Phòng ban là gì? Chức năng của các phòng ban trong công ty?

1. Phòng ban trong công ty là gì?

Các bộ phận trong công ty đóng vai trò quan trọng trong cơ cấu tổ chức của mỗi doanh nghiệp. Chúng được thành lập để thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn cụ thể. Cán bộ nhân viên làm việc trong các vị trí được phân chia và mỗi bộ phận có mục tiêu và trách nhiệm riêng biệt, cống hiến đặc biệt cho hoạt động tổng thể của công ty.

Các bộ phận này không thể thiếu trong việc tăng cường hiệu quả làm việc của công ty. Số lượng và loại bộ phận trong công ty phụ thuộc vào quy mô và mục tiêu của ban lãnh đạo.

Doanh nghiệp sẽ có số lượng phòng ban chuyên môn tăng lên và số lượng nhiều hơn. Tuy nhiên, cũng có các công ty chỉ có một số phòng ban chức năng đơn giản.

2. Chức năng, nhiệm vụ của một số phòng ban trong công ty:

2.1. Phòng kế toán (Accounting Department):

+ Thực hiện công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán.

+ Quản lý các nguồn tiền đầu ra và đầu vào của công ty

+ Theo dõi, lập bảng quản lý về thu chi của công ty

+ Thực hiện báo cáo tài chính hàng tháng, hàng quý, hàng năm của công ty

+ Nắm bắt và cập nhật các quy định pháp luật về thuế, chính sách thuế

- Đưa ra khuyến nghị về các vấn đề tài chính liên quan tới ban lãnh đạo của công ty.

- Kết hợp với các phòng ban khác để xây dựng mạng lưới thông tin quản lý nhân sự, tài chính,…

- Xử lý các vấn đề liên quan đến về lương, thưởng, phụ cấp, cũng như các chế độ khác của công ty.

- Điều chỉnh các vấn đề liên quan đến thuế thu nhập cá nhân, thuế môn bài và các loại thuế khác dựa trên quy định của pháp luật.

2.2. Phòng hành chính (Administration Department):

Tiếp nhận và xử lý các công việc nội bộ trong doanh nghiệp.

+ Quản lý, theo dõi các vấn đề liên quan đến nhân sự, nhân viên công ty

- Tiến hành xử lý, quản lý và sắp xếp các tài liệu, hồ sơ của công ty như danh sách nhân viên, bảng điều hành, văn bản, quy chế công ty,...

- Đảm bảo lưu trữ, phát hành văn bản, con dấu và chịu trách nhiệm trước ban giám đốc và chịu trách nhiệm về pháp lý.

Thực hiện nhiệm vụ liên quan đến tổ chức và điều phối các cuộc họp, hội thảo của công ty.

Soạn thảo văn bản quản lý nội bộ và các tài liệu gửi đi cho khách hàng và các cơ quan khác.

2.3. Phòng chăm sóc khách hàng (Customer Service Department):

- Nhận thông tin phản hồi từ khách hàng, đề xuất giải pháp xử lý, tham gia cuộc họp giao ban để nhận ý kiến và thảo luận với cấp trên.

+ Hợp tác với bộ phận marketing triển khai các chương trình, kế hoạch liên quan đến công tác chăm sóc khách hàng công ty.

- Tổ chức chi tiết việc tặng quà, tổ chức các buổi tri ân và mời khách hàng trong các dịp lễ, tết và ngày đặc biệt của công ty (như Tết, ngày khai trương, ngày kỷ niệm thành lập, …)

- Theo dõi và ghi nhận đánh giá về mức độ hài lòng của khách hàng về sản phẩm và dịch vụ của công ty. Từ đó, cung cấp thông tin phản hồi, xác định nguyên nhân của những đánh giá không tốt và mức độ hài lòng chưa cao của khách hàng, nhằm xây dựng kế hoạch để khắc phục những hạn chế còn tồn tại và tăng cường những điểm mạnh hiện có.

+

2.4. Phòng nhân sự (Human Resource Department): 

Lập kế hoạch và triển khai ngân sách chăm sóc khách hàng hàng tháng, hàng quý, hàng năm hoặc theo từng giai đoạn và đề xuất cho lãnh đạo thông qua, phê duyệt.

+ Lập kế hoạch và thực hiện quá trình tuyển dụng nhân sự để đáp ứng nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp.

+ Sử dụng các kênh truyền thông và mạng xã hội để lan tỏa thông tin tuyển dụng, nhằm tìm kiếm những ứng viên xuất sắc.

+ Thiết lập quan hệ đối tác với các nguồn cung ứng nhân lực đáng tin cậy như: trường Đại học, Cao đẳng, và các tổ chức đào tạo nghề.

- Đề xuất trực tiếp với cấp trên về những ý kiến để cải thiện hiệu quả làm việc của nhân viên.

- Tính toán mức lương, phần thưởng và các chế độ chính sách phúc lợi, đãi ngộ cho nhân viên.

- Cập nhật các quy định, chính sách của công ty áp dụng cho nhân viên bao gồm: hướng dẫn về ca làm việc, quy trình chấm công chuyên cần, quyền truy cập tài khoản cá nhân, chính sách về lương thưởng, các quy định về bảo hiểm và quy định nghỉ phép.

- Đảm nhiệm vai trò quản lý và soạn thảo hợp đồng lao động dành cho nhân viên.

Note: The following is the rewritten content in Vietnamese:

- Theo dõi và tuân thủ các quy định về nghỉ việc, nghỉ thai sản, và kết thúc hợp đồng lao động.

- Giám sát việc đăng ký và đóng các hình thức bảo hiểm, bao gồm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế... cho cán bộ nhân viên.

- Hỗ trợ nhân viên trong việc xử lý các vấn đề sức khỏe và thai sản.

- Xây dựng kế hoạch và chương trình đào tạo chuyên môn và kỹ năng để nâng cao hiểu biết và giao lưu, học hỏi từ kinh nghiệm giữa các phòng ban và nhân viên.

- Đào tạo nhân viên mới về quy định, nội quy và văn hóa doanh nghiệp.

- Ghi nhận và thực hiện các báo cáo định kỳ cùng các nhiệm vụ khác theo hướng dẫn của cấp trên.

2.5. Phòng Công nghệ thông tin (Information Technology Department):

+ Đề xuất và triển khai kế hoạch xây dựng và phát triển công nghệ thông tin trong các giai đoạn hoạt động của công ty

+ Lập báo cáo về tình trạng hoạt động của hệ thống công nghệ thông tin và đưa ra giải pháp cho các vấn đề liên quan.

- Chịu trách nhiệm điều hành và quản lý công nghệ thông tin trong công ty.

- Giám sát và đảm bảo hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin cho các hoạt động trong doanh nghiệp.

- Tiếp cận, tư vấn và triển khai giải pháp phần mềm quản lý và đào tạo cho doanh nghiệp.

- Tiếp cận và áp dụng các kỹ thuật và ứng dụng mới tiến bộ để tối ưu hóa hoạt động của công ty.

- Reworked content:

+ Tối ưu hóa thiết kế và ước lượng ngân sách xây dựng các hệ thống công nghệ thông tin, triển khai các ứng dụng hệ thống.

+ Đảm bảo quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản vật chất và các phương tiện, trang thiết bị được giao.

+ Hỗ trợ các phòng ban khác trong vấn đề về công nghệ thông tin

2.6. Phòng Marketing (Marketing Department):

+ Xây dựng và quản lý hệ thống chăm sóc khách hàng tốt nhất.

+ Cẩn thận và tận tâm lên kế hoạch chương trình khuyến mãi và bảo hành sản phẩm dành cho khách hàng.

+ Hiểu rõ và linh hoạt trong việc tham gia các hoạt động truyền thông xã hội nhằm tăng cường uy tín thương hiệu.

- Xây dựng một hệ thống thu thập và tổng hợp thông tin về thị trường, bao gồm thông tin về nhu cầu của người dùng, các sản phẩm đang sử dụng trên thị trường, và giá cả của sản phẩm và dịch vụ liên quan.

- Đề xuất các phương án xây dựng, cải tiến hoặc phát triển sản phẩm mới.

- Nghiên cứu và lập kế hoạch mở rộng thị trường kinh doanh, tăng cường khách hàng mới

- Xây dựng và triển khai các chiến lược tiếp thị theo từng giai đoạn.

+ Theo dõi, đánh giá và báo cáo kết quả chiến lược marketing tới ban lãnh đạo công ty và đề ra phương án chiến lược marketing mới

2.7. Phòng kinh doanh (Sales Department):

+ Tiến hành nghiên cứu và thực hiện các hoạt động tiếp cận khách hàng và thị trường.

- Đề xuất các chiến lược giới thiệu sản phẩm và mở rộng thị trường, gia tăng khách hàng.

- Chuẩn bị kế hoạch tổ chức và thực hiện các hoạt động kinh doanh, cùng việc tính toán và báo cáo về giá thành để tạo hợp đồng với khách hàng.

- Thực hiện việc theo dõi và giám sát tiến độ thực hiện công việc kinh doanh của nhân viên và các phòng ban trong công ty nhằm đảm bảo tuân thủ quy trình và tiến độ sản xuất sản phẩm theo các hợp đồng khách hàng.

- Xây dựng chiến lược marketing và đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh vào thời điểm cụ thể.

- Tiến hành tổng kết và báo cáo về kết quả kinh doanh hàng tháng, quý và năm tới ban lãnh đạo, đồng thời đề xuất các phương án và chiến lược kinh doanh mới để được phê duyệt.

- Tiến hành nghiên cứu về định hướng và phát triển sản phẩm.

3. Các bước xây dựng phòng ban trong công ty: 

Tùy vào ngành nghề, tình trạng tài chính và nhân sự của công ty tại thời điểm đó, công ty sẽ xác định các phương pháp xây dựng các bộ phận công tác. Điều quan trọng là cần xem xét những yếu tố sau đây:

- Xác định nhu cầu và mục tiêu của công việc.

– Thành lập phạm vi xây dựng quy trình làm việc

– Xây dựng các nội dung chính của quy trình làm việc

– Xác định và áp dụng các phương pháp kiểm soát và kiểm tra quy trình làm việc giữa các phòng ban, cũng như quy chế và quy định cụ thể của từng phòng ban và toàn công ty.

– Lập nội dung chi tiết mô tả các bước công việc, bao gồm các bước cơ bản cần thực hiện khi tiến hành hoạt động của một phòng ban, cách giải quyết vấn đề và xử lý khi gặp khó khăn.

Cuối cùng, hoàn thiện các nhiệm vụ của các phòng ban là rất quan trọng.

Mỗi công ty đều không thể thiếu các phòng ban vì vậy, hiểu rõ chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban sẽ giúp cho công việc của công ty diễn ra suôn sẻ hơn, tăng hiệu suất làm việc và giảm thiểu rủi ro trong quá trình hoạt động.