Khiếu nại thương mại là gì? Quy định về khiếu nại thương mại?

1. Khiếu nại thương mại là gì?

1.1. Hoạt động thương mại là gì? 

Theo quy định tại khoản 1 điều 3 của Luật Thương mại năm 2005, hoạt động thương mại có ý nghĩa là những hoạt động nhằm mục đích tạo lợi nhuận, bao gồm việc mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đầu tư, và các hoạt động liên quan khác nhằm mục đích tạo lợi nhuận.

1.2. Khiếu nại thương mại là gì? 

Kháng cáo - một thuật ngữ tiếng Anh hay được gọi là "claim" được hiểu là yêu cầu được bảo đảm đền bù.

Khiếu nại là những yêu cầu và đề nghị của khách hàng đối với người bán vì số lượng, chất lượng và bao bì của sản phẩm được giao không đúng theo thỏa thuận hoặc người bán cung cấp chứng từ không phù hợp với thực tế, giao hàng không đúng hoặc chậm. Khiếu nại trong lĩnh vực thương mại là yêu cầu bồi thường thiệt hại từ phía bên gây thiệt hại cho bên bị thiệt hại.

Theo các quy định của pháp luật trong hầu hết các quốc gia, khiếu nại được coi là bước đầu tiên không thể thiếu trong một số lĩnh vực tranh chấp, ví dụ như tranh chấp liên quan đến hiệp định thương mại quốc tế, tranh chấp liên quan đến hợp đồng bảo hiểm hàng hóa, và nhiều lĩnh vực khác.

2. Các hình thức khiếu nại thương mại:

Khiếu nại phải được viết thành văn bản, bao gồm các thông tin và dữ liệu sau đây: Tên người khiếu nại, số lượng và xuất xứ hàng hóa, địa điểm vận chuyển, địa chỉ nhận hàng, cơ sở khiếu nại, chứng từ vận chuyển, cùng với các yêu cầu đặc biệt của người mua hướng tới việc giải quyết khiếu nại.

Tất cả các chứng từ này phải đề cập đến số hiệu hợp đồng và số hiệu chứng từ vận tải liên quan. Ngày nộp đơn khiếu nại được coi là ngày đóng dấu bưu điện tại nơi gửi.

3. Thời hiệu khiếu nại thương mại:

Một khi đã hết thời hạn được quy định theo khoản 1 điều 149 Bộ luật dân sự 2015, sẽ phát sinh những hậu quả pháp lý đối với chủ thể theo điều kiện quy định của luật.

Toà án chỉ áp dụng thời hiệu khi có yêu cầu từ một bên hoặc các bên, nhưng yêu cầu đó phải được đưa ra trước khi Toà án cấp sơ thẩm ra bản án hoặc quyết định giải quyết vụ việc.

Theo khoản 1, điều 144 của Bộ Luật Dân sự năm 2015, thì thời hạn được xác định là một khoảng thời gian từ điểm thời gian này tới điểm thời gian khác.

3.2. Các tính thời hiệu:

Theo quy định tại Điều 151 Bộ Luật Dân sự 2015, thời hạn bắt đầu từ ngày mà hiệu lực có hiệu lực và kết thúc vào ngày cuối cùng mà hiệu lực còn tồn tại.

Để tính được thời hạn, bạn cần biết ngày bắt đầu và ngày kết thúc của hiệu lực cuối cùng.

3.3. Quy định của pháp luật về thời hiệu khiếu nại trong hoạt động thương mại:

Theo Luật Thương mại 2005, các bên có quyền thỏa thuận về thời hạn nộp đơn khiếu nại thương mại một cách tự do. Trong trường hợp không có sự thỏa thuận, thời hạn nộp đơn khiếu nại thương mại sẽ được xác định như sau: Ba tháng kể từ ngày giao hàng đối với khiếu nại liên quan đến số lượng hàng hoá.

‐ Trong trường hợp có khiếu nại về chất lượng hàng hóa, thời gian để khiếu nại chính là sáu tháng sau ngày giao hàng; trong trường hợp hàng hóa được bảo hành, thời gian để khiếu nại chỉ là ba tháng sau ngày kết thúc thời hạn bảo hành;

‐ Đối với vi phạm hợp đồng, thời gian để thực hiện nghĩa vụ bên vi phạm là chín tháng từ ngày vi phạm xảy ra, hoặc từ ngày kết thúc thời hạn bảo hành trong trường hợp vi phạm khác.

Tuy nhiên, trong Luật Thương mại năm 2005, có một ngoại lệ quy định tại điểm d, khoản 1, điều 237. Theo quy định này, thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics, trừ trường hợp không nhận được thông báo khiếu nại trong vòng mười bốn ngày kể từ ngày gửi khiếu nại sau khi doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics đã giao hàng cho người nhận, không phải chịu trách nhiệm pháp lý đối với hàng hóa phát sinh từ hoạt động thương mại của mình.

4. Các cách giải quyết khiếu nại thương mại: 

Khiếu nại thương mại có thể được giải quyết theo một trong các cách sau đây:

- Đền bù các thiếu sót bằng cách giao hàng riêng hoặc gửi thêm hàng trong đợt giao hàng kế tiếp.

- Hoàn trả sản phẩm bị khiếu nại và trả lại tiền cho khách hàng.

- Người bán chịu trách nhiệm sửa chữa lỗi của hàng hóa và chi trả các chi phí liên quan.

- Nếu hàng hóa bị lỗi, người bán sẽ thay thế bằng hàng hóa khác phù hợp theo điều khoản hợp đồng và chịu mọi chi phí liên quan đến việc đổi hàng.

- Sản phẩm bị lỗi sẽ được giảm giá hoặc được hoàn trả giá trị tương ứng.

- Đối với các sản phẩm đặc biệt như hàng chuyên dụng, thay thế hoặc sửa chữa sản phẩm bị khiếu nại là phương pháp thường được áp dụng. Trong ngành nguyên liệu và thực phẩm, việc giảm giá hoặc đánh giá thấp số lượng sản phẩm bị khiếu nại là phương pháp phổ biến.

5. Quyền và nghĩa vụ của bên bán và bên mua:

Theo quy định, các bên không thể dựa vào đơn khiếu nại để từ chối giao hàng hoặc từ chối nhận hàng trong các lần vận chuyển tiếp theo trong cùng một hợp đồng.

Sau một ngày nhất định kể từ khi người mua thông báo hàng đã sẵn sàng để kiểm tra, người bán phải gửi đại diện của mình để kiểm tra hoặc ủy quyền cho tổ chức được nước nhập khẩu thực hiện.

Người bán phải thực hiện điều tra chi tiết và báo cáo kết quả điều tra của mình ngay cả khi họ chấp nhận hay không chấp nhận khiếu nại. Nếu người bán không trả lời khiếu nại trong thời hạn quy định, điều này sẽ được xem là họ chấp nhận khiếu nại và người mua có quyền đưa vụ việc lên tòa án trọng tài với mọi chi phí do người bán gánh chịu.

Trong hợp đồng, các điều sau đây phải được thỏa thuận: Nếu khiếu nại được xác định là hợp lý và có căn cứ, người bán sẽ chịu trách nhiệm cho tất cả các chi phí liên quan đến khiếu nại và phải giải quyết vụ việc. Trong trường hợp khiếu nại được xác định là không có căn cứ, người mua phải thanh toán các chi phí khiếu nại và giải quyết vụ việc.

6. Những trường hợp khiếu nại người bán hàng:

Để xác định khi nào cần khiếu nại người bán, người mua cần tuân theo các tiêu chí sau đây:

Đầu tiên, cần dựa vào hợp đồng mua bán quốc tế mà hai bên đã ký kết. Quyền và nghĩa vụ của người bán và người mua được quy định rõ ràng trong hợp đồng. Do đó, nếu người bán vi phạm quyền lợi của người mua, người mua có quyền khiếu nại người bán.

Thứ hai, theo các quy định quốc tế và luật pháp, quyền lợi của bên mua trong hợp đồng và thương mại quốc tế không chỉ được quy định trong thỏa thuận hợp đồng mà còn trong các điều khoản quốc tế và luật pháp quốc gia áp dụng. Do đó, nếu bên bán vi phạm quyền lợi này, bên mua có quyền khiếu nại. Các trường hợp khiếu nại cụ thể đối với bên bán thường bao gồm:

 – Khiếu nại về việc thiếu số lượng và trọng lượng hàng hóa: Bên mua có quyền khiếu nại bên bán nếu số lượng hàng hóa được giao ít hơn số lượng quy định trong hợp đồng. Bên mua cũng có quyền khiếu nại về trọng lượng hàng hóa ngay cả khi hàng hóa được đóng gói trong bao kiện và không khớp với thông tin ghi trên phiếu đóng gói hoặc bên ngoài bao bì.

- Trong trường hợp bên bán giao hàng không đáp ứng đủ chất lượng quy định trong hợp đồng hoặc theo pháp luật hiện hành, hoặc khi chất lượng hàng hóa không được quy định trong hợp đồng, bên mua có quyền khiếu nại bên bán về vấn đề chất lượng.

- Nếu bên bán giao hàng không tuân thủ quy cách bao bì hoặc không đóng gói hàng theo đúng quy định trong hợp đồng hoặc tập quán thương mại, bên mua có quyền khiếu nại bên bán. Ngay cả khi bên bán cung cấp bao bì không đảm bảo chất lượng, trong trường hợp hàng hóa bị tổn thất trong quá trình vận chuyển, bên mua cũng có quyền khiếu nại bên bán.

– Khiếu nại về việc không giao hàng hoặc giao hàng chậm.

– Khiếu nại người bán do không giao hoặc giao chậm tài liệu kỹ thuật, bằng chứng phân tích, không thông báo hoặc chậm thông báo về việc giao hàng lên tàu.

7. Thủ tục khiếu nại thương mại:

Để khiếu nại và gửi thành công đơn khiếu nại, người khiếu nại phải tuân theo các quy trình pháp lý liên quan đến khiếu nại. Các quy trình pháp lý phổ biến bao gồm việc nộp một đơn khiếu nại hợp lệ và tuân thủ thời hạn nộp đơn khiếu nại.

- Đơn khiếu nại phải được viết bằng văn bản: Đơn phải chứa đầy đủ thông tin về người khiếu nại và bên bị khiếu nại, vấn đề tranh chấp và yêu cầu của người khiếu nại. Ngoài ra, người khiếu nại cần chuẩn bị hồ sơ khiếu nại với đầy đủ bằng chứng.

- Thời hạn nộp đơn khiếu nại là thời điểm mà các bên có thể đệ đơn khiếu nại. Có hai loại thời hạn khiếu nại: thời hạn được quy định trong hợp đồng và thời hạn theo quy định của pháp luật.

Các tài liệu pháp luật được sử dụng trong bài viết là:

– Luật Thương mại 2005;

– Bộ luật dân sự 2015.