Chiến lược siêu hiệu quả trong xây dựng mục tiêu OKRs - Đây là bí kíp đỉnh cao!

OKRs là một công cụ quản trị mục tiêu rất phổ biến trong doanh nghiệp và tổ chức hiện nay. Tuy nhiên, việc áp dụng OKRs tại nhiều đơn vị vẫn chưa đạt hiệu quả do thiếu tính khoa học trong quá trình xác định mục tiêu OKRs. Đó là lý do tại sao OKR brainstorming trở nên quan trọng, giúp xác định và phát triển các mục tiêu trong OKRs một cách chính xác và hiệu quả nhất. Vậy OKR brainstorming là gì? Cách nào để "brainstorm" để xác định những mục tiêu phù hợp nhất trong OKRs?

OKR brainstorming là gì?

Brainstorming là quá trình sáng tạo ý tưởng, thảo luận về một vấn đề từ nhiều khía cạnh khác nhau. Hoạt động này được áp dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực và doanh nghiệp khi cần xây dựng những ý tưởng mới hoặc chiến lược mới.

Trong khi đó, OKRs - Objective Key Results là một phương pháp quản lý theo mục tiêu, giúp liên kết hoạt động của từng cá nhân và phòng ban trong công ty để đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp. Tuy nhiên, hiệu quả của OKRs chỉ được đảm bảo khi các mục tiêu đã được định rõ. Đó là lý do tại sao mỗi cá nhân và tổ chức nên thực hiện hoạt động brainstorming OKRs.

Brainstorming OKR là quá trình tưởng tượng và phát triển các mục tiêu sẽ được thực hiện trong khung OKRs của từng cá nhân và phòng ban. Qua việc tư duy sáng tạo, việc xây dựng các mục tiêu OKRs trở nên hiệu quả, chính xác và không bỏ sót những mục tiêu quan trọng. Chúng đảm bảo định hướng chính xác đến mục tiêu chung của doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: KPI là gì? Quy trình xây dựng hệ thống KPI phù hợp nhất với từng doanh nghiệp

Vai trò của OKR brainstorming

Phần lớn nguyên nhân gây ra việc thực hiện OKRs không hiệu quả là do những sai sót trong quá trình xây dựng mục tiêu, dẫn đến việc thiết lập những mục tiêu không khả thi, thiếu liên kết với các thành viên hoặc không phục vụ cho mục tiêu chung của tổ chức. Điều này thường xảy ra khi mỗi cá nhân tự lập mục tiêu OKRs của mình mà không có sự phân tích và đánh giá hiệu quả thực tế của mục tiêu.

OKR brainstorming đóng vai trò quan trọng vì nó giúp xây dựng các mục tiêu OKRs một cách toàn diện và chính xác hơn. Cụ thể, việc brainstorming OKR sẽ mang lại các lợi ích sau:

- Đảm bảo phát triển đầy đủ các mục tiêu cần thiết cho từng cá nhân và bộ phận, tránh bỏ sót bất kỳ mục tiêu quan trọng nào.

Liên kết mục tiêu cá nhân với mục tiêu tổ chức và xác định độ hiệu quả và khả thi của từng mục tiêu và kết quả đã đề ra trong Okr, đảm bảo tính khả thi và ảnh hưởng tích cực đến mục tiêu chung.

Cách thực hiện OKR brainstorming hiệu quả cho từng cá nhân, bộ phận

Quá trình OKR brainstorming cho một cá nhân, một bộ phận nên được thực hiện theo quy trình sau:

Thu thập toàn bộ các ý tưởng, sáng kiến về mục tiêu

Bước đầu tiên trong quá trình Brainstorming là ghi lại tất cả những ý tưởng, ý kiến phát sinh trong đầu của bạn. Bạn có thể tìm kiếm ý tưởng mục tiêu trong OKRs từ các nguồn như: công việc đã thực hiện trong giai đoạn trước, sáng kiến đề xuất dựa trên dự án, kế hoạch của bộ phận hoặc các mục tiêu lớn (mục tiêu quý, mục tiêu năm, ...),…

Sau khi đã đi qua quá trình, bạn sẽ có được danh sách các mục tiêu – Objective. Tiếp theo, bạn cần xác định Key Results - Kết quả then chốt để đạt được mục tiêu đó. Thông thường, mỗi mục tiêu sẽ có từ 3 đến 5 kết quả. Mỗi kết quả then chốt sẽ là một tiêu chí để đánh giá việc tiến gần hơn đến mục tiêu.

Trong quá trình sáng tạo mục tiêu và xác định kết quả, bạn có thể sử dụng một số công cụ như: Sơ đồ tư duy (Mind Mapping), Cây logic,... hoặc sử dụng các phần mềm như: Mindmeister, Sketchboard,... để tạo ra danh sách mục tiêu một cách khoa học hơn.

Đánh giá giá trị & tính khả thi của các mục tiêu, kết quả

Sau khi đã lập được bản phác thảo về toàn bộ ý tưởng liên quan đến mục tiêu và kết quả, bước tiếp theo của quá trình thảo luận về OKR là đánh giá khả thi và giá trị của những ý tưởng đó đối với mục tiêu chung của bộ phận hoặc doanh nghiệp. Đánh giá mục tiêu và kết quả này sẽ dựa vào một số tiêu chí cụ thể như sau:

Quan trọng với bộ phận và doanh nghiệp: Mục tiêu OKRs cần có tầm quan trọng thực sự và đóng góp đến mục tiêu tổng quát của doanh nghiệp.

Rõ ràng: Mục tiêu cần được cụ thể hóa, có khả năng đo lường và đánh giá. Thay vì đặt một mục tiêu chung là phát triển website, hãy đưa ra một con số cụ thể như tăng số lượng khách truy cập vào website.

Truyền cảm hứng cho hành động: Mục tiêu cần mang đến động lực, thách thức để tạo sự ham muốn và nỗ lực cho nhân viên, không quá xa cách để tránh sự chán nản khi đạt được mục tiêu.

Hướng đến mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp: Mục tiêu cần hướng đến mục tiêu chung của cả doanh nghiệp.

- Thời hạn thực hiện là một yếu tố quan trọng để khuyến khích người thực hiện đạt được mục tiêu và tập trung vào việc thực hiện mục tiêu, tránh việc trì hoãn và quên đi mục tiêu.

- Bên cạnh đó, trong quá trình tạo ra OKR, cần cân nhắc một số tiêu chuẩn khác về mục tiêu như: Phạm vi ảnh hưởng của bạn đối với mục tiêu, Quyết định thực hiện mục tiêu cần rõ ràng,….

Tiêu chuẩn đánh giá kết quả trong OKRs

Kết quả được đo lường bằng con số cụ thể: Đối với mục tiêu, yêu cầu tính cụ thể của kết quả là càng cao càng tốt. Bởi chỉ khi bạn biết chính xác mục tiêu đạt được, bạn mới có thể lập kế hoạch hành động cụ thể. Ví dụ, với mục tiêu tăng cường lượng khách hàng mua hàng qua trang web, bạn có thể đặt kết quả cụ thể như tăng 15% lượng traffic hữu cơ.

Cần xác định thời hạn: Tương tự như mục tiêu, kết quả cần có thời hạn xác định rõ ràng để đảm bảo hoàn thành đúng hẹn.

Cần có tính khả thi: Các kết quả phải nằm trong khả năng của nhân sự và có phương pháp cụ thể để đạt được.

Lựa chọn mục tiêu & kết quả phù hợp 

Quá trình cuối cùng trong việc tạo ý tưởng OKR là lọc ra những mục tiêu phù hợp nhất. Với sự hạn chế về thời gian và tài nguyên, không thể thực hiện tất cả các ý tưởng đã được đưa ra ở các giai đoạn trước đó. Do đó, cần có quá trình lựa chọn các ý tưởng mục tiêu và kết quả có mức độ ưu tiên cao nhất để đưa vào OKRs.

Để lựa chọn mục tiêu, bạn có thể xem xét theo hai tiêu chí:

Mức độ khả thi của mục tiêu: Đánh giá khả năng đạt được kết quả trong mục tiêu đó dựa trên các yếu tố như nguồn lực nhân lực, vật lực, thời gian,....

Tầm ảnh hưởng của mục tiêu: Những đóng góp của mục tiêu đó đối với các mục tiêu chung, kết quả quan trọng của bộ phận, và doanh nghiệp.

Để dễ dàng xác định mức độ ưu tiên của các mục tiêu, bạn có thể đưa các mục tiêu vào ma trận sau:

Từ ma trận này, bạn có thể dễ dàng xác định được ưu tiên của các mục tiêu bằng cách chọn những mục tiêu ở ô có khả năng thực hiện cao và tác động lớn.

Đối với những mục tiêu có khả năng thực hiện thấp nhưng có tác động lớn, cần lập kế hoạch triển khai chúng trong dài hạn hơn.

Các mục tiêu có khả năng thực hiện cao nhưng không đóng góp quan trọng cho mục tiêu chung có thể được xem xét thực hiện sau khi hoàn thành các mục tiêu quan trọng trước đó.

Các mục tiêu có mức độ khả thi và tác động thấp nên được loại bỏ ngay.

>>> Xem thêm: Chỉ số KPI và các tiêu chí cần có trong giải pháp Marketing số

Lời kết