File PDF là gì? Cách đọc và sử dụng file PDF như thế nào?

1. File PDF là gì?

Tệp PDF là viết tắt của Định dạng Tài liệu Di động, được xuất bản bởi Adobe. Phần mở rộng tệp PDF là ".PDF". Tệp PDF có thể chứa văn bản, hình ảnh, nút tương tác, liên kết siêu văn bản, video và các phông chữ nhúng trong đó.

Tệp PDF được sử dụng phổ biến trong việc tạo sách điện tử, tờ rơi, ứng dụng công việc, tài liệu quảng cáo và các tài liệu đã thiết kế sẵn dưới dạng PDF khác. Ngoài ra, một số trang web cũng lưu trữ dữ liệu dưới định dạng PDF để dễ truy xuất và tham khảo đầy đủ. Tệp PDF không phụ thuộc vào phần mềm, hệ điều hành hoặc phần cứng cụ thể, cho phép chúng giữ nguyên định dạng khi được mở trên bất kỳ thiết bị nào.

2. Một số phần mềm đọc và chỉnh sửa file PDF:

2.1. Adobe Reader:

Adobe Reader hoặc Adobe Acrobat Reader là ứng dụng đặc biệt giúp bạn xem, chỉnh sửa, đánh dấu và ký các tài liệu được đồng bộ trực tiếp với các tệp PDF.

Adobe Reader cung cấp nhiều tính năng hữu ích như:

- Phát hành ứng dụng đồng thời cho mọi thiết bị.

- Mở, xem, liên kết và chia sẻ tệp PDF nhanh chóng qua email, web hoặc lưu trữ trên thiết bị hoặc tài khoản Adobe Document Cloud của bạn.

– Bạn có thể dễ dàng xem, chỉnh sửa chú thích và viết bình luận nhờ chú thích PDF.

– Dễ dàng chuyển đổi sang Word hoặc Excel.

– Foxit Reader đem đến tính năng bảo vệ chủ sở hữu thông qua việc sử dụng mật khẩu.

2.2. Foxit Reader:

Foxit Reader là một ứng dụng di động giúp bạn quản lý dễ dàng các tệp PDF, tương tự như bạn làm trên máy tính.

Foxit Reader có nhiều tính năng vượt trội như:

- Dễ dàng đồng bộ, chia sẻ, quản lý, xem và chỉnh sửa các tệp PDF trên thiết bị của bạn qua email, Bluetooth hoặc đám mây.

– Tạo và chuyển đổi file PDF sang các định dạng khác như Word, Excel.

– Tạo các tệp PDF quan trọng được bảo vệ bằng mật khẩu.

– Có nhiều cách để xem nội dung, bao gồm việc xem từng trang (one page) và xem tiếp theo các trang liên tục (continuous page), cũng như xem hình thu nhỏ (thumnail).

2.3. WPS Office:

Ngoài việc đọc và tạo file PDF, WPS Office cũng cung cấp tính năng miễn phí để chuyển đổi PDF sang Word. Nó bao gồm đầy đủ các chức năng cần thiết để làm việc trên máy tính, và có thể được sử dụng trên cả điện thoại Android và iPhone.

WPS Office có một số tính năng tuyệt vời như:

– Ứng dụng miễn phí hỗ trợ tạo và đọc file pdf, file word, excel, thuyết trình, file âm thanh, scan.

– Dễ dàng chia sẻ tài liệu trên nhiều nền tảng trực tuyến.

– Mã hóa, lưu trữ và bảo vệ các tài liệu quan trọng.

2.4. OfficeSuite PDF:

OfficeSuite PDF là một ứng dụng văn phòng mạnh mẽ để chỉnh sửa tài liệu Word, Excel, PowerPoint và PDF. Với tính năng và giao diện tương thích hoàn toàn với Microsoft Office, OfficeSuite giúp bạn dễ dàng chỉnh sửa các tài liệu một cách thuận tiện.

OfficeSuite PDF đi kèm với một số tính năng xuất sắc như sau:

– Quản lý và chỉnh sửa văn bản, bảng tính, slide thuyết trình nhanh chóng.

– Hỗ trợ chuyển đổi tài liệu sang file PDF và ngược lại.

3. Cách sử dụng file PDF:

3.1. Cách mở file PDF:

Trong việc mở file PDF, bạn thường sử dụng Adobe Acrobat Reader. Đây là ứng dụng đọc PDF phổ biến nhất và được Adobe phát triển dựa trên tiêu chuẩn PDF riêng của họ. Mặc dù miễn phí và rất hữu ích, nhiều người cảm thấy Adobe Acrobat Reader khá bất tiện trong việc sử dụng. Nếu không cần thiết hoặc không thích sử dụng các tính năng của nó, bạn có thể chọn cách khác.

Hầu hết các trình duyệt máy tính như Chrome, Firefox có thể tự động mở file PDF. Người dùng có thể thêm hoặc kích hoạt plugin cho việc này. Tuy nhiên, sẽ gặp khó khăn nếu muốn có một công cụ tự động mở khi người dùng vô tình nhấp chuột phải vào một liên kết PDF trên một trang web.

3.2. Cách chỉnh sửa file PDF:

Cùng với Adobe Acrobat, Microsoft Word cũng là một trong những chương trình chỉnh sửa phổ biến nhất. Ngoài ra, các trình chỉnh sửa tệp khác như PhantomPDF và Nitro Pro cũng có thể thực hiện việc này.

PDFescape, DocHub và PDF Buddy là những công cụ chỉnh sửa PDF miễn phí, được sử dụng rộng rãi bởi nhiều người dùng. Với những công cụ này, bạn có thể dễ dàng điền thông tin vào các biểu mẫu như đơn xin việc hay biểu mẫu thuế trực tuyến một cách nhanh chóng. Bạn chỉ cần tải tệp lên trang web và tiếp tục chỉnh sửa như thêm hình ảnh, văn bản, chữ ký, liên kết và nhiều nội dung khác. Cuối cùng, bạn có thể tải lại tệp dưới định dạng PDF.

3.3. Cách chỉnh sửa PDF:

Còn một công cụ chỉnh sửa PDF trực tuyến khác cũng rất hữu ích và được gọi là "Fill". Chương trình này cho phép bạn thêm chữ ký vào tệp PDF và hỗ trợ thêm các trường hộp kiểm, ngày tháng và văn bản. Mặc dù vậy, bạn không thể chỉnh sửa văn bản đã có sẵn hoặc điền thông tin vào các biểu mẫu sẵn có.

3.4. Chuyển đổi tệp PDF:

Định dạng tệp PDF đang được sử dụng rộng rãi trong việc học tập và làm việc hiện nay vì nó dễ dàng để lưu trữ, chia sẻ và đồng nhất trên nhiều nền tảng. Tuy nhiên, sự khó khăn phổ biến nhất với các tệp PDF là thay đổi và chỉnh sửa nội dung của chúng. Tuy nhiên, có một số cách để khắc phục hạn chế chỉnh sửa này, từ đó giúp việc chuyển đổi từ tệp PDF sang Word và Excel trở nên thuận tiện hơn. Người dùng có thể nhanh chóng chuyển đổi PDF bằng cách sử dụng các trang web hỗ trợ chuyển đổi. Bước đầu tiên là mở trang https://smallpdf.com/vi.

Bước 2: Sau đó, nhấn vào nút Chọn tệp để tải xuống tệp PDF từ máy tính của bạn lên trang web và biến đổi nó thành tệp Excel.

Bước 3: Tiếp tục, chọn Chuyển đổi toàn trang và sau đó chọn tùy chọn Chọn.

Bước 4: Tiếp theo, nhấp vào nút Tải tệp lên.

Bước 5: File sau khi  tải  về  sẽ được nén > click chuột phải vào file > chọn dòng More file.

Bước 6: Sau đó chọn lại vị trí lưu file và nhấn OK là xong.

Chuyển đổi tệp PDF sang tệp PNG rất dễ dàng với các bước sau.

Bước 1: Đầu tiên bạn cần vào trang web

Bước 2. Tiếp theo, nhấp vào nút Tải tệp lên để tải tệp PDF cần chuyển đổi lên trang web.

Bước 3: Khi quá trình chuyển đổi hoàn tất, hãy nhấp chuột phải vào tệp đã hoàn tất và chọn "Tải xuống".

Bước 4: Tiếp theo, giải nén tệp đã tải về bằng cách nhấp chuột phải và chọn "Thêm tệp tin".

Bước 5: Tiếp theo, nhấn vào tùy chọn vị trí và OK để lưu tệp.

3.5. Bảo mật File PDF:

Hãy bảo vệ tệp PDF bằng cách thiết lập mật khẩu mở, ngăn chặn in tệp, ngăn sao chép nội dung tệp, cấm chỉnh sửa, thêm tệp, thêm trang và các chức năng khác. Có một số ứng dụng và công cụ tạo và chuyển đổi PDF miễn phí như PDFMate, PDF Converter Free, FreePDF Creator v.v. Người dùng có thể sử dụng những lựa chọn này để thay đổi cấu hình bảo mật cho tệp PDF của mình.

4. Những ưu điểm, nhược điểm của file PDF: 

Ưu điểm:

Đầu tiên là những ưu điểm tuyệt vời của định dạng PDF:

‐ Có khả năng hiển thị nội dung và cấu trúc giống nhau trên tất cả các hệ điều hành, thiết bị, phần mềm hoặc ứng dụng.

‐ Cho phép người dùng kết hợp các loại nội dung khác nhau như văn bản, hình ảnh, đồ họa vector, GIF, video, tệp âm thanh, mẫu, siêu liên kết, v.v. trong một tệp PDF duy nhất, và có thể sắp xếp thành báo cáo, trình chiếu, hoặc danh mục.

‐ Quá trình nén hình ảnh áp dụng một thuật toán giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ cho các tệp PDF, giảm sự chiếm dụng đĩa của thiết bị.

‐ Tính năng bảo mật vượt trội cho phép người dùng tắt chức năng in ấn, chỉnh sửa hay chữ ký điện tử để xác thực nội dung tài liệu.

Nhược điểm:

Mặc dù có nhiều ưu điểm quan trọng, nhưng tệp PDF vẫn có một số nhược điểm, chẳng hạn như sau:

‐ Chi phí chỉnh sửa file PDF khá cao.

‐ Tệp được coi như một hình ảnh nên việc xử lý văn bản trong tệp gặp nhiều khó khăn.

‐ Bạn không thể đọc hoặc chỉnh sửa tệp PDF nếu không có phần mềm đặc biệt.

5. Những câu hỏi thường gặp về file PDF:

Làm cách nào để giảm kích thước tệp PDF? 

Để tạo tệp PDF từ hình ảnh, bạn có thể sử dụng Adobe Acrobat hoặc các công cụ trực tuyến như Smallpdf, ilovepdf, hay hiPDF. Các công cụ này cho phép bạn tải lên hình ảnh và chuyển đổi thành tệp PDF.

Người dùng có thể chuyển đổi hình ảnh thành tệp PDF bằng cách sử dụng nhiều chương trình và hệ điều hành khác nhau. Để làm điều này, trên Windows, người dùng chỉ cần kích hoạt hình ảnh, nhấn tổ hợp phím Ctrl P và chọn Microsoft Print to PDF.

Trên điện thoại Android hoặc macOS hay iOS, bạn có thể truy cập vào Print > Save as PDF as File > Print > click Save as PDF.