cần sự tham gia của các bên thứ ba cho các hạng mục: thiết kế chiến dịch, xây dựng nội dung, nhà cung cấp các nền tảng truyền thông...

3. RFP giúp các đối tác (nhà thầu) hiểu rõ về dự án.

Nhờ vào các thông tin thể hiện trên RFP, các đối tác (nhà thầu) có thể nắm rõ về dự án trong một thời gian ngắn, từ đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và nâng cao tính hiệu quả trong công tác phổ biến dự án.

4. RFP giúp duy trì mối quan hệ tốt với các đối tác.

Việc giúp các bên thứ 3 nắm rõ các yêu cầu của một giữ án sẽ giúp họ tiết kiệm được thời gian, công sức cũng như nâng cao mức độ hiệu quả trong công việc. Từ đó, doanh nghiệp có thể có cơ hộ duy trì các mối quan hệ tốt với những đối tác - nguồn lực dồi dào cho những dự án trong tương lai của doanh nghiệp.

So sánh RFP (Request for Proposal) và RFQ (Request for Quotation)

RFQ - Request for Quotation (Đề xuất báo giá) là một khái niêm rất dễ bị nhầm lẫn với RFP. Để hạn chế sự nhầm lẫn, ta nên nắm rõ sự khác biệt giữa 2 khái niệm này:

Cấu trúc của một bản RFP

Mẫu RFP Marketing - Hubspot

Để các đối tác có thể hiểu về dự án và các yêu cầu của doanh nghiệp, một bản RFP cần thể hiện được các nội dung sau:

1. Tổng quan dự án

Mục tổng quan dự án cung cấp các thông tin như thể loại, quy mô, vị trí, đối tượng khách hàng mục tiêu, đặc điểm sản phẩm, kênh phân phối...  để từ đó, người đọc có một cái nhìn bao quát, toàn diện về dự án.

2. Sơ lược về doanh nghiệp

Ở mục này, bản RFP sẽ cung cấp cho người đọc thông tin giới thiệu về bản thân doanh nghiệp, như ngành nghề hoạt động, bề dầy lịch sử, quy mô, tầm nhìn sứ mệnh, giá trị cốt lõi.

3. Các tiêu chuẩn về mặt kỹ thuật

Ở mục này, RFP sẽ cung cấp đến người đọc các thông số kỹ thuật cần đạt khi thực hiện dự án như quy chuẩn thiết kế, cấu trúc sản phẩm, độ bền, độ ổn định, hiệu năng, công suất vận hành... Tùy theo từng trường hợp mà mỗi RFP sẽ liệt kê các tiêu chuẩn khác nhau.

Đây được xem là mục chính của bản RFP, khi các đối tác sẽ dựa vào các tiêu chuẩn này để so sánh với năng lực bản thân, từ đó đưa ra quyết định có tham gia dự án hay không.

4. Các mốc thời gian và deadline dự án

Thông tin về các mốc thời gian, các deadline đặt ra và vô cùng cần thiết với bất kỳ 1 bản RFP nào. Các deadline đưa ra càng ngắn sẽ đòi hỏi năng lực thực hiện của các đối tác càng cao và ngược lại. Chính vì thế, doanh nghiệp cần nhắc khi thiết lập các mốc deadline để cân đối bài toán giữa chi phí, năng suất và hiệu quả.

5. Các khó khăn có thể đối mặt

Để các đối tác có sự chuẩn bị trước, việc chỉ ra các khó khăn, thử thách có thể đối mặt khi thực hiện dự án là cần thiết. Các khó khăn này có thể đến từ bên ngoài như sự thay đổi của các yếu tố vĩ mô (môi trường, thời tiết, dịch bệnh, chính phủ...) đến các yếu tố bên trong như (sự thay đổi về định hướng, nhân sự, công nghệ...).

6. Ngân sách dự án

Ngân sách dự án là khoản tiền (tối đa) mà doanh nghiệp có thể chi cho các bên thứ 3 khi thực hiện dự án. Ngân sách này cần được cân đối với yêu cầu về tiêu chuẩn kỹ thuật và deadline dự án.

7. Các mong đợi của doanh nghiệp

Để củng cố cho việc sàn lọc đối tác, doanh nghiệp có thể liệt kê các tiêu chí tìm kiếm đối tác như phong cách làm việc, văn hóa... Ngoài ra, doanh nghiệp có thể đưa vào bản RFP những mong đợi như tìm kiếm các doanh nghiệp có thể hợp tác lâu dài trong những dự án sắp tới.

8. Phụ lục

Phần phụ lục là mục bao gồm các thông tin bổ sung có thể hữu ích cho người đọc, bổ trợ cho dự án như danh sách dự án tương đồng, danh sách khách hàng mục tiêu, case study, đối thủ cạnh tranh, sản phẩm tương tự...

9. Thông tin liên hệ

Cuối cùng, doanh nghiệp cần ghi rõ các thông tin như số điện thoại, địa chỉ email, bộ phận/cá nhân tiếp nhận để các đối tác có thể dễ dàng liên hệ và gửi về các proposal.

Tổng kết

RFP là một công cụ hiệu quả để doanh nghiệp có thể tìm kiếm các đối tác phù hợp cho một dự án có quy mô lớn. Ngoài việc cung cấp các thông tin về dự án đến các đối tác, RFP còn giúp quá trình hợp tác trở nên liền mạch, chặt chẽ & hiệu quả hơn, từ đó giúp duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa doanh nghiệp và các đơn vị này. 1 RFP đạt chuẩn cần bao gồm các mục: Tổng quan dự án, Sơ lược về doanh nghiệp, Các tiêu chuẩn về mặt kỹ thuật,Các mốc thời gian và deadline dự án, Các khó khăn có thể đối mặt, Ngân sách dự án, Các mong đợi của doanh nghiệp, Phụ lục, Thông tin liên hệ.

Hy vọng bài viết này đã mang đến cho bạn những thông tin và kiến thức hữu ích!

Câu hỏi thường gặp (FAQ)