Cc là gì? Bcc là gì? Cách sử dụng Cc, Bcc trong Email?

1. Cc là gì? 

"CC" trong email là viết tắt của "Carbon Copy", có nghĩa là tạo bản sao của email để gửi cho một người nào đó không phải là người nhận chính. Điều này thường được sử dụng khi bạn muốn gửi email cho nhiều người cùng một lúc và muốn đảm bảo rằng tất cả mọi người đều có thể xem nội dung email và danh sách những người nhận.

Ví dụ: Nếu bạn muốn gửi email yêu cầu báo giá dự án cho một khách hàng tiềm năng và muốn gửi một bản sao của email đó cho người quản lý, bạn có thể nhập địa chỉ email của khách hàng vào trường "Đến:" và địa chỉ email của người quản lý vào trường "CC".

Bạn thấy đấy, trong quá khứ khi hầu hết các cuộc trao đổi thông tin được thực hiện trên giấy, nếu bạn muốn sao chép một bức thư thực tế, bạn phải đặt một tờ giấy than vào giữa hai tờ giấy để in lại nội dung của bức thư gốc, như ảnh dưới đây.

Một khi giao tiếp đã dần chuyển từ giấy sang email trong những năm qua, nhu cầu sao chép email để gửi cho người khác cũng dần xuất hiện. Và đó là lý do vì sao tính năng CC ra đời.

2. Bcc là gì?

BCC là viết tắt của Văn Bản Bị Dấu. Tương tự như cách CC hoạt động trong email, BCC được sử dụng để gửi một bản sao email cho một người khác. Tuy nhiên, BCC khác biệt lớn với CC về cách hoạt động.

Khi bạn CC email cho ai đó, cả người nhận trong trường hợp Đến (To:) và người nhận trong trường hợp CC có thể nhìn thấy địa chỉ email của nhau. Trong ví dụ trên, khách hàng tiềm năng có thể thấy rằng người quản lý của bạn đã được CC trong email. Ngược lại, nếu bạn không muốn điều này xảy ra, tức là bạn muốn giữ bí mật cho người nhận bản sao, hãy sử dụng tính năng BCC.

Tất cả các địa chỉ email được đề cập trong trường BCC của email đều bị ẩn, điều này đồng nghĩa rằng người nhận trong trường hợp Đến (To:) và CC không thể nhìn thấy chúng.

3. So sánh các sử dụng Cc, Bcc trong Email:

Khi bạn CC mọi người trên một email, danh sách CC sẽ hiển thị với tất cả những người nhận khác. Ví dụ: nếu bạn CC [email protected] và [email protected], thì cả Bob và Jake sẽ biết rằng người kia cũng đã nhận được email.

Trong trường hợp sử dụng BCC, chỉ người gửi mới có thể xem danh sách người nhận. Ví dụ: nếu bạn có địa chỉ email [email protected] và [email protected] trong danh sách BCC, cả Bob và Jake không biết rằng nhau đã nhận được email.

Họ có thể xem thông tin khác, bao gồm danh sách người nhận qua CC và nội dung email, nhưng không biết ai cùng BCC với họ — và cũng không ai khác có thể xem danh sách này ngoại trừ người gửi. Tính năng BCC thường được sử dụng để bảo mật danh tính của người khác.

Ngoài ra, nó còn có tác dụng rút gọn danh sách người nhận email, giúp email trở nên ngắn gọn hơn.

4. Khi nào dùng CC, BCC trong gmail?

Khi nào sử dụng CC để gửi thư

Về phương diện kỹ thuật, tính năng CC hoạt động rất tương tự như trường Đến (To:) trong email. Điều này có nghĩa là không có sự khác biệt nào khi bạn điền địa chỉ email vào trường Đến (To:) hoặc trường CC, vì email sẽ được gửi đến người nhận và tất cả các người trong danh sách có thể thấy địa chỉ email của nhau. Vậy tại sao vẫn cần tính năng CC này?

Lý do là bởi nó liên quan đến khái niệm nghi thức email, còn được gọi là quy tắc ứng xử trong gửi nhận email. Khi bạn soạn email, trường Đến (To:) dùng cho những người mà bạn muốn gửi trực tiếp. Trong khi đó, trường CC dùng cho những người cần được biết về nội dung email nhưng không phải là người nhận chính. Ví dụ: Nếu bạn là CEO và gửi email để trao đổi với bộ phận kinh doanh, thì trưởng và phó phòng kinh doanh là người nhận chính và những nhân viên kinh doanh khác có thể được CC vào danh sách.

Nói chung, nếu bạn nhận được email CC, bạn sẽ không cần trả lời hoặc thực hiện bất kỳ hành động nào.

Khi nào sử dụng BCC để gửi thư

BCC khác với CC và có nhiều tình huống mà bạn có thể tận dụng tính năng này. Việc các địa chỉ email được đề cập trong trường BCC luôn được giữ bí mật và ẩn danh cho nên bạn có thể tham khảo các ví dụ dưới đây để tận dụng lợi ích của BCC.

- Khi bạn cần gửi email cho nhiều người nhận mà không muốn chia sẻ địa chỉ email của họ với nhau, bạn có thể sử dụng BCC. Ví dụ: một giáo viên cần gửi email cho tất cả phụ huynh trong lớp, nhưng không muốn tiết lộ địa chỉ email của tất cả mọi người. Trong trường hợp này, giáo viên có thể điền địa chỉ email của mình vào trường "Tới" và tất cả địa chỉ email của phụ huynh vào trường "BCC".

– Khi bạn muốn gửi cho người C nào đó thông tin mà bạn đang trao đổi với người B nhưng không muốn người B biết, bạn có thể sử dụng BCC.

– Email CC

5. Cách sử dụng Cc, Bcc trong Email?

Bước 1 : Bạn click vào ô “CC” góc phải phần soạn email. Đối với thư CC đã gửi, bạn có thể làm tương tự.

 

Bước 2 : Bạn nhập tất cả các địa chỉ email đã phân loại vào trường CC, các email sẽ được phân tách bằng dấu chấm phẩy hoặc dấu phẩy.

Điền các email bạn cần cc và chúng được phân tách bằng dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy 

Bước 3: Sau khi soạn xong, hãy kiểm tra toàn bộ nội dung, tiêu đề thư, lỗi chính tả và địa chỉ email xem đã hoàn chỉnh chưa, sau đó nhấn vào nút Gửi.

Email BCC

Bước 1 : Bạn click vào trường “BCC” góc bên phải khung soạn thảo email.

 

Bước 2 : Bạn nhập tất cả các địa chỉ email đã phân loại vào trường BCC, các email sẽ được phân tách bằng dấu chấm phẩy hoặc dấu phẩy.

 

Điền các địa chỉ email bạn muốn ẩn danh và phân tách chúng bằng dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy.

Bước 3: Khi hoàn thành việc soạn thư, kiểm tra toàn bộ nội dung, tiêu đề thư và lỗi chính tả. Đảm bảo rằng các địa chỉ email đã được nhập đầy đủ trước khi nhấn nút Gửi.

Trong nhiều tình huống, việc sử dụng CC và BCC là có ích. Tuy nhiên, trong một số trường hợp sử dụng không chính xác có thể dẫn đến những hậu quả pháp lý. Vì vậy, điều quan trọng là hãy đảm bảo bạn hiểu rõ cách sử dụng đúng của cả hai giao thức này. Hãy nhớ rằng: - BCC chỉ nên được sử dụng khi gửi email tiếp thị, bản tin hoặc email không mong muốn khác. Nếu bạn chia sẻ thông tin cá nhân (địa chỉ email) trong những trường hợp này, có thể phải chịu trách nhiệm pháp lý. - BCC không nên được sử dụng khi chia sẻ thông tin nhạy cảm với cấp trên về hiệu suất làm việc của đồng nghiệp, khách hàng, đối tác hoặc bất kỳ ai khác. Trong tình huống tồi tệ nhất, người mà bạn đang thảo luận (và cũng là thành viên trong chuỗi thư) có thể nhấn vào "trả lời tất cả" và sự bí mật của tin nhắn của bạn sẽ được tiết lộ cho tất cả những người tham gia. Hành động này cũng có thể có hậu quả pháp lý.

Nhắc nhở khi sử dụng Email CC và BCC - Những điều nên và không nên: Trước khi nhấn gửi email quan trọng, hãy xem xét những điểm quan trọng sau đây cần suy nghĩ.

LÀM	ĐỪNG
Sử dụng CC khi bạn cần đảm bảo ai đó được giữ trong vòng lặp. Bạn có thể sử dụng CC làm FYI khi bạn không nhất thiết cần thêm bất kỳ thông tin đầu vào nào từ người đó.	Sử dụng CC theo cách tích cực thụ động. Nếu ai đó chưa trả lời email của bạn, thì đừng CC sếp sớm.
Sử dụng CC khi bạn cần bao gồm nhiều địa chỉ liên hệ hơn trong một chuỗi email đang chạy.	Sử dụng CC để quản lý vi mô các dự án hoặc nhân viên. Yêu cầu sử dụng CC trên TẤT CẢ các thông tin liên lạc thật ngột ngạt.
Sử dụng CC khi giới thiệu những người đã yêu cầu giới thiệu. Làm điều này cho phép chia sẻ chi tiết liên hệ mà bạn không nhất thiết phải tham gia cuộc trò chuyện sau phần giới thiệu ban đầu.	Không sử dụng CC khi bạn đang giới thiệu những người sẽ làm việc trong cùng một dự án với bạn. Bạn sẽ muốn tiếp tục là một phần của cuộc trò chuyện khi bạn tiến bộ.
Sử dụng BCC khi gửi email cho những cá nhân muốn quyền riêng tư của họ được tôn trọng.	Đừng sử dụng BCC chỉ để xem lén email của cấp trên như một phương pháp “kiểm tra” ai đó.
Sử dụng BCC bất cứ khi nào gửi email tiếp thị hoặc email công ty cho những người từ các công ty khác.	Không sử dụng BCC khi gửi email tiếp thị hoặc email công ty của chúng tôi trong công ty của bạn.