Hình thức văn bản là gì? Các loại hình thức văn bản?
Hình thức văn bản đóng vai trò quan trọng trong việc ghi lại thoả thuận pháp lý và chứa đựng thông tin có giá trị pháp lý Bài viết này tập trung trình bày về hình thức văn bản, các loại và vai trò, chức năng của nó, cũng như thành phần quản lý và các thành phần chính của văn bản
1. Hình thức văn bản là gì?
Văn bản có thể hiểu là phương thức truyền đạt thông tin từ người này đến người khác hoặc từ tổ chức này đến cá nhân hoặc tổ chức khác bằng cách sử dụng ngôn ngữ viết trên giấy hoặc điện tử. Theo định nghĩa này, các thông báo, báo cáo, giấy phép, câu hỏi, tài liệu chuyên môn, khẩu hiệu, bản vẽ, bản ghi âm v.v... được coi là văn bản. Tuy vậy, khái niệm văn bản theo cách này khá rộng và chỉ đề cập đến tính chất chung chung mà không thể hiện được nội dung hoặc chủ đề của văn bản đó.Có một cách hiểu khác về văn bản, theo đó văn bản là các giấy tờ, tài liệu sử dụng trong cơ quan, đoàn thể và tổ chức xã hội. Các giấy tờ này được sử dụng để điều hành và quản lý các hoạt động của cơ quan, đoàn thể, cũng như truyền đạt thông tin đến cá nhân và tổ chức trong xã hội như quyết định, chỉ thị, báo cáo, công văn và nhiều loại khác. Hiện nay, khái niệm văn bản theo cách này là phổ biến nhất.
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ, công tác văn thư được định nghĩa là truyền đạt thông tin thành văn bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu trong hoạt động của cơ quan, tổ chức theo quy định. Đối với khái niệm về hình thức văn bản, nó là giấy tờ chứa đựng sự thỏa thuận pháp lý và thông tin có giá trị pháp lý theo quy định của pháp luật.
Cách thể hiện thông tin trong văn bản như sau:
- Trước tiên, đó là hình thức tài liệu chứa các thoả thuận giữa các bên trong quan hệ pháp lý. Loại tài liệu này được sử dụng để ghi nhận sự đồng ý của các bên về quyền và nghĩa vụ của mình trong quan hệ pháp lý.
2. Các loại hình thức văn bản:
Trước hết, đối với những thông tin có giá trị pháp lý, chúng ta phải tuân thủ đúng quy định của pháp luật. Điều này có nghĩa là để coi các thỏa thuận này là hợp lệ pháp lý, chúng ta buộc phải đảm bảo rằng các thông tin này được hình thành và tuân thủ theo quy định của pháp luật, chỉ khi đó mới considered là có giá trị pháp lý và được đảm bảo theo quy định của pháp luật.| Hình thức | Gồm |
| Văn bản quy phạm pháp luật | – Luật, nghị quyết (do Quốc hội ban hành) – Pháp lệnh, Nghị quyết (do Ủy ban thường vụ Quốc hội ban hành) – Lệnh, Quyết định (do Chủ tịch nước ban hành) – Nghị quyết liên tịch (do các cơ quan cùng ban hành: như Ủy ban thường vụ Quốc hội, Chính phủ, hay Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam ban hành) – Nghị định (do Chính phủ ban hành) – Quyết định (do Thủ tướng Chính phủ ban hành) – Thông tư hoặc Thông tư liên tịch giữa những cơ quan (do Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, do Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, do Bộ trưởng, do Thủ trưởng cơ quan ngang bộ ban hành) – Quyết định (do Tổng Kiểm toán Nhà nước ban hành) – Nghị quyết (do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh ban hành) – Quyết định (do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành) |
| Văn bản hành chính | – Nghị quyết (cá biệt), – Quyết định (cá biệt), – Chỉ thị, – Quy chế, – Quy định, – Thông cáo, – Thông báo, – Hướng dẫn, – Chương trình, – Kế hoạch, – Phương án, – Đề án, – Dự án, – Báo cáo, – Biên bản, – Tờ trình, – Hợp đồng, – Công văn, – Công điện, – Bản ghi nhớ bản cam kết, – Bản thoả thuận, – Giấy chứng nhận, – Giấy uỷ quyền, – Giấy mời, – Giấy giới thiệu, – Giấy nghỉ phép, – Giấy đi đường, – Giấy biên nhận hồ sơ, – Phiếu gửi, – Phiếu chuyển, – Thư công |
| Văn bản chuyên ngành | Các hình thức văn bản chuyên ngành do các Bộ trưởng, Thủ trưởng của cơ quan quản lý ngành quy định sau khi đã thoả thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ; |
| Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội | Các hình thức văn bản của các tổ chức chính trị, của tổ chức chính trị – xã hội do người đứng đầu của cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội quy định. |
| Văn bản là hợp đồng | Hợp đồng về mua bán tài sản Hợp đồng về trao đổi tài sản Hợp đồng về tặng cho tài sản Hợp đồng về vay tài sản Hợp đồng về thuê tài sản Hợp đồng về mượn tài sản Hợp đồng về quyền sử dụng đất Hợp đồng hợp tác Hợp đồng dịch vụ: Hợp đồng về vận chuyển Hợp đồng gia công Hợp đồng về gửi giữ tài sản Hợp đồng ủy quyền |
| Văn bản là hoá đơn | Hóa đơn được người bán lập nhằm để ghi nhận các thông tin bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ theo đúng quy định của pháp luật. |
| Văn bản là văn bằng, chứng chỉ | là loại văn được cấp cho những người học sau khi đã hoàn thành một cấp học hoặc một trình độ đào tạo, một khóa học, chương trình bồi dưỡng nào đó. |
3. Vai trò, chức năng của văn bản:
Như vậy, có thể thấy rằng sự tuân thủ quy định của pháp luật và tôn trọng vai trò của văn bản là cần thiết để đảm bảo tính hợp pháp và trách nhiệm của các hoạt động và chính quyền nhà nước theo quy định của pháp luật.3.1. Vai trò của văn bản:
- Với các tổ chức khác: Văn bản nhằm ghi lại hoạt động, cách tổ chức và quản lý.
- Với cá nhân: Văn bản định rõ trách nhiệm, quyền hạn của từng cá nhân và có khả năng chứng minh hành vi của họ.
3.2. Chức năng của văn bản:
– Chức năng cung cấp thông tin:Mỗi văn bản đều mang đến cho độc giả những thông tin cụ thể. Điều này được xem là chức năng quan trọng nhất, vì chỉ khi văn bản mang đến thông tin cho người đọc thì những chức năng khác của nó mới được thực hiện.
- Chức năng về pháp lý:
- Đây là một chức năng chỉ có trong văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành.
- Văn bản có chức năng pháp lý chứa đựng các quy định pháp luật, các tiêu chuẩn, chế độ, và chính sách được ban hành bởi Nhà nước.
– Chức năng quản lý:
Chức năng quản lý được sử dụng trong các văn bản có mục đích lập kế hoạch, xây dựng, tổ chức, điều chỉnh tổ chức, quyết định... trong từng cơ quan, tổ chức. Đây là một công cụ quan trọng trong quá trình quản lý.
Chức năng văn hóa - xã hội giúp bảo tồn những giá trị vật chất và tinh thần do con người tạo ra trong quá trình lao động và sáng tạo...
Các chức năng khác: như chức năng giao tiếp, thống kê...
4.1. Quản lý văn bản:
4. Thành phần của thể thức văn bản:
Tất cả các văn bản đi, văn bản đến của các cơ quan, tổ chức sẽ được quản lý tập trung tại văn thư của cơ quan để tiến hành các thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ khi có các văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.– Các văn bản đi và văn bản đến cần được ghi nhận và xử lý trong cùng ngày, hoặc chậm nhất là vào ngày làm việc tiếp theo. Mức độ khẩn cấp của văn bản đến, gồm hỏa tốc, thượng khẩn và khẩn, yêu cầu phải được ghi nhận, đưa ra xử lý ngay sau khi nhận được.
– Các văn bản cần được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận và xử lý.
– Người được phân công giải quyết và theo dõi các công việc của cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm việc lập hồ sơ về công việc được giao và đảm bảo nộp, lưu trữ tất cả hồ sơ, tài liệu tới lưu trữ của cơ quan.
– Việc quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của các cơ quan, tổ chức phải tuân thủ các quy định của pháp luật.
– Hệ thống cần tuân thủ các quy định về văn thư lưu trữ và luật pháp liên quan.
4.2. Các thành phần chính của văn bản:
– Quốc hiệu và tiêu ngữ;– Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
– Số, ký hiệu của các văn bản;
– Địa danh và thời gian mà ban hành văn bản;
– Tên loại và trích yếu của nội dung văn bản;
– Nội dung của văn bản;
– Chức vụ, họ tên và chữ ký của chính người có thẩm quyền;
– Dấu, chữ ký số của các cơ quan, tổ chức;
– Nơi nhận;
Ngoài ra, văn bản có thể bổ sung thêm các thành phần khác, ví dụ như:
– Phụ lục;
– Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn và những chỉ dẫn về phạm vi lưu hành;
– Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng các bản phát hành;
– Địa chỉ của cơ quan, tổ chức, thư điện tử, trang thông tin điện tử, hay số điện thoại, số fax.
Các văn bản pháp luật sử dụng trong bài viết:
– Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư.
