Giấy xác nhận nơi cư trú có thể thay sổ hộ khẩu hay không?

1. Giấy xác nhận nơi cư trú có thể thay sổ hộ khẩu hay không?

Từ ngày 01 tháng 01 năm 2023, sổ hộ khẩu và sổ tạm trú giấy đã bị chính thức loại bỏ. Theo quy định của Nghị định 104/2022/NĐ-CP của Chính phủ về các thủ tục hành chính và dịch vụ công, không còn yêu cầu nộp và xuất trình sổ hộ khẩu và sổ tạm trú giấy nữa. Thay vào đó, thông tin về nơi cư trú sẽ được sử dụng và xác minh thông qua việc khai thác Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư tại các cơ quan hành chính. Các công dân có thể chọn một trong bốn phương thức sau để khai thác và sử dụng thông tin về nơi cư trú của mình:

- Tiến hành tìm kiếm, khai thác và sử dụng thông tin cá nhân bằng cách sử dụng chức năng của Hệ thống thông tin, nhằm giải quyết các thủ tục hành chính ở cấp Bộ, cấp tỉnh thông qua việc được kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc thông qua Cổng dịch vụ công quốc gia.

- Thực hiện tra cứu thông tin cá nhân bằng tài khoản định danh điện tử của công dân trong ứng dụng VNeID.

- Sử dụng các thiết bị đầu đọc đã kết nối trực tuyến với Cơ sở dữ liệu Quốc gia về dân cư, bao gồm mã QRCode hoặc chip trên thẻ CCCD có gắn chip; 

- Sử dụng các phương pháp khác để truy xuất và sử dụng thông tin dân cư theo quy định của Pháp luật chuyên ngành. Trong trường hợp không thể truy xuất hoặc sử dụng được thông tin nơi cư trú của công dân theo các phương pháp đã được nêu ở trên, Cơ quan có thẩm quyền, cá nhân tiếp nhận sẽ tiến hành giải quyết thủ tục hành chính và dịch vụ công, sau đó yêu cầu công dân cung cấp bản sao hoặc xuất trình một trong các loại giấy tờ có giá trị chứng minh thông tin nơi cư trú như sau:

+ Thẻ CCCD 

+ Giấy CMND 

+ Giấy xác nhận thông tin về cư trú 

+ Giấy thông báo số định danh cá nhân thông tin của công dân trong Cơ sở dữ liệu QG về dân cư. 

Theo các quy định hiện hành, Nghị định 104/2022/NĐ-CP của Chính phủ quy định rằng các cơ quan giải quyết thủ tục hành chính trước hết phải sử dụng thông tin về cư trú của công dân từ cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Nếu cơ quan này không thể truy cập thông tin cư trú từ cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư theo các phương thức đã được quy định, công dân sẽ được yêu cầu nộp hoặc xuất trình các giấy tờ khác như CCCD, giấy CMND, giấy xác nhận thông tin cư trú, và vân vân.

Do đó, giấy xác nhận nơi cư trú có thể thay thế cho sổ hộ khẩu, tuy nhiên, nó không phải là một giấy tờ bắt buộc phải được sử dụng thay cho sổ hộ khẩu.

2. Cách thức để xin giấy xác nhận cư trú:

Cách một: Gửi hồ sơ xin cấp giấy xác nhận cư trú trực tiếp tại đồn công an phường.

Cách hai: Gửi hồ sơ xin cấp giấy xác nhận cư trú trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công của Bộ Công an, Cổng dịch vụ công quản lý cư trú.

3. Trình tự, thủ tục thực hiện xin giấy xác nhận cư trú:

Giai đoạn 1: Sẵn sàng hồ sơ xin giấy xác nhận cư trú.

– Cá nhân hoặc tổ chức cần chuẩn bị một bộ hồ sơ theo quy định của pháp luật.

Bước 2: Gửi hồ sơ đăng ký cư trú tại Công an cấp xã để nhận giấy xác nhận cư trú.

- Cá nhân hoặc tổ chức có thể nộp hồ sơ tại công an cấp xã hoặc trực tuyến qua các cổng dịch vụ công trực tuyến như Cổng dịch vụ công QG, cổng dịch vụ công của Bộ Công an hoặc cổng dịch vụ công quản lý cư trú. Thời gian tiếp nhận hồ sơ là trong giờ hành chính từ thứ 2 đến sáng thứ 7 hàng tuần, trừ các ngày nghỉ lễ và Tết theo quy định của pháp luật.

Bước 3: Cơ quan đăng ký cư trú sẽ kiểm tra tính pháp lý và nội dung hồ sơ xin giấy xác nhận cư trú của cá nhân hoặc tổ chức.

- Nếu hồ sơ đã đáp ứng đầy đủ và hợp lệ, cơ quan đăng ký cư trú sẽ tiếp nhận hồ sơ và cấp Phiếu tiếp nhận hồ sơ, đồng thời hẹn ngày thông báo kết quả cho cá nhân hoặc tổ chức đã đăng ký.

- Nếu hồ sơ đáp ứng được một số yêu cầu nhưng vẫn còn thiếu, cơ quan đăng ký cư trú sẽ hướng dẫn để bổ sung và hoàn thiện hồ sơ, và cung cấp Phiếu hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ cho cá nhân hoặc tổ chức đăng ký.

Trong trường hợp hồ sơ không đáp ứng đầy đủ các điều kiện, cơ quan đăng ký cư trú sẽ từ chối tiếp nhận hồ sơ và cấp Phiếu từ chối tiếp nhận để giải quyết cho cá nhân hoặc tổ chức đăng ký.

Bước 4: Nhận kết quả.

Căn cứ theo ngày hẹn đã được ghi trên Phiếu tiếp nhận hồ sơ và ngày hẹn trả kết quả để nhận thông báo kết quả giải quyết các thủ tục đăng ký cư trú (nếu có).

4. Một số câu hỏi thường gặp:

4.1. Giấy tờ có giá trị chứng minh thông tin về cư trú:

Ngoài Giấy xác nhận thông tin về cư trú, còn tồn tại một số loại giấy tờ khác có giá trị làm bằng chứng cho thông tin về cư trú này:

– Thẻ CCCD 

– Giấy CMND 

– Giấy thông báo số định danh cá nhân và thông tin của công dân trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

4.2. Giấy xác nhận thông tin cư trú có hoàn toàn thay thế sổ hộ khẩu hay không?

Khi hủy bỏ sổ hộ khẩu, giấy xác nhận thông tin về cư trú sẽ được sử dụng để thay thế. Tuy nhiên, khi cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoàn thiện, giấy xác nhận thông tin về cư trú sẽ không còn cần thiết. Các cơ quan nhà nước và tổ chức có liên quan có thể truy cập và sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư khi làm việc. Do đó, trong quá trình thực hiện thủ tục, bạn chỉ cần cung cấp thẻ căn cước công dân và đã có đầy đủ thông tin của mình.

4.3. Thời hạn của giấy xác nhận thông tin cư trú:

Thời hạn của Giấy xác nhận thông tin cư trú sẽ được xác định tùy theo từng trường hợp cụ thể, vì vậy, nó sẽ có các thời điểm khác nhau như sau:

- Trường hợp thứ nhất: Đối với người đã đăng ký thường trú hoặc đăng ký tạm trú, Giấy xác nhận thông tin về cư trú có hiệu lực trong vòng 30 ngày từ ngày được cấp.

– Trường hợp 2: Người chưa đủ điều kiện để đăng ký thường trú hoặc đăng ký tạm trú sẽ được cấp Giấy xác nhận thông tin về cư trú, có hiệu lực trong 6 tháng từ ngày cấp.

– Trường hợp 3: Khi thông tin về cư trú của công dân đã được điều chỉnh, thay đổi và cập nhật trong cơ sở dữ liệu quốc gia về cư trú, thì Giấy xác nhận thông tin về cư trú sẽ hết hiệu lực từ thời điểm thông tin cư trú của công dân thay đổi.

4.4. Xin giấy xác nhận cư trú ở đâu, có mất tiền không?

– Theo hướng dẫn của Quyết định 5548/QĐ-BCA-C06 ngày 06 tháng 7 năm 2021 của Bộ Công an, công dân có thể đăng ký xin cấp Giấy xác nhận cư trú trực tiếp tại Công an cấp xã hoặc nộp hồ sơ xin giấy xác nhận cư trú trực tuyến thông qua các cổng dịch vụ công như: Cổng dịch vụ công QG, Cổng dịch vụ công của BCA, Cổng dịch vụ công về quản lý cư trú.

– Theo hướng dẫn của Quyết định 5548/QĐ-BCA-C06, hiện tại quy trình xin cấp giấy xác nhận cư trú không đòi hỏi thu phí hoặc lệ phí. Vì vậy, khi đi đăng ký xác nhận cư trú, công dân không phải nộp bất kỳ loại phí hay lệ phí nào.

4.5. Khi xin giấy xác nhận cư trú cần phải chuẩn bị những hồ sơ gì?

Theo hướng dẫn tại Quyết định 5548/QĐ-BCA-C06 của Bộ Công an, khi nộp đơn xin giấy xác nhận cư trú, công dân cần chuẩn bị những giấy tờ sau: Tờ khai thay đổi thông tin về cư trú (theo mẫu CT01 ban hành theo Thông tư 56/2021/TT-CBA ngày 15/5/2021 quy định về biểu mẫu trong đăng ký và quản lý cư trú).

Sau khi cơ quan đăng ký cư trú nhận được hồ sơ xin giấy xác nhận cư trú của công dân hợp lệ, cơ quan đó sẽ phải cấp xác nhận thông tin cư trú cho công dân trong vòng một ngày làm việc nếu thông tin cư trú đã có trong Cơ sở dữ liệu GQ về dân cư và trong vòng ba ngày làm việc nếu cần phải xác minh. Nếu cơ quan đăng ký cư trú từ chối giải quyết xác nhận thông tin cư trú cho công dân, phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ.