Mẫu bảng mô tả công việc nhân viên hành chính văn phòng

1. Bảng mô tả công việc nhân viên hành chính văn phòng là gì

– Bảng mô tả công việc nhân viên hành chính văn phòng là tài liệu hướng dẫn chi tiết về nhiệm vụ và trách nhiệm của nhân viên trong công việc hành chính văn phòng. Tài liệu này giúp nhân viên hiểu rõ công việc, quy trình và quy định của công ty cũng như các tiêu chuẩn về chất lượng và năng suất yêu cầu hàng ngày.

Bảng mô tả công việc cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên. Quản lý sử dụng tài liệu này để đánh giá công việc của nhân viên, cung cấp phản hồi và đề xuất cải thiện kết quả làm việc.

2. Mẫu bảng mô tả công việc nhân viên hành chính văn phòng theo tiêu chí: 

2.1. Trách nhiệm:

làm nhiệm vụ quan trọng là tổ chức và điều phối các hoạt động hành chính trong công ty. Công việc của họ bao gồm quản lý công tác lễ tân, khánh tiết, đưa đón và tiếp khách. Họ cũng phải lên lịch làm việc và họp, đảm bảo vận hành suôn sẻ của cơ sở vật chất, thiết bị và phương tiện làm việc. Ngoài ra, nhiệm vụ của họ còn bao gồm mua sắm trang thiết bị và văn phòng phẩm, cũng như việc lên kế hoạch.

2.2. Mô tả công việc:

Công việc của nhân viên hành chính văn phòng rất quan trọng và đa dạng. Nhiệm vụ của họ bao gồm tiếp nhận cuộc gọi, fax, quản lý các tài liệu và văn bản công văn, cũng như các chứng từ liên quan đến hợp đồng cung cấp hàng hóa dịch vụ. Bên cạnh đó, nhân viên còn phải soạn thảo biểu mẫu và văn bản hành chính theo yêu cầu từ cấp trên. Nhiệm vụ khác của nhân viên là quản lý và chuẩn bị các văn phòng phẩm và thiết bị văn phòng cho công ty. Họ cũng phải lên kế hoạch, giám sát và bảo trì các thiết bị điện tử như máy tính, máy in và máy photocopy. Cuối cùng, nhân viên hành chính văn phòng còn phải đáp ứng các yêu cầu khác liên quan đến công việc văn phòng từ cấp trên. Để làm tốt công việc này, nhân viên cần phải có khả năng đa nhiệm và quản lý công việc hiệu quả.

2.3. Yêu cầu:

Để trở thành một nhân viên hành chính văn phòng giỏi, bạn cần có bằng Cao đẳng trở lên và ưu tiên những người có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực hành chính và văn phòng. Bạn cũng nên có tinh thần làm việc nhanh nhẹn, trung thực, có trách nhiệm và tự giác, cũng như có khả năng giao tiếp tốt và sử dụng thành thạo công nghệ văn phòng. Nếu muốn được đánh giá cao, bạn nên biết cách quản lý thời gian hiệu quả, đưa ra quyết định chính xác và có khả năng làm việc độc lập cũng như làm việc nhóm. Đây là những kỹ năng quan trọng giúp bạn thành công và phát triển trong lĩnh vực này.

3. Mẫu bảng mô tả công việc nhân viên hành chính văn phòng theo vị trí công việc: 

Mẫu mô tả công việc nhân viên hành chính văn phòng theo vị trí công việc của bạn có thể bao gồm những nhiệm vụ sau đây:

3.1. Công tác văn thư:

- Tiếp nhận các công văn và giấy tờ được gửi đến công ty, sau đó chuyển giao cho các cấp quản lý có thẩm quyền xử lý. Điều này rất quan trọng để đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan được thông báo đầy đủ và các vấn đề được xử lý một cách chính xác và kịp thời.

- Quan trọng để gửi các công văn, giấy tờ, văn bản ra ngoài Công ty một cách đúng địa chỉ và trong thời gian quy định.

- Tổ chức lưu trữ toàn bộ các hệ thống công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan. Quản lý thông tin là công việc quan trọng của bất kỳ công ty nào, đảm bảo việc lưu trữ và sắp xếp thông tin một cách hiệu quả.

- Chấp nhận các báo cáo về lao động từ cán bộ của công ty, bao gồm việc đến trễ, về sớm, nghỉ ốm và nghỉ phép. Điều này giúp quản lý nhân viên trong công ty trở nên thuận tiện hơn và đảm bảo rằng tình hình làm việc của nhân viên được cập nhật đến các bên liên quan.

- Theo dõi và có trách nhiệm quản lý lịch làm việc của công ty. Điều này rất quan trọng để đảm bảo công việc hoàn thành đúng hạn và thông báo kịp thời đến các bên liên quan.

- Theo dõi chính sách bảo hiểm y tế và xã hội cho nhân viên công ty để đảm bảo sự an toàn và bảo vệ cho họ.

- Tổ chức in ấn và photocopy tài liệu khi cần thiết để đảm bảo việc phân phối thông tin hiệu quả và dễ dàng truy cập thông tin cho các bên liên quan.

3.2. Công tác lễ tân:

– Nghe và tiếp nhận cuộc gọi từ khách hàng đã liên hệ với Công ty. Việc này đảm bảo các cuộc gọi của khách hàng được tiếp nhận và xử lý một cách chính xác và kịp thời.

– Hỗ trợ Ban Lãnh đạo trong việc đón tiếp khách tại Công ty. Điều này giúp đảm bảo các buổi họp và cuộc gặp của công ty được tổ chức một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

- Hỗ trợ việc tổ chức các cuộc họp nội bộ trong Công ty, nhằm đảm bảo sự mượt mà và hiệu quả của các cuộc họp.

- Tổ chức tổ chức các hội thảo, hội nghị, lớp học của Công ty để đảm bảo tính chuyên nghiệp và hiệu quả của các sự kiện.

3.3. Công tác hỗ trợ dự án:

- Hỗ trợ nhóm in và đóng gói hồ sơ dự án, yêu cầu chữ ký từ các thành viên trong và ngoài công ty tham gia dự án. Việc hỗ trợ các nhóm dự án là một phần quan trọng của công việc hỗ trợ dự án.

- Hỗ trợ tổ chức các hoạt động thực tế tại các tỉnh (sắp xếp phương tiện đi lại, đặt khách sạn, đặt vé máy bay, làm thủ tục visa khi cần thiết...). Điều này giúp đảm bảo rằng nhân viên công ty có thể làm việc hiệu quả khi tham gia công tác.

– Chuẩn bị đồ dùng và vật liệu cần thiết cho nhóm tham quan thực địa (bao gồm máy ghi âm, máy ảnh, điện thoại, kết nối nhanh...). Điều này đảm bảo rằng nhân viên công ty được trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết để tiến hành công việc.

– Chuẩn bị các tài liệu cần thiết cho công việc tại địa phương (như giấy tờ đi lại, các mẫu chứng từ...). Điều này đảm bảo rằng nhân viên công ty có đầy đủ các tài liệu cần thiết để thực hiện công việc.

– Thu xếp công tác in ấn, sao chép tài liệu khi cần. Điều này đảm bảo rằng thông tin được phân phối một cách hiệu quả và người liên quan có thể truy cập thông tin một cách dễ dàng.

3.4. Công tác quản lý tài sản, thiết bị:

– Lập kế hoạch mua sắm, đảm trách việc theo dõi và quản lý tài sản, thiết bị tại văn phòng. Điều này đảm bảo rằng tài sản và thiết bị của công ty được quản lý và sử dụng một cách hiệu quả.

- Mua sắm văn phòng phẩm và đồ dùng thông thường tại Công ty để đảm bảo nhân viên có đầy đủ trang thiết bị làm việc.

- Quản lý và hoạt động hệ thống thư viện, sách báo của Công ty để đảm bảo lưu trữ và quản lý thông tin một cách hiệu quả.

3.5. Các công việc hành chính khác:

– Hỗ trợ lập kế hoạch và đặt lịch công tác cho lãnh đạo (đặt xe taxi, nhà hàng, khách sạn, vé máy bay…). Điều này đảm bảo rằng các cuộc họp và cuộc gặp của công ty được tổ chức một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

– Tiến hành mua sắm các nhu yếu phẩm (như trà và cafe) cho văn phòng Công ty. Việc này đảm bảo rằng nhân viên của công ty luôn được cung cấp đủ các nhu yếu phẩm cần thiết để làm việc.

- Tổ chức buổi kỷ niệm sinh nhật cho nhân viên công ty trong tháng, nhằm mang lại sự tôn trọng và tạo cơ hội giao lưu giữa các thành viên.

- Đảm nhiệm các nhiệm vụ sau sự kiện của công ty, để đảm bảo việc tổ chức sự kiện diễn ra một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

- Hỗ trợ khách hàng về các dịch vụ của công ty, giải đáp các câu hỏi liên quan đến dịch vụ. Điều này đảm bảo đội ngũ khách hàng nhận được dịch vụ tốt hơn và trải nghiệm công ty một cách tốt đẹp.

- Chuẩn bị các báo cáo và tài liệu cần thiết cho cuộc họp và cuộc gặp của Công ty. Việc này đảm bảo tính chuyên nghiệp và hiệu quả trong tổ chức các cuộc họp và cuộc gặp của công ty.

- Quản lý và cập nhật danh sách khách hàng và đối tác của công ty nhằm đảm bảo lưu trữ và sắp xếp thông tin một cách hiệu quả.

- Trả lời các thắc mắc liên quan đến chính sách và thủ tục của công ty từ nhân viên, đảm bảo cung cấp thông tin chính xác và đầy đủ về chính sách và thủ tục cho nhân viên.

- Lập kế hoạch và hỗ trợ các hoạt động xây dựng đội nhóm của công ty nhằm tạo ra môi trường làm việc tích cực và thân thiện cho nhân viên.

- Đồng hành và hỗ trợ các phòng ban khác trong công ty khi cần thiết, nhằm đảm bảo sự suôn sẻ và hiệu quả trong hoạt động của công ty.